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AVIS DE VACANCE DE POSTE EXTERNE

(Les candidatures féminines sont vivement encouragées)

La Représentation du Programme Alimentaire Mondial (PAM) en Guinée a le plaisir de publier cet avis de vacance dans le cadre de son opération en Guinée.

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s'assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.

Qu'allez-vous faire à ce poste ?

Vous aurez à coordonner et assurer la planification et révision des bénéficiaires dans COMET (outil de Gestion des activités du bureau) et ensuite suivre/ traiter le dossier de paiement des partenaires. Vous devrez donc assumer la responsabilité de la bonne mise en œuvre des diverses activités d'aide à la gestion.

Pourquoi travailler avec nous ? 

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est présent en Guinée depuis 1964 et fournit une aide alimentaire nutritive et immédiate aux populations touchées pendant et après les crises. Le PAM travaille en partenariat avec le Gouvernement pour améliorer l’accès des enfants à l’éducation, améliorer la nutrition de la population, mettre en place des systèmes alimentaires durables et la résilience des communautés aux chocs tout en améliorant leur accès à des marchés agricoles rentables et stables.

Les activités du PAM comprennent également le renforcement des capacités techniques du Gouvernement pour élaborer des programmes durables sensibles à la lutte contre les inégalités entre les sexes et les causes profondes de la malnutrition.

✅ Apportez votre créativité et votre sens de l'innovation à l'organisation. Vous en aurez besoin pour faire le travail partout et selon les besoins.

✅Faire partie d'une communauté mondiale, diversifiée et multiculturelle comme la nôtre, vous exposera en permanence à de nouvelles idées et perspectives. Nous nous soucions vraiment les uns des autres et sommes portés par le travail d'équipe.

✅Nos collaborateurs peuvent travailler au-delà de leurs attentes dans des situations réelles, s'enrichir d'un travail véritablement significatif, révéler leur potentiel et être acteurs de leur développement !

Cliquez sur le lien ci-après pour regarder la vidéo et en apprendre plus sur nous !! : https://www.youtube.com/watch?v=3mzGbaRAhz8&feature=you

Qu'est-ce qui est attendu de vous ?

Sous la supervision directe du chef des opérations et la supervision générale du chef du programme, l’Assistant(e) Planning & Invoice sera en charge de :

• Procéder à l’enregistrement des accords (FLAs) dans WINGS (logiciel de gestion/d’exploitation de l’institution) (SOA) et partenariat dans COMET (Outil de gestion des activités du Bureau) ;
• Procéder à la création des demandes d’achat (PRCB et PRS), et des bons de commandes (PODA) dans WINGS (logiciel de gestion/d’exploitation de l’institution) pour les Accords de partenariat ;
• Effectuer la planification et la révision des bénéficiaires dans COMET(Outil de gestion des activités du Bureau) ainsi que la réconciliation des données (mensuelles, semestrielles et annuelles) avec l’unité logistique (LESS Support) ;
• Effectuer la vérification documentaire et la conformité par rapport au contrat pour les factures des activités du Programme ;
• Suivre avec les chargés d’activités du programme toute la documentation nécessaire et les justificatifs requis des paiements ;
• Suivre avec l'unité des Finances la réception, le traitement dans ITS (logiciel de traitement et suivi des factures) et WINGS le paiement des factures et feedback aux unités du Bureau pays et Sou-Bureaux ;
• Mettre à jour le SOP des paiements au niveau l’unité Programme et suivre son application ;
• Consolider les besoins en trésorerie (Forecast) et transmettre aux Finances chaque mois ;
• Assurer que les SES/GRN (Bon de réception) pour les accords (FLA) sont entrés dans WINGS au plus tard le 5 de chaque mois suivant le mois où l'activité relative à la dépense a été réalisée (IPSAS compliance) ;
• Assurer que les SES/GRN (Bon de réception) pour les CBT Transfer Valu (transfert monétaire aux bénéficiaires) sont entrés dans WINGS au plus tard le 5 de chaque mois suivant le mois de la distribution (IPSAS compliance) ;
• Appuyer l’équipe de réconciliation des rapports de paiement CBT/Food par rapport aux états émargés de paiement ou autres justificatifs ;
• Tenir un tableau de consolidation des budgets contractuels avec les Partenaires et suivi dans le même tableau des différents paiements effectués ;
• Tenir un tableau de réconciliation actualisé chaque mois des bon de commandes (PO) créés par rapport aux contrats signés ;
• Exécuter toute autre tâche requise par la hiérarchie.

Pour cette mission, vous devrez avoir ;

• Avoir achevé des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable.
• Au moins cinq (05) ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine considéré, assortis d’une expérience du travail administratif.
• La maitrise du Français aussi bien parlé qu’écrit, avec en atout une certaine aisance en Anglais (parlé et écrit)  
• Une très bonne maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet), la connaissance des solutions SAP et d’autre plateforme programmatique serait un atout.
• De bonnes capacités de communication et la facilité à présenter clairement des méthodologies.
• Des connaissances des pratiques et des méthodes courantes de gestion, acquise dans le cadre d'une formation technique et de l'expérience professionnelle.
• Des aptitudes à nouer et à entretenir des relations avec diverses personnes pour assurer un service d'appui efficace.
• Des aptitudes à assurer le suivi et l'enregistrement d'opérations financières
• Avoir des connaissances des règles et règlements administratifs, des politiques et procédures du PAM et/ou des Nations Unies

Le PAM s'est engagé à promouvoir un environnement de travail inclusif dans lequel la diversité est valorisée et où aucune forme de discrimination n'est tolérée. Nous promouvons le leadership des femmes au sein de notre organisation et visons à atteindre la parité dans nos équipes en Afrique de l'Ouest et du Centre. Les candidatures féminines qualifiées sont donc particulièrement encouragées.

Le PAM n'a aucune tolérance à l'égard de la discrimination et ne fait aucune discrimination fondée sur le statut VIH / SIDA.

Aucune nomination dans le cadre de tout type de contrat ne sera proposée aux membres du Comité consultatif des Nations Unies pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité des finances de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d'audit du PAM, du Corps commun d'inspection (CCI) et d'autres organes similaires au sein du système des Nations Unies ayant des responsabilités de supervision du PAM, tant pendant leur service que ainsi que dans les trois ans suivant la fin de leur contrat.