Assistant/e Administratif/ve

Le poste est à pourvoir au sein de l’Unité du dialogue social et du tripartisme (DIALOGUE).
du Département de la gouvernance et tripartisme. Le mandat général de l'unité est d'aider les États membres à établir et à renforcer les cadres institutionnels et juridiques du dialogue social et de la coopération tripartite entre et parmi les gouvernements et les organisations représentatives d'employeurs et de travailleurs, à renforcer la capacité des acteurs du dialogue social et à accroître le rôle et l'impact du dialogue social et du tripartisme dans la conception des politiques du travail, économiques et sociales en vue de faire progresser la justice sociale et le travail décent pour tous.

Le/la titulaire de ce poste fournit un ensemble de services d’appui administratif à l’unité.  Ces services sont fournis dans divers domaines :  appui administratif, finances, organisation de voyages et réunions, site internet.  Le/la titulaire veille à l’application rigoureuse  des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies pour recommander la marche à suivre dans le(s) domaines qui relève(nt) de sa compétence.

Le (la) titulaire travaille sous la supervision du chef de DIALOGUE.

1. Assurer la préparation, le traitement d’actions administratives telles que des actions du personnel (PA), des autorisations de voyage (TA), des bons de commandes (PO), des contrats de collaborateurs(trices) extérieurs(es), des contrats de service pour le budget régulier et les projets de la coopération pour le développement, en vérifiant que les informations sont conformes aux normes applicables.  Entrer des données complètes dans le Système intégré d’information sur les ressources (IRIS) Assurer le suivi avec les services administratifs concernés pour leur traitement.

2. Contrôler la qualité des documents sortant (mise en forme, grammaire, style et respect des normes applicables).  Suivre le processus de publication à différents niveaux en consultation avec les spécialistes de l’unité. Préparer les demandes de numéro ISBN pour les couvertures de rapports et autres publications. Assurer la liaison avec les différents services et unités techniques de l'Organisation pour la livraison et l'impression des publications dans les délais impartis.

3. Actualiser  la page Web de l’unité. Mettre à jour des informations telles que les publications de l’unité, la liste des membres du personnel au siège et sur le terrain et toute autre information importante concernant le travail de l’unité.

4. Se tenir informé(e) de l’évolution des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives administratives, et en informer le personnel en lui fournissant de plus amples précisions selon les besoins.

5. Accomplir et/ou coordonner d’autres tâches administratives générales, comme celles relatives aux registres des présences et des absences, la gestion du stock des documents et publications de l’unité.

6. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

1. Mener à bien toutes les opérations nécessaires afin d’autoriser et d’effectuer les dépenses au titre des différentes sources de financement, notamment effectuer les calculs, demander des fonds et régler les paiements.

2. Maintenir et actualiser les bases de données relatives aux opérations administratives susmentionnées.

3. Contrôler la comptabilité de l’unité de travail concernant les engagements et les dépenses et procéder aux ajustements nécessaires pour optimiser l’utilisation des ressources. Maintenir des systèmes de suivi, de surveillance et/ou d’information comptable relatifs aux engagements et aux dépenses.

4. Maintenir et concilier une série de registres et de dossiers administratifs. La titulaire ou le titulaire peut être amené(ée) à agir en qualité de contrôleur/contrôleuse des dépenses engagées pour l’unité de travail.

5. Fournir un appui administratif à l’occasion de réunions et de séminaires organisés à Genève et ailleurs. Ce soutien comprend la préparation des budgets, la coordination des voyages et du logement des participants, le paiement de DSA, le recrutement, la rétribution des intervenants et la rédaction de la correspondance y relative.

6. Initier les actions pertinentes concernant le recrutement ou de la mutation de membres du personnel, d’experts et de consultants. Ces activités impliquent la saisie des informations contractuelles dans une base de données, la rédaction de la correspondance et l’actualisation des dossiers.

7. Mettre les membres du personnel, les experts et/ou les consultants au courant des procédures administratives. Répondre aux questions qui émanent de l’organisation comme de l’extérieur. Participer à des réunions internes afin de fournir des informations sur des questions administratives.

8. Rédiger les rapports et la correspondance relatifs aux attributions susmentionnées.

9. Participer à la mise au point de procédures administratives assistées par ordinateur.

Avoir achevé ses études secondaires ou une école de commerce.

Au moins cinq ans d’expérience dont trois au sein de l’Organisation.

Excellente maîtrise de deux langues officielles (anglais, français, espagnol) de l’Organisation. La connaissance d’une troisième langue peut être requise selon les attributions.

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Aptitudes professionnelles – Connaître les dispositions réglementaires propres au domaine de spécialisation (finances, personnel, relations, publications). Bonne maîtrise des procédures administratives et des principes comptables. Aptitude à rechercher et à extraire des informations à partir de bases de données et à répertorier des rapports. Bonne maîtrise des programmes informatiques et des progiciels pour la réalisation de diverses tâches administratives. Bonnes aptitudes rédactionnelles et de communication. Aptitude à établir et entretenir des relations professionnelles efficaces avec les fonctionnaires de toutes les classes et aussi avec les mandants et les représentants des institutions partenaires. Aptitude à travailler précisément avec des données administratives et parfois sous pression.  Capacité à établir des priorités lors de l'accomplissement de tâches multiples. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.