Chef/fe de l'unité - Unité des services de gouvernance et de gestion des projets

 Le poste est à pourvoir à l’Unité des services de gouvernance et de gestion des projets (PGMS) du Département de la gestion de l'information et des technologies (INFOTEC). Ce département fournit une infrastructure, des technologies, des applications et des services informatiques modernes, sécurisés et fiables pour permettre à l'OIT d’utiliser efficacement les technologies dans le cadre de son mandat.

 L'unité PGMS fournit une large gamme de services d’appui: elle assure une fonction de coordination centralisée des projets pour évaluer systématiquement le bien-fondé des initiatives de projet, en examinant les points forts, les risques, les coûts, les avantages et le coût total de propriété; elle offre une capacité de gestion pour divers projets informatiques ayant une incidence à l’échelle du département ou à un niveau plus global; elle exerce aussi des fonctions de l’Unité d'appui à la gestion (MSU), notamment la planification et la budgétisation des ressources du département, l’exécution de toutes les activités opérationnelles ayant une incidence sur le plan des finances et des programmes, leur suivi et l’établissement de rapports les concernant, les opérations centralisées d’achat, de facturation et de rapprochement comptable concernant le matériel informatique, les logiciels, et les contrats d’entretien à l’échelle du Bureau, et gère les prévisions et les dépenses liées aux frais fixes récurrents. Enfin, l'unité dirige également des projets informatiques complexes et transversaux pour le Bureau.

Le/la titulaire du poste dirige l'unité PGMS au sein d'INFOTEC et relève du directeur d'INFOTEC.

1. Diriger et gérer l'unité PGMS et son personnel en assurant le développement et l’exécution efficaces du plan de travail, conformément aux résultats et aux cibles applicables qui sont énoncés dans la stratégie du Bureau en matière de technologies de l'information.
2. Donner des avis d'ordre stratégique et tactique à la direction et élaborer pour l'ensemble du Bureau des politiques et des procédures concernant la planification et l'exécution des programmes et projets. Promouvoir les recommandations du PMO et convaincre les responsables de programme de les suivre sur la base des besoins spécifiques et lorsque celles-ci exigent de mobiliser des ressources importantes et de remanier largement les procédures établies.
3. Gérer le portefeuille des projets informatiques de l’OIT. Évaluer la faisabilité du projet ou du programme (en examinant les analyses de cas et du rapport coût-avantage, la justification de son intérêt et les ressources disponibles) et formuler des recommandations complètes à l'intention de la direction en se fondant sur les priorités stratégiques du Bureau. Contrôler les progrès accomplis vers la réalisation des objectifs organisationnels et procéder à des ajustements si nécessaires. Déterminer, classer et limiter les risques éventuels.
4. Diriger l'exécution de projets sensibles faisant intervenir plusieurs départements au siège et sur le terrain afin de respecter les délais et les exigences d'efficacité, notamment au regard des coûts, et d'atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels du Bureau.
5. Diriger les examens internes des processus opérationnels, définir les améliorations à apporter aux processus, procédures et outils pour les activités interfonctionnelles d'INFOTEC.

6. Coordonner la préparation par le département des estimations de coûts pour le programme et budget, les investissements institutionnels et le modèle de facturation des services informatiques pour l'ensemble du Bureau. Examiner, contrôler et vérifier les affectations de tous les fonds du département et leur utilisation conformément aux règlements et règles du BIT. Coordonner les examens trimestriels des dépenses et les allocations de fonds non utilisés. Organiser et superviser la clôture biennale du département, le rapprochement et la présentation de rapports sur les éléments pertinents à FINANCES.

7. Fournir des conseils financiers, superviser et soutenir les processus à l’échelle du Bureau menés par INFOTEC, tels que l'achat centralisé de matériel informatique et de téléphones portables officiels, et rédiger les directives et procédures nécessaires. Coordonner le renouvellement en temps utile des dérogations et des contrats de licences de logiciels à l'échelle de l'entreprise et leur attribution aux utilisateurs.

8. En tant que membre de l'équipe de gestion d'INFOTEC, représenter l'unité au sein des comités directeurs et des organes de gouvernance et de contrôle dans le domaine des technologies de l'information.

9. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

1. Jouer un rôle directeur au sein de l’unité de travail et faire preuve de clairvoyance.
2. Se charger de l’élaboration et de l’évaluation des programmes. Fixer les priorités et les objectifs de l’unité de travail et organiser les ressources de façon à atteindre ces objectifs.
3. Formuler des propositions de Budget et de Programme, et appliquer les décisions qui influent sur la rentabilité de la gestion du département, du programme ou du secteur. Mettre au point une série de critères permettant de mesurer l’efficacité du programme. Superviser les services administratifs pour un département ou secteur important.
4. Collaborer avec l’équipe de gestion en qualité de membre stratégique et préparer les documents théoriques, stratégiques et politiques. Imaginer, concevoir et mettre au point une série de services, d’instruments et autres activités de soutien connexes. Planifier, organiser et superviser la préparation et la production de documents administratifs et techniques et/ou des principales publications.
5. Fournir des conseils de nature politique sur un large éventail de sujets comme les accords de coopération qui impliquent des activités entre programmes, département ou secteurs, les questions financières ou de personnel et les contrôles de qualité. Identifier, analyser et documenter les expériences acquises à l’issue de la prestation de services, de la mise en œuvre de la coopération technique et autres activités de développement.
6. Planifier et coordonner les activités entreprises en collaboration avec d’autres organisations et/ou organismes.
7. Évaluer les besoins, créer et entreprendre des activités conjointement aux bureaux hors siège et aux mandants. Évaluer les activités entreprises avec les bureaux extérieurs et tirer les conclusions pertinentes. Coordonner les activités de coopération technique pour un département ou secteur important.
8. Représenter l’unité de travail et le bureau dans les réunions internes et externes pour ce qui concerne les questions de politique.
9. Gérer et coordonner d’importantes réunions ou des manifestations spéciales.

Diplôme universitaire supérieur en gestion, gestion d'entreprise, administration, ingénierie, informatique ou dans une discipline connexe. Certificat valide de praticien dans le domaine de la gestion de projets (par exemple PMP, Prince2, etc.).

Au moins dix ans d'expérience à un poste à responsabilité croissante dans les domaines de la gestion de projets, de la gestion du changement ou de la gestion budgétaire, dont au moins sept au niveau international. Expérience confirmée de la gestion de projets transversaux à grande échelle dans un environnement matriciel. Expérience approfondie de la gestion de budgets importants et du travail avec un progiciel de gestion intégrée.

Parfaite maîtrise d’une langue officielle de l’Organisation (anglais, français, espagnol) et connaissance pratique d’une seconde langue officielle.

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
 

Compétences techniques
Excellente connaissance de l’éventail de sujets techniques abordés par l’unité de travail ou le programme. Grande faculté d'analyse et aptitude à résoudre des problèmes. Excellente connaissance des méthodologies et des meilleures pratiques de gestion de projet, y compris la planification, l'estimation, la gestion des risques et des problèmes, l'établissement de rapports et les mécanismes d’information de la hiérarchie. Aptitude à superviser et à gérer des projets multidépartementaux associant des unités du siège et des bureaux extérieurs. Solide connaissance de la gestion de multiples demandes urgentes à court terme, de la négociation des ressources et des priorités avec les parties prenantes du projet.
Solides connaissances et expérience en matière d'initiatives de gestion du changement, de méthodes de réingénierie des processus opérationnels et de gestion financière. Aptitude à identifier les tendances, à tirer des conclusions et à démontrer à la direction les avantages de l'introduction de nouvelles politiques et procédures. Aptitude à évaluer les demandes de ressources potentiellement concurrentes et à aider le directeur à identifier les moyens appropriés d'allouer les ressources. Excellentes compétences en matière de communication et de présentation. Aptitude à la négociation. Compétences informatiques. Excellentes compétences en matière d'encadrement, de formation et de conseil.
Aptitude à fournir des conseils faisant autorité. Aptitude à représenter l'organisation et à présenter des positions et des documents dans des réunions et des comités. Aptitude à préparer des rapports de haute qualité et techniquement solides, à réviser et à rédiger des documents de politique générale pour le Conseil d'administration.
Excellente connaissance du Règlement financier et des Règles de gestion financière. Connaissance approfondie des politiques, des procédures administratives et des pratiques du Bureau. Aptitude à formuler des directives et des politiques. Excellente aptitude à élaborer, mettre en œuvre, assurer le suivi et évaluer des programmes. Aptitude confirmée à conseiller et à orienter le personnel en matière de politiques, procédures et pratiques.
Excellente faculté d’encadrement, d’organisation et de gestion. Aptitude avérée à diriger l'exécution et à motiver le personnel au sein et en dehors de sa propre unité. Aptitude démontrée à concevoir, mettre en œuvre, évaluer et coordonner les activités de l’unité de travail, du programme ou du projet et à rechercher les fonds nécessaires.

Compétences comportementales 
Tact et persuasion dans les relations interpersonnelles. Excellent sens du service et de la relation au client. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.