Officer Logistique

Approvisionnement et Achats

• S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures IRC et conformément au code de conduite en la matière ;
• S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetées et livrées sont conformes aux demandes des programmes et aux documents d’achat (PR, BID, PO,…) ;
• Présenter hebdomadairement et mensuellement les rapports de tous les achats et engagements (commitments) en cours ;
• Travailler avec les programmes et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des disponibilités des articles ;
• S’assurer que les articles demandés sont achetés et livrés en temps requis, informer les programmes et / ou les demandeurs de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons ;
• Suivre les commandes et s’assurer que la livraison du matériel commandé est faite dans les délais et correctement par les fournisseurs dans le dépôt d’IRC ;
• Faire les copies de tous les documents d’achats, les classer selon les budgets et les gérer de manière à en assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin ;
• Préparer les demandes de payement des fournisseurs en conformité avec les delivery report et préparer toute la documentation requise afin de les soumettre à la finance en temps requis pour éviter les retards de paiements ;
• Planifier et prioriser les achats et les regrouper autant que possible pour faciliter le travail ;
• Préparer la documentation nécessaire pour les achats (demande de pro forma, appel d’offre, analyse des offres, contrat d’achat, BID, PO, PRF, etc…) et proposer les meilleur offres en tenant compte principalement du rapport qualité/prix, de la disponibilité et des délais de livraisons ;
• En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données fournisseurs pour une validation ATC ;
• Traiter qu’avec les fournisseurs fiables etdont les ATC ont été validés afin de protéger les intérêts d’IRC. Eviter de traiter avec les commissionnaires et autres intermédiaires ;
• Rechercher les factures pro forma auprès des fournisseurs autorisés et Ad Hoc approuvés par IRC;
• De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix – auprès des fournisseurs et contrôler la conformité et la qualité des marchandises proposées, selon les tranches d’engagements financiers, conformément aux procédures d’approvisionnement d’IRC ;
• Promouvoir une image professionnelle et positive d’IRC et entretenir des bonnes relations professionnelles aves les fournisseurs ;
• Etablir la liste de prix des matériels ; Tenir à jour la liste/catalogue de prix et en informer les programmes de tout changement ;
• Préparer et tenir à jour la base des données fournisseurs ;
• S’assurer que les fournisseurs avec qui IRC traite adhérent aux procédures d’approvisionnement en vigueurs ;
• S’assurer que tous les fournisseurs ont une connaissance des procédures d’IRC ;
• S’assurer de la gestion de tous les contrats (location de véhicules, services, ..) ;
• Se conformer et appliquer les procédures d’approvisionnement de IRC et faire des suggestions pour améliorer et optimiser les approvisionnements ;
• Travailler avec les chargés des achats de Bamako pour le suivi des achats articles non disponibles sur le marché local.

Transport

• Assurer le suivi des entretiens des motos en collaboration les conducteurs ;
• Assurer le suivi de l’utilisation et des mouvements des véhicules ;
• Veiller à la bonne tenue des feuilles de bord et s’assurer que les chauffeurs (IRC et de location) respectent le règlement d’IRC relatifs à l’utilisation des véhicules ;
• S’assurer de l’accord du Field Manager / Coordo Site pour tous les déplacements en dehors de la ville ;
• Assurer la gestion des contrats de locations des véhicules et s’assurer que tous leurs documents sont en règle ;
• Organiser et expédier les cargos par voies aériennes et routières, communiqué avec le responsable des stocks et les responsables des programmes pour le suivi.

Gérer les Assets et autres équipements

• Assurer un bon suivi des assets et autres actifs (sortie et entretien) ;
• Tenir le registre des assets et équipements du bureau, des résidences et sur le terrain ;
• Codifier les nouveaux assets et équipements avant tout mis en service ;
• Assurer la maintenance et la réparation des actifs conformément à la politique de l’IRC.

Reportage / Capitalisation

• Participer aux inventaires annuels et ponctuelsdes stocks de matériels et assets d’IRC ;
• Assister aux contrôles inopinés des stock ;
• Élaborer les rapports hebdomadaires et mensuels des PRTS, de la consommation des véhicules et de payements de location et soumettre dans les délais requis.

Flotte

Assurer la gestion et le suivi des contrats de prestation ;

• Assurer le suivi des entretiens des générateurs ;
• Assurer le suivi et l’entretien des bâtiments et du matériel IRC ;
• Assurer toute la supervision des travaux de réhabilitation.

Divers

• Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur ;
• Aviser son superviseur de tout manquement du personnel sous sa supervision.