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Finance Associate

Niamey (Niger)

  • Organization: UN WOMEN - United Nations Entity for Gender Equality and the Empowerment of Women
  • Location: Niamey (Niger)
  • Grade: SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement - Consultancy
  • Occupational Groups:
    • Women's Empowerment and Gender Mainstreaming
    • Banking and Finance
    • Administrative support
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2020-07-13

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Background

ONU Femmes, ancrée dans la vision de l'égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l'élimination de la discrimination à l'égard des femmes et des filles ; l'autonomisation des femmes ; et la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l'homme, de l'action humanitaire et de la paix et de la sécurité.

Sous la direction générale du directeur adjoint de la gestion financière au siège (HQ) et la supervision quotidienne du chef de bureau, l'associé financier est responsable de l'exécution d'un large éventail de services financiers et de processus administratifs au bureau de pays (NIGER). , garantissant la rapidité, l'efficacité et l'utilisation transparente des ressources financières et la prestation de services conformément aux règles financières, règlements, politiques, procédures et allocations approuvées de l'organisation. L'associé financier encourage une approche orientée vers le client conforme aux règles et règlements d'ONU Femmes, aux pratiques et directives standard.

L'associé financier travaille en étroite collaboration avec l'équipe du programme et des opérations ainsi qu'avec les équipes des opérations et du programme au siège d'ONU Femmes pour résoudre les problèmes complexes liés aux finances et fournir des informations.

Duties and Responsibilities

1. Mettre en œuvre des stratégies financières, en pleine conformité avec les règles, règlements, politiques et systèmes d'enregistrement et de rapport d'ONU Femmes

• Exécuter des tâches en pleine conformité avec les règles et règlements financiers d'ONU Femmes, les politiques et les procédures opérationnelles standard, y compris les contrôles internes ;

• Examiner et vérifier les transactions financières, les activités et la documentation ; prendre des mesures correctives au besoin et signaler toute activité inhabituelle ;

• Surveiller les rapports d'exceptions financières pour les activités ou transactions inhabituelles, enquêter sur les anomalies et faire rapport aux conclusions du superviseur et / ou présenter des recommandations d'actions / décisions ;

• Rédiger des rapports sur la situation financière, les procédures, les taux de change, les coûts et les dépenses ;

• Suivi des recommandations d'audit pour contrôler la mise en œuvre des actions correctives ;

• Recueillir, vérifier et présenter des informations et des données à utiliser dans la planification des ressources financières et la formulation des plans de travail du programme du bureau de pays (Niger), des budgets, des propositions sur les modalités de mise en œuvre et les modalités d’exécution ;

• Fournir de l'aide pour l'entrée du plan de travail annuel dans le système de gestion des résultats (SGR), au besoin.

• Fournir des conseils et recommander des solutions à un large éventail de problèmes financiers ;

• Contrôler le bon fonctionnement du système de gestion des ressources financières pour les budgets et ressources programmatiques et de bureau ;

• Mettre en œuvre des stratégies d'économie et de réduction des coûts ;

 

2. Préparer et administrer les budgets UNWOMEN NIGER en pleine conformité avec les règles, règlements, politiques et systèmes d'enregistrement et de rapport d'ONU Femmes

• Formuler le budget, contrôler les allocations, suivre les dépenses et préparer les révisions en fonction des besoins de l'UNWOMEN NIGER ;

• Suivre l'utilisation appropriée et opportune des ressources financières ;

• Préparer des documents ou factures de recouvrement des coûts pour les services fournis par ONU Femmes à d'autres programmes ou organisations ;

• Créer des projets dans Atlas, préparer des révisions budgétaires, réviser les attributions et le statut des projets ; et déterminer les fonds inutilisés ;

• Mettre en œuvre et maintenir un mécanisme de contrôle des projets de développement par le suivi de la préparation et des modifications des budgets et de l'état budgétaire ;

• Maintenir le système de contrôle interne des dépenses ;

• Entreprendre des actions correctives sur les bons non validés, y compris les bons avec des erreurs de vérification budgétaire, les exceptions de correspondance et les bons non approuvés. Répondre aux demandes des bureaux régionaux / du siège pour résoudre les problèmes de données financières ;

• Préparer les remboursements de TVA avec un support de documentation adéquat ;

• Entrer des données dans Atlas et surveiller l'état. Tenir les parties prenantes et les clients informés des actions et / ou décisions en temps opportun ;

• Gérer les fonds de petite caisse, niveau d'impression en espèces.

3. Fournir un soutien financier à l'équipe du programme et des opérations

• Examiner les comptes débiteurs pour les projets d'ONU Femmes et assurer le suivi avec les chefs de projet et la section des finances du bureau régional et / ou du siège des contributions, de la création de dépôts dans Atlas et de leur application aux éléments AR en attente ;

• Enregistrer et publier les transactions dans Atlas, traiter la paie, les réclamations de voyage, les MPO et autres droits ;

• Surveiller la configuration des budgets dans ATLAS pour s'assurer qu'ils sont conformes aux budgets convenus avec les donateurs et sont entrés dans ATLAS au niveau ID d'activité détaillé ;

• Surveiller chaque mois les dépassements de budget et faire le suivi avec le responsable du budget ;

• Surveiller régulièrement les transactions affichées sur les projets en s'assurant que les dépenses réelles ont été enregistrées par rapport à la catégorie et à l'activité budgétaires correctes, prendre des mesures correctives en temps opportun, au besoin ;

• Surveiller le bon suivi des avances aux partenaires de mise en œuvre, examiner leurs rapports financiers avec les chefs de projet ;

• Surveiller la situation financière et, sous la direction du chef de bureau, mettre en place des mécanismes de contrôle pour les projets de gestion / développement ;

• Surveiller et suivre correctement tous les éléments financiers dans le statut des instructions de clôture de fin de mois et de fin d'année et sous la direction du directeur des opérations, prendre les mesures de correction nécessaires

• Tenir les parties prenantes et les clients informés des actions / décisions opportunes et examiner les rapports de situation pour le contrôle de la qualité ;

• Fournir des informations aux rapports financiers pour le bureau régional, les finances du siège et les parties prenantes

• Associer les revenus et les dépenses au contrôle des engagements pour les projets non essentiels.

• Fournir des intrants et prendre les mesures nécessaires pour faciliter la clôture du projet financier en temps opportun ;

• Soutenir les rapports financiers des donateurs en fournissant des informations en temps opportun et en prenant les mesures nécessaires requises par le Centre de services mondial virtuel d'ONU Femmes pour les rapports financiers des donateurs ;

 

4. Fournir un soutien administratif à la mobilisation des ressources

 

• Compiler et traiter les informations des donateurs, d'ONU-FEMMES NIGER et de l'équipe du programme, en tant qu'entrées dans diverses bases de données et documents.

• Préparer des ébauches pour les accords de partage des coûts, y compris les conditions de contributions dans les efforts de mobilisation des ressources, en respectant les accords standard lorsque cela est possible. Suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du CO.

5. Faciliter le développement et le partage des connaissances

• Organiser des formations et / ou aider à organiser des événements et activités de formation ; ainsi que participer à des formations ;

• Recueillir et compiler les enseignements tirés et les meilleures pratiques en matière de gestion financière et de services. Diffuser aux clients et aux parties prenantes, le cas échéant, pour renforcer les capacités et les connaissances ;

• Contribuer aux pratiques opérationnelles des entreprises financières et aux innovations de gestion.

KEY PERFORMANCE INDICATORS

Transactions / activités / documentation financières opportunes, complètes et précises

• Conseils opportuns et précis sur les règles et réglementations financières d'ONU Femmes

• Suivi opportun et régulier du système de gestion des ressources financières et des dépenses en temps opportun des ressources financières

• Appui opportun et précis à la formulation du budget et au contrôle des allocations

• Suivi opportun et précis des systèmes internes de contrôle des dépenses

• Rédaction opportune et précise des rapports financiers de gestion

Competencies

Valeurs fondamentales :

• Respect de la diversité

•Intégrité

• Professionnalisme

 

Les compétences de base :

• Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre

•Responsabilité

• Résolution créative de problèmes

• Communication efficace

• Collaboration inclusive

• Engagement des parties prenantes

• Prêcher par l'exemple

 

Compétences fonctionnelles

• Bonne connaissance des règles et réglementations financières et des principes comptables ;

• Solides connaissances et compétences d'application des outils informatiques et compréhension des systèmes de gestion ;

• Bonne connaissance des feuilles de calcul et des packages de bases de données ;

• Capacité à fournir une contribution à la réingénierie des processus d'affaires et à la mise en œuvre de nouveaux systèmes

• Capacité à administrer et exécuter les processus et transactions financiers et comptables.

Required Skills and Experience

Education et certification

• Licence : spécialisé-e en comptabilité et finance ou equivalent

Experience

  • Au moins 5 ans d'expérience progressivement responsable en finance ;
  • Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et de progiciels de tableur et de base de données, expérience dans la gestion de systèmes de gestion Web.
  • Expérience dans l'utilisation d'ATLAS est un atout.
  • Experience dans le système des Nations Unies serai un plus

Langues

  • Maitrise orale et écrite du Français ;
  • Maitrise de l’anglais constitue un atout.

 

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
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