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Programme Assistant

Abidjan (Cote d'Ivoire)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Abidjan (Cote d'Ivoire)
  • Grade: SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement - Consultancy
  • Occupational Groups:
    • Women's Empowerment and Gender Mainstreaming
    • Administrative support
    • Project and Programme Management
  • Closing Date: 2020-06-02

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Background

En juillet 2010, l'Assemblée générale des Nations Unies a créé ONU Femmes «Entité des Nations Unies pour l'égalité des sexes et l'autonomisation des  femmes», avec pour domaines d'interventions prioritaires, le renforcement du leadership et la participation des femmes, le renforcement de l'autonomisation économique des femmes, la lutte contre les violences faites aux femmes et aux filles, l'implication des femmes dans la réponse en matière de paix et de sécurité et enfin la planification et la budgétisation nationale sensible au genre (BSG).

ONU Femmes, tirant sa source de la vision de l'égalité comme indiqué dans la charte des Nations Unies, travaille pour l'élimination des discriminations faites aux femmes et aux filles; l’autonomisation économique des femmes; la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes comme partenaires et bénéficiaires des interventions de développement, les droits humains,  l'action humanitaire  et la paix et la sécurité. En plaçant les droits des femmes au centre de tous ses efforts, ONU Femmes assurera le lead et la coordination de tous les efforts du système des Nations Unies pour assurer ses engagements en matière d'égalité de genre et d'autonomisation des femmes et la traduction opérationnelle de la prise en compte transversale du genre à travers le monde. Elle fournira un appui fort et cohérent dans ce domaine en appui aux priorités et efforts des états membres, tout en construisant des partenariats efficaces avec la société civile et les autres acteurs clés.

ONU Femmes a démarré ses activités en Côte d'Ivoire en septembre 2007 (sous l'appellation ancienne d’UNIFEM).

Le programme 2014-2015 de ONU Femmes Côte d'Ivoire est centré sur : l'amélioration de l'accès des femmes à l'autonomisation et aux opportunités économiques ; la prévention de la violence contre les femmes et les filles, le leadership des femmes dans la gouvernance, la paix la sécurité et l'action humanitaire. Les domaines de résultats identifiés pour ONU Femmes en Côte d'Ivoire pour la période 2016-2020 tiennent compte des priorités nationales déclinées dans le Plan National de Développement (PND) 2016-2020  et des orientations fournies par l’UNDAF et la stratégie globale d’ONU Femmes

Pour soutenir l'efficacité de son action, ONU Femmes Côte d'Ivoire cherche à recruter un(e) Assistant(e) aux Programmes gouvernance, paix, sécurité et action  humanitaire et au programme d’autonomisation économique.

 

Duties and Responsibilities

 

Sous l'autorité de la Représentante Pays et la supervision des chargé(es) de programme  l'Assistant(e) Programme travaille en étroite collaboration avec le personnel ONU Femmes du bureau pays, du bureau régional et des autres bureaux de la sous-région, les agences de l'ONU et les autorités locales.

L’assistante aux Programmes apporte son soutien à la conception, la planification, la gestion et la mise en œuvre et le suivi des plans de travail des unités gouvernance et a , paix, sécurité et action humanitaire et autonomisation économique à travers l’appui le  suivi de la mise en œuvre des  projet et programmes en mettant à disposition sa capacite organisationnelle suivant une approche basée sur les résultats. Il/elle contribue à l'accomplissement des résultats du Programme par l’analyse et le suivi effectif de l’exécution des programmes/projets :

- Participer aux réunions de coordination se rapportant à la formulation des plans de travail, l'exécution des  programmes, le suivi et l'évaluation ;

- Contribuer, en appui aux Chargés de programme, à l’élaboration des documents tels que les plans annuels de travail des programmes en collaboration avec les autres membres de l’équipe programme et les partenaires principaux, dans les domaines d'interventions d’ONU Femmes ;

- Assurer la diffusion et le partage des notes de travail, publications et documents d'accords et conventions avec les bailleurs aux staff concernés et avec le bureau de la représentante.

- Identifier, contacter et gérer les relations avec les prestataires du programme (formateurs, consultants…) ;

- Appuyer l’organisation des ateliers, réunions et manifestations (formations et séminaires) des programmes et à la rédaction de leurs compte-rendu ;

- Assister aux réunions et maintenir des relations avec les partenaires du programme ;

-Gérer la logistique pour l’organisation des missions, réunions, ateliers (voyages, hébergement, restauration,  préparation de documents de travail et supports de communication…) ;

-Etablir des liens et assurer la liaison avec les organismes et les ministères partenaires, pertinents pour le  programme selon les directives ;

- Assurer les travaux du secrétariat des programmes :  organisation et tenue des dossiers ; appui à la production  des rapports financiers,  rédaction des correspondances les mémos, les circulaires, fax, rédigés par le  superviseur pour sa signature et mise en forme des documents confidentiels rédigés par celui-ci ;  

-Préparer les missions de terrain et suivre les demandes de remboursement des frais de mission ;

Assurer la gestion administrative, financière et logistique des séminaires ateliers et réunions ;

- Contribuer à la production d’éléments administratifs, financiers et comptables nécessaires pour les audits des programmes ;

- Appuyer efficacement la circulation, la diffusion et la disponibilité de l'information

- Appuyer l'organisation et le maintien du système d'archivage du bureau (physique et électronique) au niveau des programmes ;

- Exécuter d’autres tâches confiées par le coordonnateur du programme dans les limites de ses fonctions.

2) Faciliter le renforcement et la gestion des connaissances :

-Contributions pertinentes aux réseaux de connaissance et communautés de pratiques

-Coordination, administration des questions protocolaires.

-Faire des suggestions  pour  réduire  les  goulots  d'étranglement  dans  les  processus Opérationnels afin d'améliorer les procédures administratives

 

Competencies

 

Compétences requises

-Démontrer intégrité et capacité à promouvoir l’égalité des sexes et les valeurs et standards d’éthique des Nations Unies;

-Être apte à travailler en équipe et à apporter une réponse adéquate aux attentes;

-Bonne connaissance des règlements et procédures administratives d’ONU Femmes et

et règlements du Système des Nations Unies (SNU) ;

-Disposer d’aptitude à la planification et à l’organisation de son travail de façon autonome;

-Savoir utiliser l’outil informatique et l’Internet;

-Reste calme et garde son contrôle dans les situations de pression et faire preuve d’une grande responsabilité dans un milieu de diversité culturel;

-Discrétion et respect de la confidentialité;

-Disposer de bonnes références professionnelles;

-Être disponible pour travailler à temps plein.

 

Required Skills and Experience

Qualifications requises

EDUCATION     

-De nationalité ivoirienne

-Avoir un diplôme universitaire d’au moins BAC + 3 (Licence DUT) en Secrétariat/comptabilité, Assistanat de Direction ou Administration, ou tout autre  domaine équivalent.

 

EXPERIENCE    

-Justifier d’une expérience professionnelle de cinq (5) années dans le domaine du secrétariat (vitesse rapide frappe) et en comptabilité ; Administration, ou tout autre domaine équivalent;

-Avoir une expérience avérée dans le Système des Nations Unies ; une expérience dans les organisations œuvrant dans le domaine du genre et de 1'égalité des sexes est un atout;

-Maîtriser les TIC et disposer d'une expérience de base de données et des systèmes de gestion sur le WEB;

-Avoir une connaissance de la préparation et de l’organisation des ateliers et séminaires ;

-Être dynamique, avoir une bonne présentation, le sens des relations humaines et du travail en équipe;

-Avoir d’excellentes capacités organisationnelles et être en mesure de produire des résultats de qualité dans les délais impartis ;

-Avoir une bonne connaissance du domaine de la gestion administrative, financière, et des procédures financières d’achat;

-Une connaissance du système ATLAS est un atout.

 

 

Disclaimer

 

Female candidacies are strongly encouraged. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence. We strongly encourage female candidacies.

Scam warning

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