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Human Resources Officer

Kalemie

  • Organization: IRC - International Rescue Committee
  • Location: Kalemie
  • Grade: Junior level - Junior
  • Occupational Groups:
    • Human Resources
  • Closing Date: Closed

Requisition ID: req8687

Job Title: Human Resources Officer

Sector: Human Resources

Employment Category: Regular

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: No

Location: Kalemie, Democratic Republic of the Congo

Job Description

International Rescue Committee est un des acteurs majeurs en matière d’aide humanitaire et de développement post conflit en République Démocratique du Congo. IRC a commencé à travailler en République Démocratique du Congo en 1996 en vue de répondre aux besoins humanitaires des populations affectées par les conflits armés à l’Est du pays. Actuellement, IRC travaille dans les secteurs de la santé, de la gouvernance et reconstruction communautaire,  de la protection et autonomisation des femmes,  des réponses aux urgences, de protection de l’enfance et de l’éducation.

IRC va, avec l’appui de l’USAID, exécuter en consortium avec ABT et Pathfinder un projet de santé intégré dans la région Est de la RD Congo (Bukavu, Lubumbashi, Kolwezi, Kamina et Kalemie).

Description du poste 

Le (la) HR Officers’occupe des aspects RH pour le bureau de site et assure le lien entre les RH nationales et le site. Il s’assure de la conformité de la gestion du personnel national avec les lois congolaises en la matière (notamment le code du travail) et les politiques de l’IRC (Règlement d’Entreprise, Global HR Operating Policies and Procedures (GHROPP), memos internes.

Responsabilités

Recrutement

  •  Donne un appui logistique pour tous les processus de recrutements dans le site ;
  • Garantit la conformité du processus de recrutement avec les politiques et procédures de recrutement de l’IRC (GHROPP) et assure l’exécution de chaque étape du processus dans des délais raisonnables ;
  • S’assure de la documentation de tout le processus de recrutement conformément aux politiques de l’IRC ;
  • S’assure de la constitution et de la mise à jour en temps réel des dossiers individuels du personnel conformément à la politique de gestion des dossiers du personnel ainsi que  la mise à jour et en temps réel des bases de données des ressources humaines (partie Human Ressources du Logiciel Nolan et autres trackings) ;
  • Maintient les contacts avec les Administrations Gouvernementales concernées pour assurer la conformité du processus de recrutement avec la loi congolaise.

Rapport RH

  •  Il Rapporte mensuellement et envoie les informations à jour à chaque occasion au RH National sur le mouvement du personnel dans le site (nouveaux, départ, démission, mutation,…). Assure que toutes les informations (données) sur le personnel sont disponibles et transmises au bureau national des RH dans les délais ;
  • Met à jour le fichier de suivi congé, suivi des talents et l’organigramme et le soumet trimestriellement a son superviseur et place une copie sur le serveur RH du bureau ;
  • Transmet annuellement le Head count au bureau National ;
  • Soumet trimestriellement le tableau récapitulatif des couts des soins médicaux avec les analyses des couts et des moyennes par staff et par structureet faire des propositions d’améliorations des services des soins donnés au staff à sa hiérarchie .

Paie

  •  Il fait une synthèse et envoie mensuellement les informations du payroll du personnel national aux RH nationales ;
  • Prépare les avances sur salaires et les soumet à l’approbation; assure les contacts nécessaires avec les finances pour le paiement et envoie les informations au bureau national pour la prise ne compte dans le calcul du salaire du mois ;
  • Reçois les bulletins de paie du personnel du sa province, les remet au staff et fait le classement des copies signées au niveau de la province ;
  • Prépare le paiement des décomptes finaux  et les soumet à la revue technique RH Manager du projet IHP ; remet les formulaires de calcul pour la signature du staff sortant et s’assure que le paiement est fait à temps ainsi que la remise de l’attestation de service rendu ;
  • Contrôle et tient les statistiques des coûts relatifs à la prise en charge médicale du personnel national, assurant la liaison avec les centres médicaux si nécessaire pour garantir la pertinence des soins et la conformité des factures ;
  • Assure le suivi de toute question ou problème relatif à la santé et à la prise en charge médicale des employés nationaux.

Développement du personnel et orientation

  • Organise le programme d’accueil et d’orientation des nouveaux employés du site ;
  • Organise, en collaboration avec les RH nationales, les orientations générales de groupe ;
  • Préparer les rapports et les notes de suivi en vue d’améliorer la qualité du programme d’orientation;
  • Prépare la fiche de sortie des employés en fin contrat ou quittant IRC pour n’importe quel motif ;
  • Assure l’exit interview aux départs des nationaux ;
  • Recevoir et résumer toutes les recommandations contenues dans l’évaluation de performance et l’envoyer aux RH nationales ;
  • S’assurer que toutes les activités d’apprentissage et de développement de la province sont effectuées et contacte les structures d’apprentissage pour l’organisation des formations (INPP et autres, ...) ;
  • Produire le tracking de training ou formations bénéficiées par le staff de Kinshasa.

Administration RH

  •  assure le suivi du renouvèlement des contrats à temps, au moins 15 jours avant la fin de ces derniers ;
  • Il assure que le classement et l’archivage des dossiers du personnel national est à jour et est conforme à la réglementation de l’IRC;
  • S’assure que les timesheets du personnel national sont collectées à temps et sont corrects;
  • Assure le suivi et le contrôle des présences en collaboration avec les superviseurs ;
  • Assure que les allocations timesheet sont disponibles et envoyées aux employés avant la date de soumission des timesheets ;
  • Travaille avec les superviseurs des équipes pour produire un planning de congé de tous les employés nationaux et en faire le suivi.
  • Etre disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC.

Qualifications

  • Etre intègre, honnête et digne de confiance ;
  • Diplôme universitaire en Ressources Humaines, Sciences Administratives et/ou commerciales ou autre domaine apparenté ;
  • Expérience de trois années au moins dans la gestion des RH ;
  • Bonne connaissance de la législation sociale et fiscale congolaise ;
  • Excellent niveau de français écrit et oral, une bonne connaissance de l’anglais est un atout ;
  • Excellente faculté d’organisation, rigueur et précision ;
  • Excellentes compétences interpersonnelles, de bonne communication et en médiations ;
  • Grande capacité d’analyse et de résolution des problèmes et des conflits ;
  • Sens de l'organisation et capacité d'établir des priorités et de respecter les délais requis ;
  • Esprit d'équipe avec une personnalité attentive à respecter les besoins de bien-être du personnel ;
  • Aptitude à conseiller et coacher les autres, si nécessaire ;
  • Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives.


 

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