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Business Support Assistant G4

Guatemala City (Guatemala)

  • Organization: UN WFP - World Food Programme
  • Location: Guatemala City (Guatemala)
  • Grade: Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
    • Sustainable trade and development
    • Sustainable Business Development
  • Closing Date: 2020-07-08

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El PMA busca candidatos de la máxima integridad y profesionalidad que compartan nuestros principios humanitarios.


La selección del personal se hace sobre una base competitiva, y estamos comprometidos a promover la diversidad y el equilibrio de género.

ABOUT WFP

El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario que lucha contra el hambre en el mundo.  La misión del PMA es ayudar al mundo a lograr el Hambre Cero en nuestras vidas.  Cada día, el PMA trabaja en todo el mundo para garantizar que ningún niño se acueste con hambre y que los más pobres y vulnerables, en particular las mujeres y los niños, puedan acceder a los alimentos nutritivos que necesitan.

 

STANDARD MINIMUM QUALIFICATIONS

Educación: Educación secundaria.

Conocimientos y habilidades:

- Dominio del uso de equipos de oficina y paquetes de software, como Microsoft Word.
- Conocimiento de las rutinas y métodos de trabajo para completar los procesos bajo una supervisión mínima.
- Utiliza el tacto y cortesía para dar y recibir información a una amplia gama de personas.
- Capacidad para identificar las discrepancias de los datos y rectificar los problemas que requieren atención.
- Capacidad de ofrecer orientación o capacitación básica en el trabajo a personal más subalterno.

 

ORGANIZATIONAL CONTEXT

El puesto se encuentra en la Unidad de Finanzas y Administración.  El/la Business Support Assistant, reporta a la encargada del Área Administrativa.

JOB PURPOSE

Proporcionar procesos estándar de apoyo para  un área especfícia de trabajo, a fin de facilitar la prestación eficaz de servicios

KEY ACCOUNTABILITIES (not all-inclusive)
  • Registrar los viajes de servicio del personal de oficina y de campo en el modulo de viaje WINGS según los planes de viaje aprobados.
  • Completar la información requerida de vehículos oficiales en el Sistema de Gestión de flota de vehículos (Fleetwave FMS)
  • Preparar documentación sobre diversos procedimientos (venta de vehículos, procesos de importación, permisos, etc.)
  • Mantener el inventario de suministros (oficina, protección y cualquier otro), registrando los artículos dispensados al personal y haciendo nuevos pedidos en consecuencia.
  • Preparar PR, GRN, SES según sea necesario.
  • Realizar otras tareas relacionadas según sea necesario.
4Ps CORE ORGANISATIONAL CAPABILITIES

Propósito

  • Superponer y comunicar los Objetivos Estratégicos: Ayuda a los compañeros de equipo a articular los Objetivos Estratégicos del PMA.
  • Ser una fuerza de cambio positivo: Sugiere a los supervisores posibles mejoras en los procesos de trabajo del equipo.
  • Hacer que la misión sea inspiradora para nuestro equipo: Explica a los compañeros de equipo el impacto de las actividades del PMA en las comunidades beneficiarias.
  • Hacer que nuestra misión sea visible en las acciones cotidianas: Articula la forma en que las responsabilidades de la propia dependencia estarán al servicio de la misión del PMA.

Gente

  • Busca formas de fortalecer las habilidades de la gente: Entrena a los compañeros de equipo junior en nuevas habilidades y capacidades.
  • Crear una cultura inclusiva: Busca oportunidades para trabajar con personas de diferentes orígenes.
  • Sea un entrenador y proporcione retroalimentación constructiva: Sirve como entrenador de compañeros de la misma área de trabajo.
  • Crear un espíritu de "Yo lo haré"/"Nosotros lo haremos": Sigue el progreso hacia las metas y comparte esta información regularmente con el supervisor.

Desempeño

  • Fomentar la innovación y las soluciones creativas: Explora formas de ser consistentemente más eficiente y preciso en sus propias áreas de trabajo y comparte nuevos métodos de trabajo con sus colegas.
  • Centrarse en la obtención de resultados: Se centra en la obtención de resultados y hace un seguimiento de las tendencias en las tasas de finalización de las propias tareas para identificar oportunidades de eficiencia.
  • Asumir compromisos y cumplirlos: Asume la responsabilidad de sus propias tareas y notifica al supervisor lo antes posible los posibles retrasos en el cumplimiento de los plazos o compromisos.
  • Sea Decisivo: Decide independientemente las medidas que debe tomar cuando se enfrenta a decisiones críticas en el lugar de trabajo o en situaciones peligrosas sobre el terreno.

Asociación

  • Conectar y compartir entre las unidades del PMA: Sugiere a los supervisores oportunidades de asociación con otras unidades.
  • Crear asociaciones externas sólidas: Identifica las oportunidades de trabajar con colegas y asociados sobre el terreno para alcanzar objetivos comunes.
  • Ser políticamente ágil y adaptable: Desarrolla una comprensión del valor de los equipos del PMA y de los asociados externos para el cumplimiento de las metas y objetivos del equipo.
  • Ser claro en cuanto al valor que el PMA aporta a las asociaciones: Alinea sus propias actividades con las prioridades del supervisor para satisfacer las necesidades de los asociados internos y externos
DESIRED EXPERIENCES FOR ENTRY INTO THE ROLE

Experiencia: tres años de experiencia en trabajo administrativo general

Lenguaje Servicios generales (sobre el terreno): Fluidez en la comunicación oral y escrita en el idioma de las Naciones Unidas que se utiliza en el lugar de destino (español) y coocimiento al nivel (B) de inglés 

TERMS AND CONDITIONS

Se ofrece Service Contract o Contrato por Servicios al Nivel SC L4

DEADLINE FOR APPLICATIONS

Martes 07 de julio - Media Noche

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Se alienta especialmente a las mujeres y a los solicitantes cualificados de los países en desarrollo a que presenten sus solicitudes


El PMA tiene una tolerancia cero a la discriminación y no discrimina en función de la situación del VIH/SIDA.

No se ofrecerá ningún tipo de nombramiento a los miembros de la Comisión Consultiva en Asuntos Administrativos y de Presupuesto (CCAAP) de las Naciones Unidas, la Comisión de Administración Pública Internacional (CAPI), el Comité de Finanzas de la FAO, el Auditor Externo del PMA, el Comité de Auditoría del PMA, la Dependencia Común de Inspección (DCI) y otros órganos similares del sistema de las Naciones Unidas que tengan responsabilidades de supervisión del PMA, tanto durante su servicio como en los tres años siguientes a su cese.

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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