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Assistant (e) Aadministratif (ve) et Financier (ère)

Libreville (Gabon, Gabonese Republic)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Libreville (Gabon, Gabonese Republic)
  • Grade: SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement - Consultancy
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date: 2020-08-11

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Background

Le Gouvernement envisage, avec l’appui du PNUD, à développer un Cadre national de financement intégré en faveur e l’économie verte. Il s’agira dans ce cadre de faciliter l’appropriation d’outils développés par la Plateforme du Secteur Financier du PNUD, notamment, l’évaluation des coûts des ODD; l’appui au processus de budgétisation des ODD; les instruments de financement alignés sur les ODD. Ce qui facilitera  la mise en place d’un cadre de financement du développement plus efficace et tenant compte de la contribution de l’ensemble des acteurs publics et privés.
Dans le cadre de la mise en œuvre de ce projet, le Bureau Pays du PNUD recherche un Assistant Administratif et Financier.

 

Duties and Responsibilities

Sous la supervision du Coordonnateur National, l’Assistant (e) Administratif (ve) et Financier(ère) a pour mission d’assurer la gestion des opérations administratives et financières de la Facilite Régionale de Stabilisation
L´Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) est chargé(e) de la gestion administrative, financière et logistique du projet, dans le but de disposer en permanence et à temps des moyens et des ressources nécessaires pour la réalisation des activités du projet. Il/elle établit d´excellentes relations de travail avec les différents responsables au sein du projet afin de permettre la bonne exécution des opérations financières et administratives du projet dans le respect des procédures en vigueur. Ses tâches principales sont :
  • Gestion financière ;
  • Gestion administrative ;
  • Gestion logistique.

 

1. Gestion financière :
  • Participer à l’élaboration du budget du Plan de Travail Annuel et des plans opérationnels du Projet,
  • Faire le suivi budgétaire,
  • Assister le point focal dans la préparation et suivi des dossiers d’engagement des dépenses et de paiement,
  • Etablir les états financiers, y compris l´état des décaissements,
  • Assister le Coordonnateur national dans l’élaboration des requêtes de paiement (honoraires et perdiem des consultants et des experts, règlement des factures des fournisseurs et autre),
  • Elaborer les plans annuels d’achat et en faire le suivi,
  • Assister le Coordonnateur national dans l’application des normes et des procédures administratives et financiers, notamment relatives aux requêtes de biens et services,
  • Contribuer à l’élaboration des rapports de planification budgétaire et les rapports financiers annuels du projet,
  • Assurer l´archivage des documents budgétaires du projet,
  • Faire le suivi des exercices d’audit du projet.
2. Gestion administrative :
  • Assister le Coordonnateur national dans la planification, l’organisation et la tenue des réunions et rédiger les comptes rendus,
  • Participer à la rédaction des termes de références des activités et les notes techniques,
  • Contribuer à la rédaction des rapports narratifs et financiers des activités du projet,
  • Gérer l’archivage et le classement des documents de travail du projet, y compris les versions électroniques des documents administratifs et comptables,
  • Participer aux réunions du comité de pilotage du projet,
  • Participer aux missions de terrain dans les zones couvertes par le projet,
  • Appuyer le Coordonnateur national au sein du Bureau Pays dans la rédaction des rapports périodiques et dans le suivi des activités d’évaluation du projet,
  • Tenir et mettre à jour le carnet d’adresse des partenaires du projet.
3. Gestion logistique :
  • Gérer le système de contrôle des stocks de fournitures, consommables et biens de la facilite régionale de stabilisation,
  • Assister le Coordonnateur national dans le suivi du plan d’acquisition des équipements et tenue de l’inventaire,
  • Contribuer à l’organisation des ateliers et des réunions initiés par le projet,
  • Assister à la préparation matérielle des ateliers de formation et les autres activités de renforcement de capacité prévues dans le projet,
  • Contribuer, selon le chronogramme des activités, à l’organisation des missions à l’extérieur et a l’intérieur du pays en relation avec le Coordonnateur national.

Impact des Résultats:

L’assistante administrative contribue aux résultats principaux du projet par des appuis opérationnels et logistiques.

Competencies

Valeurs intrinsèques :
  • Démontrer son intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes morales de l’ONU,
  • Démontrer sa capacité d’exercer dans un environnement multiculturel respectueux du genre et de la diversité,
  • Démontrer de la rigueur dans le travail, une grande flexibilité, une aptitude au travail en équipe et un esprit d’initiative.

Compétences fonctionnelles :
Gestion de la connaissance
  • Avoir de l’initiative et de volonté d'apprendre de nouvelles compétences et se tenir au courant des nouveaux développements dans son domaine d’expertise,
  • Aptitude à contribuer aux processus d’innovation en matière de gestion financière et administrative au sein du Bureau Pays du PNUD.
Aptitudes opérationnelles
  • Capacité à examiner des données diverses, d'identifier et de régler des divergences, d'identifier et de résoudre les problèmes opérationnels,
  • Aptitude à effectuer des travaux de nature confidentielle et traiter un volume important de travail,
  • Capacité à travailler de façon indépendante et à prendre des initiatives,
  • Capacité à planifier et à organiser les tâches,
  • Bonne connaissance des méthodes et procédures en matière de formulation, suivi-évaluation et de gestion financière de projets,
  • Solides compétences en informatique,
  • Aisance dans la communication écrite et orale ;
  • Aptitude à établir de bonnes relations avec les partenaires et à produire des réponses rapides et adéquates,
  • Contribuer à accroitre la visibilité des activités de la facilite régionale de stabilisation et de la stratégie régionale.

 

Required Skills and Experience

Education:
  • Niveau de fin d’études secondaires avec certification en Gestion, Finance ou domaine équivalent ; diplôme Bac+3 préférable.
Expérience:
  • Expérience d’au moins cinq (5) années dans un poste similaire,
  • Bonne maîtrise des outils et techniques de gestion et de comptabilité,
  • Bonnes connaissances des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint et Internet,
  • Capacité prouvée de travail sous pression dans un contexte difficile et avec un minimum de supervision,
Langue(s)
  • Parfaite maîtrise du Français oral et écrit.
  • Bonne connaissance de l’anglais.
Autres:
  • Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

 

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

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Workforce diversity

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