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Assistant administratif G5 (2 postes)

Bamako (Mali)

  • Organization: UN WFP - World Food Programme
  • Location: Bamako (Mali)
  • Grade: Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2020-07-20

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TITRE DE L’EMPLOI : Assistant administratif
TYPE DE CONTRAT: Fixed Term GS-5, 1 an renouvelable
DUTY STATION (Ville, Pays): Mali/Bamako
UNITÉ/DIVISION: Administration & Securité
Date d'ouverture du poste: 25.06.2020
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WFP seeks candidates of the highest integrity and professionalism who share our humanitarian principles.

Selection of staff is made on a competitive basis, and we are committed to promoting diversity and gender balance.

A Propos du PAM

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde à combattre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à parvenir à une faim zéro au cours de notre vie. Chaque jour, le PAM s'efforce dans le monde entier de veiller à ce qu'aucun enfant ne se couche avec la faim au ventre et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

STANDARD MINIMUM QUALIFICATIONS

Éducation : Etre titulaire d’un diplôme secondaire ou baccalauréat en Administration, finance, ressources humaines, sécurité ou domaine apparenté. 

Expérience :

-  Avoir une expérience minimum pertinente de 4 ans en Administration, sécurité, gestion des ressources humaines, finance ou domaine apparenté.
 

Langues :    -    Maitrise parfaite du français (niveau C) et connaissance intermédiaire de l’anglais (niveau B). Connaissance de la langue locale du lieu d’affectation sera un avantage.

BACKGROUND ET BUT DE L’AFFECTATION :

Le titulaire de ce poste d’adjoint administratif sera basé à Bamako. Le Bureau de pays du Mali recrute deux assistants (es) à l’administration pour servir dans deux unités différentes, l’Administration et la Sécurité. Les candidats retenus seront sous la supervision directe du chef de l’administration et celui de la sécurité respectivement. Selon la qualification et l’expérience en Administration générale ou en lien avec la sécurité, les candidats fourniront un large éventail de soutien administratif aux unités de sécurité et d’administration du Bureau de Pays du Mali.

RESPONSABILITÉS et TACHES : ( non exhaustif)

Les fonctions suivantes seront assumées par l’assistant administratif qui relève de l’unité d’administration sous la supervision du chef de l’administration
1.    Vérifiez la prestation d’une gamme de services administratifs, y compris les installations, l’administration générale, les paiements et la coordination avec d’autres fonctions, etc., et la tenue de l’information, afin de contribuer à la fourniture d’un environnement de travail sûr et confortable.
2.    Rassembler et traiter l’information, y compris la diffusion, afin d’appuyer la production de documents et de rapports standards pour l’unité, afin de permettre la prise de décisions et la gestion efficace des ressources.
3.    Gérer et entretenir les dossiers papier et électroniques dans le domaine de responsabilité conformément aux procédures établies, afin d’assurer un accès rapide et facile aux données au besoin.
4.    Entreprendre des recherches et effectuer des analyses de base des données, afin de contribuer à la fourniture d’informations précises et à une gestion efficace des ressources.
5.    Être Soyez un premier point de contact pour les requêtes internes, afin de faciliter la résolution efficace et efficiente des problèmes quotidiens.
6.    Fournir des intrants aux méthodes et pratiques courantes dans son propre domaine de travail, afin d’appuyer l’amélioration continue des services fournis.
7.    Pour l’unité de sécurité, aider le chef de la sécurité à coordonner toutes les fonctions administratives du Bureau de pays du Mali

 

RESPONSABILITÉS et TACHES: ( non exhaustif- suite)

Les fonctions suivantes seront assumées par l’assistant administratif se rapportant à l’unité de sécurité sous la supervision du chef de la sécurité
1.    Aider à examiner les menaces et les risques liés à la sécurité, à établir des rapports exacts sur les tendances et les situations qui pourraient avoir un impact négatif sur les opérations du PAM afin de s’assurer que l’information est recueillie avec précision pour appuyer les rapports et la prise de décisions.
2.    Examiner l’information relative à la sécurité (p. ex. incidents et événements de sécurité, soutien à la sécurité aux activités quotidiennes, etc.) et utiliser des outils de gestion de l’information d’entreprise ou locaux pour fournir des analyses et des rapports de base afin de s’assurer que l’information est facilement accessible aux intervenants concernés.
3.    Assurer la liaison et la coordination avec l’administration locale, les autorités de sécurité et d’application de la loi, les communautés, le personnel de sécurité des Nations Unies et des ONG et d’autres acteurs afin de faciliter l’accès à la prestation sécuritaire des programmes et d’atténuer les risques potentiels à l’encontre du personnel et d’autres ressources.
4.    Aider à la mise en œuvre de toutes les mesures d’atténuation de la gestion des risques de sécurité, y compris les normes minimales de sécurité opérationnelle (MOSS) afin d’assurer la conformité.
5.    Aider à la gestion et à l’entretien de l’équipement de sécurité et à déterminer les nouvelles exigences pour renforcer la capacité technologique conformément aux exigences de l’entreprise.
6.    Aider à surveiller que toutes les procédures de contrôle de l’accès sont efficaces et rigoureusement suivies par tout le personnel et les visiteurs afin d’assurer la reddition de comptes et le maintien d’un environnement sûr et sécuritaire.
7.    Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour de la documentation sur la planification d’urgence et d’urgence, y compris les préparations physiques et les procédures visant à appuyer la préparation à une crise.
8.    Aider à identifier les besoins en matière de formation en sécurité pour appuyer la planification et la mise en œuvre de la formation afin de répondre aux besoins de perfectionnement du personnel.

4Ps PRINCIPALES CAPACITES D'ORGANISATIONS

Mission: Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques: aide les coéquipiers à articuler les objectifs stratégiques du PAM. Soyez une force de changement positif: suggère au superviseur des améliorations potentielles des processus de travail de l’équipe. Rendre la mission inspirante pour notre équipe: explique aux coéquipiers l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires .Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes: explique comment les responsabilités de sa propre unité serviront la mission du PAM,
Equipe :Rechercher des moyens de renforcer les compétences des personnes: forme ses coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités. Créer une culture inclusive: recherche des opportunités de travailler avec des personnes d'horizons différents. Soyez un coach et fournissez une rétroaction constructive: Sert de coach pour vos collègues dans le même domaine de travail. Créer un esprit «je veux» / «nous allons»: suit les progrès vers les objectifs et partage régulièrement ces informations avec le superviseur.
Performance : Encourager l'innovation et les solutions créatives: explore les moyens d'être toujours plus efficaces et précis dans ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues. Se concentrer sur l'obtention de résultats: se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour ses propres tâches afin d'identifier les opportunités d'efficacité. Prendre des engagements et respecter les engagements:
Partenariat :Se connecter et partager entre les unités du PAM: suggère au superviseur des opportunités de partenariat avec d'autres unités. Etablir de solides partenariats externes: identifie les opportunités de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain pour atteindre des objectifs communs. Soyez politiquement agile et adaptable: Développe une compréhension de la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe. 
 

OTHER SPECIFIC JOB REQUIREMENTS

This section is optional to describe additional responsibilities & knowledge required for the specific job

Experience Souhaitée:

-    Démontrer sa capacité à effectuer les activités administratives courantes conformément aux procédures du PAM 
-    Pouvoir donner des orientations ad hoc aux staffs et partenaires
-    Une expérience antérieure des Nations unies, du PAM ou d’une Organisation internationale serait un atout

COMPETENCIES
ADMINISTRATION-Business Support Services & Reporting
ADMINISTRATION-Specialised Knowledge in Administrative Services
ADMINISTRATION-Customer Focus
ADMINISTRATION-Internal Controls & Risk Management for Administration and Engineering
ADMINISTRATION-Resource Management for Administration & Engineering
TERMS AND CONDITIONS

Ceci est un recrutement pour longue durée avec 1 an de periode d'essai.

« A l'issu de ce recrutement un roster de candidat(e)s qualifié(e)s serait aussi constitué pour servir d’éventuels besoins futurs de postes homologues partout au Mali» 

DEADLINE FOR APPLICATIONS: 19/07/2020
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Female applicants and qualified applicants from developing countries are especially encouraged to apply

WFP has zero tolerance for discrimination and does not discriminate on the basis of HIV/AIDS status.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply

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