Assistant d'Aviation (Reservation de vol) "Aviation Assistant (booking)

WFP seeks candidates of the highest integrity and professionalism who share our humanitarian principles.

Selection of staff is made on a competitive basis, and we are committed to promoting diversity and gender balance.

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

MANDAT ET INTERVENTIONS DU PAM AU MALI

Au Mali, le PAM soutient les efforts du gouvernement à travers une stratégie d’assistance visant à répondre à l’urgence humanitaire, renforcer la résilience des communautés et soutenir les efforts de développement durable. En collaboration avec les institutions de l’Etat, les Organisations non-gouvernementales (ONG) et les partenaires du système des Nations Unies, le PAM organisent des transferts monétaires ou en nature pour subvenir aux besoins alimentaires des familles affectées par les conflits ou les aléas climatiques, fournit des repas scolaires qui favorisent l’accès des filles et garçons  à l’éducation, soutient la prévention et le traitement de la malnutrition, apporte l’appui  technique et financier aux groupements de petits producteurs agricoles pour améliorer leur production et leur accès au marché.

Le PAM fournit également le service de transport aérien, assurant aux acteurs humanitaires et de développement, des transports sûrs, fiables et économiques à destination des régions de Mopti, Gao, Menaka, Tombouctou et Kayes, ce qui permet d'accéder aux populations les plus vulnérables. La plus grande agence humanitaire au monde soutient aussi le gouvernement et ses partenaires, à travers des analyses de la sécurité alimentaire et nutritionnelle, la fourniture des services logistiques et des technologies de l’information et de la communication.

Ces postes sont basés au bureau pays du PAM à Bamako.
Les titulaires de postes sont spécialisés généralement dans le transport aérien ou le mouvement aérien et à ce niveau, ils travaillent sous une surveillance minimale en prenant la responsabilité de l'achèvement d'une gamme de processus et d'activités nécessitant une certaine interprétation des directives / pratiques standard. Les titulaires de postes doivent être en mesure de recommander des mesures simples au personnel, et peuvent allouer des tâches et soutenir d'autres employés.

Effectuer toute une gamme d'activités de coordination et d'administration qui contribuent à un service aérien sûr et efficace pour la communauté humanitaire.

1. Réservations :

1. Responsable de la préparation du manifeste des passagers, de la saisie des données et des rapports quotidiens de tous les vols intérieurs au Mali.
2. Vérifiez la disponibilité des places et recevoir le formulaire de demande de réservation dûment complété, conformément aux procédures de réservation / manuel UNHAS et au SAOP.
3. Informez immédiatement les passagers de la confirmation de réservation après avoir reçu le formulaire de demande de réservation requis dûment complété par e-mail / téléphone aux agences concernées.
4. Préparer / finaliser le programme des vols quotidien (Daily Flight Tasking /DFS), le tasking oirder et les manifestes des passagers et les soumettre au CATO et ATO pour vérification.
5. Là où des places sont disponibles, proposer à l’approbation au CATO les réservations tardives.
6.  Assurez-vous que les DFS, tasking orders et manifestes sont complétés et publiés avant 14 h la veille des vols.
7.  Recevoir et vérifier les lettres de réservation des partenaires des utilisateurs pour les soumettre à l’approbation du CATO.
8.  Après la vérification et l'approbation, les manifestes définitifs doivent être distribués aux opérations et aux stations de terrain concernées avant 15 heures la veille du vol. (Le manifeste de vol des lundis sera distribué le vendredi avant 15 heures).
9. Émettre des billets d'avion avant 15 heures la veille du vol (les billets des lundis devant être émis le vendredi avant 15 heures).
10.  Recevoir / gérer toutes les réservations / annulations de vols intérieurs et les modifications conformément aux procédures de réservation de UNHAS.
11. Informer l’aéroport (opérations UNHAS)/ les bureaux de terrain en cas de réservation / modification et annulation tardives.
12. Les manifestes après vol doivent être finalisés / corrigés et soumis le lendemain du vol à l'unité financière de l'UNHAS.
13. Répondre au téléphone pour fournir les information UNHAS concernant les vols et répondre aux requêtes des points focaux utilisateurs.
14. Informer de manière proactive les passagers / points focaux en cas de retard / annulation de vol ou de modifications.
15.  Informer l’aéroport / les bureaux de terrain en cas de réservation / modification tardive ou d’annulation tardive.

2. Service à la clientèle et coordination :

1. Conservez un dossier / fichier approprié pour l'annulation et les remboursements.
2. Informer les points focaux des agences pour les procédures de réservation avec UNHAS
3. Maintenir une bonne communication avec les utilisateurs.
4. Conserver la copie papier et le fichier numérique des conditions générales et financières de UNHAS.
5. Mettre à jour la liste des points focaux autorisés et des signataires chaque fois que nécessaire, partager avec les collègues concernés et mettre à jour les dossiers.
6. Informer les points focaux des agences des procédures de réservation avec UNHAS
7. Traiter les lettres d'introduction des agences en conséquence.
8. Emettre les reçus des paiements aux clients à réception des bordereaux de virement.
9. Coordination intensive avec les unités / sections liées à UNHAS et liaison fréquente avec les membres de l'équipe interne.
10. Fournir aux clients des informations sur les services UNHAS, SAOP et les procédures de réservation.
11. En outre, effectuer toute autre tâche confiée par le superviseur immédiat et ou le CATO en cas de besoin.

3. Administration :

1. Effectuer les tâches de secrétariat de l’unité.
2. Faire les demandes de mission et planifier les demandes de congé des personnels de l’unité.
3. Maintenir la petite caisse et faire les petits achats.
4. Traiter le courrier de l’unité et agir comme point focal avec les autres unités du PAM et organisations partenaires.
5. Créer les PR dans WINGS.
6. Développer ses capacités transverses et pluridisciplinaires au sein de l’unité (check-in, flight following, etc.)

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
• Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Explique l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l'unité serviront à la mission du PAM.

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
• Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert comme un coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance    

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
• Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
• Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat        

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
• Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
• Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

• Expérience dans la sécurité des vols et dans l’aide à la planification des vols.
• Expérience dans le service client.
• Expérience de base en matière de tâches administratives.
• Avoir une bonne connaissance informatique, en particulier les applications Microsoft office, la connaissance du logiciel Takeflite est un atout ;
• Parfaite connaissance du français (écrit/parlé) ; Parfaite connaissance de l’anglais (écrit/parlé).

Ce poste est un contrat Fixed Term d’un an avec possibilité de renouvellement.

Salaire et Avantages sociaux

• Salaire attractif
• 2,5 jours ouvrables de congés annuels par mois
•  Congé de maternité / paternité
• 10 jours feriés dans les années
• Assurance médicale pour le personnel et ses personnes à charge. 

Les candidatures féminines sont vivement encouragées