Supply Chain Assistant

Procurement Assistant - Burundi
Introduction

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) aide les réfugiés et les personnes déplacées dans le monde entier : nous leur apportons une aide d'urgence, luttons pour leurs droits et renforçons leurs chances d'avoir un avenir meilleur. Nous travaillons dans les zones touchées par les conflits, le long des routes de déplacement et dans les pays où les réfugiés s'installent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons de trouver des solutions responsables et durables. Nous travaillons à une intégration réussie et - chaque fois que cela est possible - à la réalisation du souhait de rentrer chez soi.

Objectif Global du Rôle

Vous travaillerez en étroite collaboration avec vos collègues des programmes, de la logistique et des finances pour vous assurer que les équipes disposent des biens, du matériel et des services dont elles ont besoin pour apporter leur soutien aux communautés touchées par les déplacements dans tout le Burundi. Vous travaillerez sous l'étroite supervision du Program Support Officer pour répondre aux besoins des équipes de programme, suivre les demandes liées aux achats et assurer la conformité avec la réglementation de la DRC.

Vous serez une personne autonome, capable de comprendre et de mettre en œuvre les règles et les réglementations relatives aux marchés publics, mais aussi de fournir un travail de qualité de manière cohérente et en temps voulu - en mettant l'accent sur l'optimisation des ressources.

Bien que votre travail soit principalement axé à Bujumbura, vous aurez l'occasion de travailler sur l'ensemble des opérations de DRC à Rutana et Muyinga. Si vous êtes un bon communicateur et que vous avez envie d'apprendre, nous pouvons vous former aux nouveaux systèmes, vous coacher pour vous améliorer et vous mettre au défi de vous développer professionnellement.

Principales responsabilités 

•    Fournir tous les services, matériels et équipements commandés par les programmes conformément au Manuel d'opérations de la DRC et de manière opportune, efficace et transparente, afin d'optimiser les ressources.

•    Préparer les documents pertinents pour l'acquisition de biens et de services

•    Participer à l'évaluation des offres et des propositions et s'assurer que le rapport d'évaluation des offres, l'évaluation technique, le procès-verbal des négociations et le contrat négocié pour la sélection des consultants contiennent tous les faits et informations nécessaires pour justifier les recommandations formulées dans le rapport. Participer à l'évaluation des offres et des propositions et s'assurer que le rapport d'évaluation des offres, l'évaluation technique, le procès-verbal des négociations et le contrat négocié pour la sélection des consultants contiennent tous les faits et informations nécessaires pour justifier les recommandations formulées dans le rapport. S'assurer que toutes les fournitures / matériels nécessaires à la mise en œuvre des programmes suivent un plan de travail et un calendrier précis en termes de demande et de livraison sur les sites de mise en œuvre

•    Veiller à ce que toutes les commandes soient suivies depuis le point de planification et la demande jusqu'à la réception finale et le paiement ; faire circuler le système de suivi des achats à la direction et au personnel du programme sur une base hebdomadaire. Veiller à ce que tous les documents soient classés de manière appropriée pour les audits futurs.

•    Rechercher constamment sur le marché de nouveaux fournisseurs susceptibles d'offrir un meilleur service ou un meilleur rapport qualité-prix pour la DRC, vérifier les informations relatives aux fournisseurs et tenir une liste des fournisseurs enregistrés pouvant être utilisés pour les achats réguliers et d'urgence.
•    Respecter le code de conduite de la DRC dans toutes les activités d'achat et mettre en œuvre des mesures de prévention de la corruption en collaboration avec le responsable de la logistique et des achats de la région.

•    Soutenir l'élaboration d'accords d'achat avec les fournisseurs pour les biens et services utilisés régulièrement, suivre ces accords et surveiller les dates d'expiration prochaines à temps pour que les accords fassent l'objet d'un nouvel appel d'offres.

•    Envoyer des rapports mensuels (suivi des contrats, suivi des achats, suivi des locations, rapport narratif) au Program Support Officer 

•    Participer à l'identification de nouveaux locaux pour la DRC qui pourraient servir de : Bureaux, entrepôts, Guest House et soutien à la rédaction de contrats de bail, et suivi avec les bailleurs.

Principales exigences

•    1 an d'expérience en gestion de la chaîne d'approvisionnement

•    Expérience des procédures et de la documentation relatives aux marchés publics

Disponibilité : DÈS QUE POSSIBLE

Procédures de candidature

Intéressé? Pour postulez cette position vous devez déposer votre candidature au Bureau de DRC sise au quartier Kabondo, Avenue de l’hôtel Tanganika, Bâtiment Numéro 4 de 8h à 17h. 
Tous les candidats doivent envoyer une lettre de motivation et un CV mis à jour (d’un maximum de trois pages). 

Rapporte au Program Support Officer-Burundi

Le Protection Assistant sera placé sous la supervision directe du Protection Program Manager de DRC au Burundi et collaborera avec toute l’équipe du Burundi dans la mise en œuvre du projet.

Tous les rôles de DRC exigent que le titulaire de poste maîtrise les compétences de base de DRC : 
•    Viser l'excellence : Mettre l'accent sur l'atteinte de résultats tout en assurant des processus efficaces.
•    Collaboration : participation des parties concernées et encouragement à la rétroaction.
•    Prendre les devants : S'approprier et prendre l'initiative tout en visant l'innovation. 
•    Communiquer : Écouter et parler efficacement et honnêtement. 
•    Démontrer l'intégrité : Maintenir et promouvoir les normes les plus élevées de conduite éthique et professionnelle en ce qui concerne les valeurs et le Code de conduite de DRC, y compris la protection contre l'exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

Experience et competences requises

•    Diplôme/Certificats ou une accréditation dans les cours sur la chaîne d'approvisionnement
•    L’expérience du secteur des ONG, en particulier dans les contextes internationaux et humanitaires
•    Expérience de l'exploitation d'un système de planification des ressources d'entreprise Capacité et volonté de maintenir une présence régulière sur les sites des projets (sites éloignés / de terrain) et de travailler pendant des heures de travail irrégulières et dans des environnements peu sûrs
•    De solides compétences interpersonnelles, de communication et de négociation - des personnes motivées, capables de prendre des initiatives et de proposer des solutions, résistantes, positives et capables de travailler de manière indépendante.
•    Doit avoir des compétences informatiques de base.
•    De solides compétences interpersonnelles, interculturelles et de communication
•    Excellentes aptitudes à la communication (orale et écrite) 
•    Maîtrise du Français la connaissance de l’Anglais et des langues parlées au Burundi sont des atouts.  
•    Expérience de travail avec les partenaires nationaux, les autorités locales / gouvernementales et les organisations des humanitaire.
Nous offrons
DRC offrira au candidat retenu un contrat de 6 mois, renouvelable en fonction du financement et de la performance. Vous devez être disponible pour commencer à travailler à partir du 05 Avril 2020. Le rôle, requiert de fréquent déplacement à l’intérieur du pays.   

Procédures de candidature

Intéressé? Pour postulez, veuillez-vous rendre sur le : www.drc.ngo et cliquer sur VACANCIES pour plus d’information, pour plus d’information, le Bureau de DRC est situé au quartier Kabondo, Avenue de l’hôtel Tanganika, Bâtiment Numéro 4 de 8h à 17h. 
La Date limite de Candidature fixée au : Au 31 mars 2020

Seuls les candidats présélectionnés seront invités à une épreuve écrite et à un entretien oral.