Project Accountant Officer

IRC répond aux  crises humanitaires du monde et apporte l’aide aux populations touchées. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, IRC offre des soins et une aide vitaux aux réfugiés contraints de fuir la guerre ou une catastrophe. L’organisation travaille aujourd'hui dans plus de 40 pays et 22 villes américaines, et permet de redonner  la sécurité, la dignité et l'espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour leur survie.

IRC recrute un responsable chargé de finance et de la conformité (Finance and compliance lead) pour son projet de santé intégré (IHP) en République démocratique du Congo. Il sera en charge de la gestion financière, du rapportage, du suivi et des questions de conformité du projet par rapport aux règles du Bailleur et les éléments contractuels au sein du consortium, le projetétant financé sous forme de contrat avec USAID, et suit les règles qui s’appliquent à ce dernier et celles de l'IRC, sous-exécutant avec Abt Associates comme maître d'œuvre.

Le projet IHP est un projet de septannées et à sa deuxième année de mise en œuvre; il est financé par l'USAID dans 9 des 26 provinces de la RDCet IRC accompagne la mise en œuvre dans 5 provinces dont le Sud-Kivu, le Tanganyika, le Lualaba, Haut-Lomami et le Haut-Katanga.

DESCRIPTION DU POSTE

Le Project Accountant Officer assiste le Gestionnaire Financier du projet IHP-USAID dans la gestion des opérations quotidiennes de l’unité de la comptabilité IRC du projet IHP-USAID au bureau de Lubumbashi.

1. RESPONSABILITES

Le Project Accountant Officer assiste le Gestionnaire Financier du projet IHP-USAID dans la mise en œuvre en accord avec les politiques de l’IRC et les procédures des opérations quotidiennes comptables et de gestion financière. Les responsabilités spécifiques sont décrites ci-dessous :

• Faire la revue financière des documents et de PRs jusqu’à la limite autorisée ;
• Recevoir toutes les demandes des paiements (avances), vérifier l'exactitude arithmétique, les signatures autorisées, les documents de support, et le compte utilisé, les codes analytiques(T1, T2, … T7), et s’assurer s'ils sont corrects, conformes à la politique et aux procédures en vigueur ;
• A l’absence du poste de caissier, procéder aux paiements des staffs et fournisseurs par banque/coopec ou en cash selon les politiques et procédures en application. Procéder au cash-count journalier avec le responsable du sous-bureau. Etre le détenteur unique de la clé du cash box qu’il faudra faire garder chaque soir dans le coffre-fort établi à cet effet ;
• Produirede manière journalière le Journal de caisse, et selon le cas celui de banque et le soumettre au Gestionnaire financierpour vérification, s’assurer que les soldes réconcilient avec respectivement le disponible en caisse mais aussi le solde de l’extrait bancaire ;
• Effectuer des réconciliations hebdomadaires et mensuelles des comptes des avances (programmes, voyages, partenaires et autres) du projet IHP-USAID et faire rapport au Gestionnaire Financier du projet ;
• Préparer le journal pour l’allocation des couts partagés (SPCA) ainsi que la feuille de calcul SPCA chaque mois à la réception du backup provisoire ;
• Poster tous les journaux de clôture bimensuelle après validation dans Q&A et envoyer l’extraction aux Finances Managers en vue de leur permettre de finaliser les rapports BVA ;
• Assurer la mise à niveau des assistants financiers par diverses orientations ;
• Assurer que tous les staffs présentent une feuille de temps (timesheet) chaque mois et que ces feuilles indiquent le code du projet ;
• Assurer que les paiements effectués sont en ligne avec le budget approuvé par le bailleur ;
• Assurer que les paiements à effectuer figurent dans le budget de financement approuvé par le bailleur ;
• Serassurer de l’exactitude des informations financières sur les documents financiers et les rapports financiers pour toute la Région (livres de caisse et banque, journaux de clôture mensuelle, documents de paiements, etc.) ;
• Parcourir chaque semaine la liste des transactions dans les livres de banque et de caisse et identifier les éléments qui ne doivent pas figurer dans la facture à soumettre au bailleur ;
• Assurer que les documents de supports des factures sont en place, les scanner chaque semaine et le soumettre à la hiérarchie, selon le calendrier agréé ;
• Fournir à la coordination du programme ainsi qu’aux staffs de programme une analyse mensuelle sur les BVA pour leur permettre de mieux gérer les subventions d’après les règles de l’IRC et les exigences du bailleur ;
• Préparer un rapport faisant état des avances accordées au personnel et qui ne sont pas encore liquidées chaque Jeudi de la semaine et le soumettre au Gestionnaire Financier ;
• Selon le besoin, donner un appui dans la préparation de la réconciliation du bilan ainsi que les journaux de corrections éventuelles dans le délai imparti ;
• Faire un suivi sur la gestion des archives de finances et s’assurer que les documents de paiement par banque, caisse sont classes selon le fournisseur mais aussi que les liquidations sont classes selon l’ordre chronologique ;
• Participer activement aux travaux de clôture mensuelle et annuelle du projet ;
• Préparer les Journaux de Correction ou d’ajustement après analyse des comptes (Balance-sheet et Profit & Loss) ;
• Assurer les réconciliations des données de BVA et SUN comparativement aux Factures envoyées au Bailleur ;
• Préparer le Rapport de Balance-sheet chaque mois ;
• Appuyer les Staffs de Programme dans la réalisation des activités sur Terrain ;
• Participer à la préparation du Rapport de mise à jour des activités planifiées vs réalisées ;
• Appuyer le Programme dans l’élaboration des Cash Projections mensuelles (besoins de tresorerie) et de Spending Plan (plan de depenses) ;
• Alerter le gestionnaire des finances et le gestionnaire de projet de toute divergence ou question nécessitant un suivi supplémentaire ;
• Appui technique (financière) à tout le personnel sur les questions relatives à la matière financière ;
• Effectuer tout autre travail jugé nécessaire par le Superviseur au sein du département de Finance.