Assistant Financier, Administratif et Logistique

Eligibility criteria

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Description of task

Sous la supervision directe du Responsable de la Planification Stratégique du Bureau de la Coordinatrice Résidente, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes:

1. Assister le Coordonnateur Résident

- Assister le Coordonnateur Résident dans les activités administratives afin d’atteindre les objectifs fixés dans le plan prioritaire ;

- Fournir un appui comptable et administratif au BCR ;

- Appuyer l’acquisition et le partage de connaissances ;

- Assurer les fonctions administratives (réception, classement, comptes rendus des réunions in-ternes et avec les partenaires, etc.) au sein du BCR ;

- Appuyer le Coordonnateur dans la préparation des documents de travail destinés aux réunions d’information, études ou mission ;

- S’assurer de la bonne gestion des stocks et faire des inventaires réguliers

- S’assurer de l’entretien des véhicules, l’utilisation efficace des équipements motorises et effectuer la carburation régulière

- Assurer la logistique nécessaire aux différentes missions (internes ou internationales) du Secréta-riat.

- Assurer la préparation administrative et logistique des ateliers et rencontre du Secrétariat ;

- Evaluer les besoins annuels en biens et équipements ;

- Etablir un plan d’approvisionnement régulier pour le BCR.

2. Fournir un appui comptable et administratif au BCR

- Préparation et contrôle des documents de support des paiements et bons de commande (PO) pour le compte du Secrétariat ;

- Centraliser et formaliser les commandes du bureau et les faire approuver auprès du responsable finance et la coordination ;

- Conservez des enregistrements adéquats dans Atlas pour assurer une gestion adéquate des ac-tifs.

- Préparer les commandes d'achat et les contrats dans et hors Atlas et assurer les commandes qui sont expédiées à temps.

- Créer et gérer des profils de fournisseurs dans Atlas.

- Jouer le rôle d'acheteur dans Atlas pour les biens et services.

- Prendre des actions correctives opportunes sur les bons de commande avec erreurs de vérifica-tion du budget et autres problèmes.

- Traitez le paiement des contrats et accords avec la documentation de support requise et les certi-fications.

- Fournir des informations pour la préparation de factures de recouvrement des coûts dans Atlas, selon les besoins.

- Appuyer le service logistique dans la gestion de fournitures de bureau, des consommations et contrats avec les fournisseurs, établir, mettre à jour, et assurer le suivi des bons de commande ;

- Classer et archiver les documents administratifs, s’assurer de la validité des pièces comptables, tenir les journaux de caisse de banque, établir les rapprochements bancaires et inventaires de caisse ;

- Appuyer la gestion financière, en étroite collaboration avec les projets ;

- Maintenir un système de contrôle des dépenses internes aux fins d’assurer que les pièces comp-tables sont vérifiées et complètes et sont correctement enregistrées et validées dans le système Atlas ;

- Gérer la petite caisse et maintenir un bon système de classement des informations et des docu-ments financiers ;

- Faire le suivi des transactions et notification des « Managers» concernés, pour approbation.

3. Appuyer l’acquisition, la gestion et le partage de connaissances

- Participer aux formations en finance pour le personnel des opérations et des projets faire la rétro-cession au BCR et mettre en application les compétences acquises

- Etablir une documentation complète et organisée à jour de chaque équipement et soumettre régu-lièrement les rapports ;

- Faire une mise à jour régulière des données financières des projets en conformité avec les données financières de l’administration pays ; et garantir la mise à jour régulière des instruments comptables et informatiques des projets Archiver électroniquement les documents administratifs et comptables liés au projet ;

- Partager les expériences et leçons apprises au sein des réseaux de connaissance et des milieux spécialisés.

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Qualifications/Requirements Required degree level: Bachelor degree or equivalent Education - Additional Comments:

- Diplôme en logistique, économie, gestion et ou tout autre diplôme équivalent avec une forte expérience en logistique.

Required experience: 36 Months Experience remark:

- Minimum trois (3) ans d'expérience pertinente dans le domaine de l’administration et des finances ou la logistique:

- Expérience dans l’utilisation des logiciels de bureau (MS, Word, Excel, etc.)

- Connaissances des systèmes de gestion sur Internet (ERP).

Language skills:

• French(Mandatory), Level - Fluent
• English(Mandatory), Level - Working Knowledge

Area of expertise: Finance, accounting and audit, Procurement and contracting, Administration and administrative assistance Area of expertise details:

Compétences et valeurs :

Compétences Fondamentales :

· Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;

· Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du SNU ;

· Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

Compétences Fonctionnelles :

Responsabilité Globale et travail d’Equipe :

· Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du SNU;

· Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres;

· Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active.

· Capacité à travailler en contexte difficile

· Capacité à travailler en équipe ;

· Flexibilité et capacité d’adaptation.

· Capacité à assimiler rapidement de nouvelles connaissances.

· Bonnes capacités rédactionnelles et maîtrise de l’informatique (Excel et Word).

Aptitudes Interactives :

· Etablit des normes et objectifs de performance, et assume les responsabilités y afférentes.

· Esprit d’initiative.

· Rigueur et organisation.

· Bonnes capacités d’analyse.

Partenariat et Mise en Réseau :

· Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du SNU.

· Expérience en gestion de personnel, notamment dans des contextes culturels variés.

· A l’aise et souple dans les relations humaines.

Orientation sur les Résultats :

· Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés.

Innovation et Discernement :

· Contribue des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations complexes ;

· S’efforce de pourvoir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe).

Communication :

· Démontre de bonnes aptitudes de communication écrite et orale;

Connaissance du travail et Expertise :

· Exécute les tâches quotidiennes de façon efficace et systématique ;

· Utilise la Technologie de l’Information comme outil et comme ressource ;

· Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre.

Driving license: No Competencies values:

Accountability, Adaptability and Flexibility, Communication, Ethics and Values, Integrity, Knowledge Sharing, Managing Performance, Planning and Organizing, Professionalism, Respect for Diversity, Working in Teams