Jefe/a de Servicios de Soporte Talent Bench & Global Roster

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un brazo operacional de las Naciones Unidas, que apoya a sus asociados en la implementación exitosa de proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz y la seguridad alrededor del mundo. UNOPS apoya a sus asociados a construir un mejor futuro proveyendo servicios que aumentan la eficiencia, la efectividad y la sostenibilidad de los proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de paz. Bajo el mandato y como recurso central de las Naciones Unidas, UNOPS provee el manejo sostenible de proyectos, adquisiciones y servicios de infraestructura a una amplia gama de gobiernos, donantes y organizaciones de las Naciones Unidas. Con más de 8,000 personas expandidas a lo largo de 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados el conocimiento logístico, técnico y administrativo que necesitan, donde lo necesitan.
A través de la implementación de alrededor de 1,000 proyectos de nuestros asociados en cualquier momento, UNOPS contribuye de manera significativa al logro de resultados en terreno, a menudo en los contextos más desafiantes.

Los/as Directores/as de Oficina de País / Directores/as de Oficina Multipaíses son responsables por el manejo de riesgos estratégicos y operativos asociados a los compromisos del portafolio regional, desarrollando y entregando servicios económicamente eficientes, contribuyendo a los resultados sostenibles de los asociados y al logro de los resultados de UNOPS. Actualmente existen 19 oficinas de país / multipaíses ubicadas en Asia, Europa, el Medio Oriente, África, América Latina y el Caribe.

1. Liderazgo operacional, asesoramiento y apoyo técnico
2. Apoyo a la planificación y coordinación de proyectos
3. Adquisiciones/compras
4. Gestión y cumplimiento financiero
5. Gestión de recursos humanos
6. Administración general y Tecnologías de la Información
7. Gestión del conocimiento y la innovación

• Como un rol importante de liderazgo en la Oficina del País/Oficina Multi-Países, el/la Jefe/a de Servicios de Soporte monitorea y supervisa los equipos y todos los aspectos de las operaciones (Finanzas, Recursos Humanos, Adquisiciones, Higiene, Salud y Seguridad y Medio Ambiente (HSSE), Tecnología de la Información (TIC) y Administración) con el fin de garantizar el logro de resultados velando al mismo tiempo por el cumplimiento de las estrategias corporativas, las normas, las políticas, las regulaciones y los estándares éticos, de integridad y de responsabilidad corporativa de la UNOPS.
• Monitorear y supervisar los servicios de apoyo para garantizar un óptimo servicio al cliente y la satisfacción incluyendo un buen enlace e interacción con los grupos de práctica de la oficina central de UNOPS para recibir el apoyo requerido.
• Contribuir a la formulación de las estrategias y políticas del Oficina en el país/ Oficina de multi-países a través de servicios de asesoramiento al Director de Oficina Nacional / Director de la Oficina Multinacional.
• Proporcionar asesoramiento técnico y orientación operativa sobre enfoques innovadores para la financiación de proyectos, la evaluación/mitigación de riesgos y uso de estructuras de financiación, mecanismos, instrumentos y garantías.
• Colaborar con los colegas para identificar las necesidades, determinar el costo y planificar todos los servicios de apoyo del Oficina en el país/Oficina de multi-países, incluyendo las áreas de adquisiciones, finanzas, recursos humanos y servicios administrativos.
• Apoyar al Director de Oficina Nacional / Director de la Oficina Multinacional en el establecimiento de objetivos, metas y pautas de desempeño de los proyectos, así como recomendar herramientas para seguimiento, evaluación y auditoría.
• A solicitud del Director de Oficina Nacional / Director de la Oficina Multinacional, participar en reuniones y foros del Sistema de Naciones Unidas para garantizar que la posición, intereses y prioridades de la UNOPS sean considerados plenamente.

• Dirigir asuntos de salud, seguridad, protección y medio ambiente (HSSE) para garantizar que estén integrados en todos los aspectos de las operaciones y que los riesgos relacionados se gestionen de manera efectiva.

• Participar activamente en los comités estratégicos gestión gerencial de la Oficina de País, Oficina Multinacional  y/o de los proyectos.

2. Apoyo a la planificación y coordinación de proyectos

• Apoyar en la preparación de los presupuestos a nivel de programa y proyecto, así como en sus revisiones y planes de trabajo.
• Brindar retroalimentación en cuanto al involucramiento y aceptación de nuevos proyectos, incluyendo apoyo en la negociación de contratos.
• Brindar asesoría sobre el establecimiento de objetivos, metas y pautas de desempeño de los proyectos, así como recomendar herramientas de seguimiento, evaluación y auditoría.
• Monitorear las proyecciones financieras de los proyectos, tomar decisiones y/o referir temas críticos para la acción del Director de Oficina Nacional / Director de la Oficina Multinacional y/u otros grupos de interés.
• Brindar asesoría sobre la división de costos de programas y proyectos, así como sobre el despliegue de fondos y cierre.
• Vigilar constantemente y analizar el entorno operativo para identificar los riesgos potenciales y tomar acciones o referir temas críticos para intervención de los grupos de interés asegurando la entrega de resultados.
• Mantener un estrecho contacto con la Oficina de campo (dentro del Oficina en el país/Oficina de multi-países) con el fin de solucionar cualquier problema que pueda causar interrupción en la gestión de servicios de soporte.

3. Adquisiciones/Compras

• Supervisar los procesos de adquisiciones del Oficina en el país/Oficina de multi-países, incluidos los procesos de licitación, evaluación y selección de proveedores, para garantizar soluciones viables en el campo de adquisiciones que satisfagan las necesidades operacionales y el cumplimiento de los procedimientos y reglamentos de adquisiciones de la UNOPS, así como las pautas de rendición de cuentas, los estándares éticos, de integridad y desempeño.
• Evaluar los acuerdos contractuales, compromisos y riesgos legales para tomar las acciones apropiadas.
• En consulta con los colegas responsables, revisar, administrar y emitir contratos, acuerdos/enmiendas con instituciones y otros organismos de la ONU.
• Supervisar la logística de bienes y equipos en los sitios del proyecto para asegurar su entrega y almacenamiento seguro.

• Evaluar, actualizar y supervisar el desempeño de la lista  de proveedores de servicios provenientes de las empresas o instituciones adecuadas.

• Monitorear y apoyar el armado del Plan de Adquisiciones Anual y las oportunas revisiones

4. Gestión y cumplimiento financiero

• Preparar el plan financiero de la Oficina en el país/Oficina de multi-países y gestionar el proceso / ciclo de presupuesto para asegurar revisiones oportunas y la reasignación de los recursos.
• Supervisar al equipo de finanzas y garantizar el cumplimiento de las normas de gestión financiera, así como las regulaciones y procedimientos financieros de la UNOPS.
• Monitorear, dar seguimiento y control de gastos para asegurar el uso óptimo y adecuado de los recursos.
• Asegurar la disponibilidad de los informes financieros necesarios y los informes de excepción, incluyendo la investigación de anomalías para resolver problemas, informando o recomendando cualquier acción necesaria a las partes interesadas.
• Supervisar la revisión oportuna, contabilización y el cierre de las cuentas. Certificar / verificar la precisión y el cumplimiento de las normas bajo el marco de rendición de cuentas. Presentar / elaborar el informe obligatorio sobre la situación financiera.
• Supervisar todos los servicios financieros (contabilidad, gestión de efectivo, pagos, etc.), garantizando la puntualidad y el cumplimiento de las normas de rendición de cuentas y el desempeño.
• Monitorear los gastos del presupuesto administrativo para Oficina en el país/Oficina de multi-países y asegurarse de que el LMDC (Costo Directo gestionado localmente) se recupere adecuadamente, sea facturado y gastado de acuerdo con los procedimientos aplicables.
• Actuar como punto focal para cualquier ejercicio de auditorías internas o externas.

5. Gestión de recursos humanos

• Planificar la plantilla de personal necesaria para los programas y proyectos del Oficina en el país/Oficina de multi-países.
• Supervisar los servicios / procesos de recursos humanos, incluyendo el reclutamiento, administración de salarios y compensación, evaluación de desempeño, capacitación y desarrollo, asegurando el cumplimiento de las reglas de recursos humanos, las normas, los procedimientos y estándares de desempeño y garantizando que los jefes/as de área busquen activamente crear equipos diversos en términos de género y geografía.
• Promover y apoyar una cultura de aprendizaje mediante el empoderamiento de las personas y equipos para identificar sus necesidades críticas de aprendizaje y planificar / facilitar el acceso a las oportunidades de aprendizaje para mantener la competencia y la flexibilidad del personal.
• Fomentar un ambiente de trabajo positivo, respetuoso de hombres y mujeres y garantizar que se cumplan los más altos estándares de conducta.
• Controlar todos los asuntos relacionados con el personal dentro del Oficina en el país/Oficina de multi-países según lo requieran los proyectos, incluyendo el reclutamiento, entrenamiento, evaluación y desempeño del personal.

6. Administración general y Tecnologías de la Información

• En estrecha colaboración con la Oficina Central, apoyar el mantenimiento de un entorno TIC seguro y fiable, incluyendo planes de contingencia adecuados.
• Gestionar la adquisición, mantenimiento, inventario, registro, verificación y protección de las instalaciones / activos de los proyectos, incluyendo la infraestructura de TI, equipos y servidores.
• Identificar oportunidades para aprovechar el uso de las TI para mejorar las operaciones y eficiencia de negocio, así como para facilitar la gestión del conocimiento y el intercambio de información.
• Gestionar la entrega oportuna y eficiente de todos los servicios administrativos (ej.: gestión de instalaciones y activos, seguridad de la organización y de personal, viajes y TI).

7. Gestión del conocimiento y la innovación

• Contribuir al desarrollo e introducción de la innovación para asegurar que la UNOPS está incorporando continuamente enfoques de buenas prácticas en los servicios de soporte del Oficina en el país/Oficina de multi-países.
• Contribuir a la difusión y el intercambio de buenas prácticas y lecciones aprendidas para la planificación del desarrollo corporativo y la creación de conocimiento.
• A petición del Director de Oficina Nacional / Director de la Oficina Multinacional y en colaboración con el equipo, planificar, ejecutar y organizar la creación de capacidad estratégica del personal de proyectos, asociados y partes interesadas.

• Se requiere grado de maestría en un campo relacionado y relevante a las funciones.
• Una combinación de licenciatura o primer grado profesional universitario con 2 años adicionales de experiencia laboral relevante puede aceptarse en lugar del requisito de maestría.

Experiencia/ Requisitos:

• Un mínimo de 7 años de experiencia progresiva que cubra al menos dos de las siguientes funciones operativas: Adquisiciones, Finanzas, Logística / Gestión de activos y Recursos humanos. El conocimiento de las otras funciones es deseable.
• Se requiere un mínimo de 3 años de experiencia en la gestión de grandes equipos y sistemas operativos, incluida la gestión del personal profesional superior.
• Es deseable cierta experiencia de actuar en un rol de liderazgo para un departamento.
• Es deseable cierta experiencia en organizaciones del sistema de las Naciones Unidas, preferiblemente en un país en desarrollo.
• Es deseable contar con experiencia  manejando las regulaciones, reglas y políticas de la ONU en las áreas de contratación, adquisiciones y recursos humanos.

Idiomas:

• Un manejo completo de inglés o francés o español es esencial.
• El conocimiento del árabe u otro idioma oficial de UNOPS es una ventaja.
  

• Solo aquellos/as candidatos/as que sean seleccionados/as para la fase de entrevistas serán notificados/as.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.