Field Manager

IRC Mali recherche un(e) Field Manager, ou Responsable terrain expérimenté(e) pour assurer le suivi du contexte, le suivi des programmes (suivi des budgets, des approvisionnements, des indicateurs et des chronogrammes d’activités, du recrutement), l’intégration entre les départements, les synergies entre les Opérations et les Départements Techniques, et veiller au respect du mandat d’IRC par le personnel.  Il/elle est aussi chargé(e) de représenter IRC dans le Cercle, étant le point focal pour IRC au niveau de la coordination locale, du contact avec les autorités et autres leaders coutumiers, servant également de point focal accès d’IRC.

Il/elle devra avoir une bonne expérience dans la mise en œuvre des programmes dont la planification (maîtrised’un plan d’actions), l’anticipation, le suivi et les réajustements si nécessaire, dans le respect desdélais (rapports bailleurs, rapports internes, audits, documents sécuritaires, plan d’approvisionnement, etc.) et de manière efficiente (focus sur la qualité des interventions, leur impact, rapport entre le coût des activités et le nombre de bénéficiaires attendus, implication des bénéficiaires lors des différentes étapes du cycle de projet, redevabilité).

Il/elle devra avoir des connaissances approfondies des approches de gestion et suivi budgétaire, de gestion du personnel et de renforcement de capacités du personnel local. Il ou elle devra s’assurer du respect des politiques internes dont celle protection et de lutte contre la fraude.

Il/elle aura une connaissance approfondie des procédures bailleurs concernés pour la base de Youwarou et devra développer une vision stratégique pour appuyer le développement de la base par rapport aux secteurs à privilégier, aux possibles projets à développer et ce dans une logique de réponse aux besoins des populations les plus vulnérables du cercle de Youwarou.

RESPONSABILITES

Sous la supervision du Directeur Pays, le Field Manager – Responsable Terrain de Youwarou sera chargé de :

Gestion de Programme

• S’assurer de la bonne exécution des projets d’IRC dans le cercle de Youwarou via la tenue régulière de Grant Review Meetings qui synthétisent le suivi des budgets, des activités et indicateurs de programmes, des chronogrammes d’activités, des achats d’équipements et autres services, et le suivi de l’organigramme dans le respect des principes d’IRC ;
• Assurer un reportage efficace sur les résultats des projets, documentant les bonnes pratiques, les succès et les leçons apprises pour alimenter les réflexions stratégiques ;
• Mettre en œuvre et documenter l'ensemble des procédures administratives, financières et logistiques de l'IRC, et veiller à leur respect par tout le personnel en tout temps, dont prochainement la mise en place d’un nouveau système dénommé INTEGRA ;
• Mettre en œuvre, réviser et maintenir des contrôles financiers internes et un système de gestion de la trésorerie vérifiable ;
• Contribuer au développement stratégique pour IRC à Youwarou sur base d’une analyse contextuelle et humanitaire des besoins non couverts qui nécessitent des évaluations (s’assurer que le document stratégique mission ou SAP soit connu du personnel, mis à jour régulièrement pour la base de Youwarou) ;
• Identifier les partenariats possibles avec des ONG locales et des ONG internationales, communiquer régulièrement avec les partenaires existants et assurer la coordination avec les autres acteurs humanitaires et de développement présents ;
• Faire des visites régulières sur le terrain pour appuyer les équipes, rencontrer les communautés et bénéficiaires, les leaders locaux, etc… ;
• S’assurer de l’existence des mécanismes de feed-backs pour les bénéficiaires et de leur suivi, et prioriser une communication plus régulière sur l’état d’avancement des activités avec les autorités, les communautés et les acteurs les plus pertinents ;
• Assurer une bonne visibilité conformément aux politiques d’IRC en la matière.

Gestion Budgétaire

• Être responsable du budget global de la base de Youwarou (élaboration des coûts prévisionnels et contribution à la stratégie de financement de la base) et s’assurer de la conformité en lien avec le rapportage financier, les mémos en place et les procédures du département Finance ;
• Superviser et s’assurer que les chefs de projets planifient, suivent et rapportent la consommation budgétaire des différents projets. L’analyse des écarts et les possibles réajustements sont constamment à remonter aux membres du SMT (Directeur Pays, Contrôleur Financier, Directrice Adjointe des Programmes et Directeur Adjoint des Opérations) ;
• S’assurer de la bonne utilisation des fonds pour l’atteinte des objectifs des projets ;
• Travailler étroitement avec les Départements de la Finance et des Opérations pour assurer une bonne coordination et l’utilisation efficiente des ressources d’IRC conformément aux procédures et politiques d’IRC.

Gestion Logistique

• S’assurer du respect des procédures logistiques dans le cadre de la mise à disposition des biens, des services et des équipements selon les plans d’achats ;
• Veiller et contribuer aux règles de gestion des achats, des stocks, de la maintenance des équipements, avec l’appui du responsable logistique ;
• Effectuer des vérifications régulières et résoudre les problèmes en lien avec l'approvisionnement, la gestion des stocks, des véhicules, des contrats fournisseurs, et la gestion et le traitement des actifs.

Gestion des Ressources Humaines

• Superviser le travail des chefs de projets, le personnel de support administratif, logistique et financier ;
• Assurer la planification et la gestion de la performance du staff sous sa responsabilité et veiller au développement pour tout le personnel de la base de Youwarou de sessions de 1 to 1 sur base mensuelle entre supervisés et superviseurs ;
• Assurer l’orientation et la motivation des équipes basées à Youwarou afin de promouvoir un environnement de travail professionnel et harmonieux et développer la capacité des équipes déployées ;
• Veiller à ce que le Code de conduite IRC et le Règlement interne soient entièrement compris et appliqués par l'ensemble du personnel de la base ;
• Veiller au suivi des différents mémos des ressources humaines ;
• S’assurer du respect de l’équité entre personnel féminin et masculin et encourager la promotion et le recrutement de plus de personnels féminins ;
• Promouvoir un environnement de travail respectueux, suffisamment équipé, et dans lequel chaque employé puisse exprimer son opinion, contribuer au débat d’idées, à l’amélioration de l’analyse du contexte de Youwarou et aux réponses les plus appropriées concernant les ménages les plus vulnérables.

Représentation et Gestion de l’Accès

• Être le point focal Accès d’IRC Youwarou (en appui de l’Officer Delta Accès) et faire des mises à jour régulières de tous les documents IRC existants (rapports d’incidents, SOP, mesures de mitigation de risques, etc.) avec un focus plus particulier sur tous les rapports et autres outils essentiels liés à l’accès et aux règles de base à respecter par le personnel (lors de ses mouvements, de ses activités, etc…) ;
• Être le garant du respect des règles de sécurité du personnel ;
• Assurer la représentation d’IRC auprès des autorités administratives, traditionnelles et les autres acteurs pertinents présents ;
• Promouvoir et préserver l'acceptation de la présence de l'IRC, et entretenir de bonnes relations avec les membres des différentes communautés de Youwarou dans le respect des principes humanitaires.