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Admin Assistant

commune urbaine de niamey, niger

  • Organization: IRC - International Rescue Committee
  • Location: commune urbaine de niamey, niger
  • Grade: Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date: 2020-03-26

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Requisition ID: req8727

Job Title: Admin Assistant

Sector: Administrative/General Office

Employment Category: Fixed Term

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: No

Location: Commune Urbaine de Niamey, Niger

Job Description

Sous la supervision du Senior Administration officer, le/la Admin Assistant doit appuyer dans les pratiques de gestion administrative notamment la mise en œuvre des tâches administratives générales et de gestion des ressources. Le (la) Admin Assistant fournira un soutien au bureau ou le poste est situé.il /elle a la responsabilité de la gestion et des relations avec les finances pour les paiements, du système central de classement et d’archivage des correspondances Admin (interne et externe).

Taches et responsabilité:

  • Accueillir et orienter les visiteurs IRC, passer et filtrer les appels téléphoniques
  • Classer et archiver les dossiers Administratifs suivant le besoin (contrats baux, prestation, ordre de mission, courrier ou tout autre document Admin) 
  •  Réceptionner, dispatcher les courriers entrants et sortants de IRC
  • traiter toutes les factures administratives dans les delais dans le système BVA ( eau, electricité,
  • gardiennage, téléphonie, hôtelerie, UNHAS, prestation, billetterie, loyers etc…)
     procéder à la réservation ONLINE de UNHAS de tous les staffs en mission suivant les procédures en vigueur
     Préparer les timesheets des staffs du département Admin
    faire les réservations d’hôtel pour les staffs en mission dans les hôtels sous contrat cadre, émettre
  • les ordres de mission pour tout staff en déplacement

Sous la supervision de Senior Admin officer,

  • suivre le processus de renouvellement des visas de séjour des expatriés et assurer la liaison avec les organismes extérieurs, suivre les formalités administratives
  • pour une installation du personnel expatrié au Niger conforme à la législation du pays (lettre 
  • d’invitation, visa volant, permis de séjour..
  • être le point focal pour toutes les demandes venant des guest house et procéder à leur règlement,
  • aider son superviseur à gérer le bureau et les guest houses.
  • Informer son superviseur de tout non-respect des politiques ou de tout sujet de préoccupation lié à la gestion des tâches administratives
  • procéder à l’approvisionnement en produits de ménage et papeterie pour tout le bureau 
  • collaboration avec la logistique dans le delai.

Autres responsabilités  :

  • Le responsable hiérarchique peut déléguer certaines tâches au titulaire de ce poste, dans le cadre de l’apprentissage et du développement personnel de ce dernier en vue de lui permettre d’évoluer dans sa carrière.

Qualifications

  • Être titulaire d’un BAC +2 avec une formation en Administration, ressources humaines, ou tout autre diplôme similaire ;
  • Avoir une expérience prouvée d’au moins 12 mois de stage pratique avec les ONG humanitaires en Administration
  • Connaissance et capacité de manipuler les programmes ‘Word’, ‘Excel’ l’Internet et Outlook
  • Une habileté à travailler dans une équipe multiculturelle, multidisciplinaire à communiquer clairement, à innover et à travailler dans une ambiance sous pression.
  • Être capable de travailler sous pression et avec un minimum de supervision, avoir un esprit d’autonomie, de Planification et d’organisation, d’initiative
  • Être disponible et flexible en matière d’heures de travail


 

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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