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Assistant Administratif et Financier Projet  PBF  (réservé uniquement aux ressortissants Mauritaniens)

Nouakchott (Mauritania)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Nouakchott (Mauritania)
  • Grade: SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement - Consultancy
  • Occupational Groups:
    • Project and Programme Management
    • Administrative support
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2020-08-09

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Background

La République Islamique de Mauritanie a connu une alternance démocratique en 2019 après plusieurs années d’instabilité politiques. La complexité de la structure sociale, les risques de tensions communautaires les tensions liées aux risques de terrorismes dans la région du Sahel, constituent des défis importants pour la cohésion nationale et la paix dans le pays. 
 
La vulnérabilité du pays face aux chocs générés par d’éventuelles crises internes ou les conflits violents qui sévissent au Sahel, est renforcée par la pauvreté et aux inégalités. Bien que classée parmi les pays à revenu intermédiaire par son PIB et dotée de ressources minières et halieutiques importantes, la redistribution des richesses de la Mauritanie n’a toujours pas permis de contenir toute la demande sociale ou résorber le chômage. Les défis de la jeunesse - les moins de 30 ans représentent près de 60% de la population selon le RGPH 2013, et le manque d’opportunités économiques durables pour la majorité d’entre eux, constituent un facteur d’instabilité dans une sous-régional marquée par la montée du terrorisme et de l’extrémisme violent. 
 
Pendant le processus d’éligibilité au PBF, les principaux facteurs de risques et de vulnérabilité identifiés lors du processus d’éligibilité sont à la fois de type exogène et endogène. Il s’agit des inégalités sociales y compris de genre, du chômage des jeunes, de difficultés d’accès à certains services publics essentiels dont l’état civil ; du changement climatique, et de la montée de la radicalisation et de l’extrémisme violent dans la sous-région. Ces différents facteurs de fragilités portent ainsi les germes de l’instabilité sociopolitique et institutionnelle, mais également de l’insécurité relative aux risques de conflits violents. Les inégalités horizontales traduisant un sentiment d’exclusion chez certains membres des communautés ce qui crée la méfiance communautaire résultant de la complexité de la structure sociale et les rapports historiques entre certains groupes ethniques. Les aléas liés au changement climatique avec son corolaire de pression sur les ressources naturelles, la forte variabilité climatique et la poussée de la désertification qui impacteraient significativement les moyens d’existence des populations. La radicalisation et l’extrémisme violent favorisés par la présence de plus en plus importante de groupes terroristes dans le Sahel. 
Ainsi, les cinq priorités thématiques ci-après ont été retenues. Il s’agit de (i) la cohésion sociale et les inégalités ; (ii) la sécurité et la stabilité des zones transfrontalières ; (iii) le partage des ressources naturelles dans un contexte de changement climatique ; (iv) la jeunesse, dans une perspective de prévention de l’extrémisme violent et de soutien aux acteurs pour la paix ; et (v) l’état civil comme vecteur d’accès aux services publics essentiels et d’inclusion sociale. 
La pandémie du COVID19 risque d’avoir des conséquences socio-économiques et politiques importantes avec de graves conséquences potentielles pour la cohésion sociale et la paix si la pandémie n’est pas maitrisée à temps. Les stéréotypes, les clivages communautaires et les inégalités pourraient s’accentuer si, par exemple, les aides distribuées ne touchent l’ensemble des personnes vulnérables. La fermeture des frontières va à moyen terme générer des spéculations autour des prix, notamment l’approvisionnement en produits de première nécessité.  
 
Plusieurs pays du Sahel connaissant des vulnérabilités similaires à celles de la Mauritanie ont déjà bénéficié de l’accompagnement du PBF. Bien que le pays soit ainsi confronté à plusieurs défis externes et internes à même de compromettre sa stabilité, la Mauritanie vient être pour sa première fois déclarée éligible au PBF en 2020. Toutefois, le pays bénéficie d’un projet pilot financé sous le guichet « IRF » du PBF depuis octobre 2018. Le projet de $3 millions est mise en œuvre par quatre agences (PNUD, FAO, HCDH et UNICEF) et vise le renforcement des capacités locales pour la prévention des conflits dans la Moughataa de Bassikounou (Sud-Est du pays) où l’arrivée massive de refugiées et de leur bétail dans cette zone frontalière en 2012, a accentuée les tensions entre communautés hôtes et refugiés maliens. Ce qui demeure être un véritable défi pour la coexistence pacifique. 
 
La Mauritanie a été déclarée éligible au Fonds pour la Consolidation de la Paix en 2019, dans ce cadre, un projet d’appui à la mise en place d’un Secrétariat va accompagner la mise en place du Comité de Pilotage. Le Secrétariat PBF va (i) appuyer et organiser le travail du Comité de Pilotage du PBF ; (ii) coordonner et donner des orientations techniques pour le travail des Agences onusiennes récipiendaires du PBF (RUNOs) et des entités non-UN (NUNOs) dans le cycle programmatique (Conception, Suivi /Evaluation) tout en assurant la collaboration entre les agences récipiendaires et les synergies du portefeuille du PBF ainsi que la visibilité des programmes. 
 
Le Secrétariat a donc un rôle stratégique au sein du SNU, vu qu’il donne l’impulsion à des discussions inclusives au tour de la prévention des conflits et consolidation dans le pays. Par conséquent, le Secrétariat PBF remplira aussi, (le cas échéant) le rôle de point focal pour les activités de la Commission de Consolidation de la Paix. 
 
Dans ce contexte le, PNUD qui assure la gestion du Secrétariat du PBF procède au recrutement d’un Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) du Projet Fonds pour la Consolidation de la Paix.
 

Duties and Responsibilities

Sous la supervision du Coordonnateur du Secrétariat PBF, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) a pour mission d’assurer la gestion des opérations administratives et financières du projet.
Résumé des fonctions principales :
 
1. Gestion financière :
  • Assister dans l’élaboration du budget, du plan de travail annuel et des budgets des activités du projet ;
  • Enregistrer et assurer le suivi des transactions financières dans Atlas, en collaboration avec le PNUD, préparer les réquisitions et demandes de paiement ;
  • Se charger des transactions financières relatives à la gestion du projet ;
  • Assister l’équipe du projet en Mauritanie et au niveau régional dans l’élaboration du budget lié au plan de travail annuel et à la mise en œuvre des activités du projet ;
  • Entreprendre les révisions budgétaires, vérifier la disponibilité des fonds, s'assurer que les approbations nécessaires sont obtenues et saisies dans le système budgétaire informatisé ; 
  • Préparer et suivre les dossiers d’engagement des dépenses et de paiement ;
  • Elaborer les requêtes de paiement, honoraires et per diem des consultants et des experts, règlement des factures des fournisseurs et autre ;
  • Elaborer les plans annuels d’achat et en faire le suivi ; 
  • Suivre les dossiers d’acquisition des biens et des services ;
  • Contribuer à l’élaboration des rapports de planification budgétaire et les rapports financiers annuels du projet ;
  • Maintenir et classer les fichiers et dossiers relatifs aux documents administratifs et comptables du projet de manière confidentielle ;
  • Assurer l´archivage des documents administratifs et comptables du projet ;
  • Remplir toute autre tâche demandée par le supérieur hiérarchique

 2. Gestion administrative:

  • Préparer et rédiger les correspondances relatives aux affaires courantes et assurer leur transmission à leurs destinataires ;
  • Rédiger des correspondances au nom du projet et de s’assurer qu’elles aient été dûment approuvées et signées par le superviseur immédiat avant leur expédition auprès des partenaires ;
  • Rédiger les rapports des réunions de coordination et de l’équipe organisées hebdomadairement et mensuellement au sein du projet et se rassurer que les comptes rendus soient envoyés à tous les participants;
  • Assurer l’archivage et le classement des dossiers et des documents de travail, y compris électroniques ;
  • Enregistrer, numériser, archiver les documents reçus et expédiés, la correspondance de routine, les mémorandums et les rapports et tout document du projet (narratif et financier) conformément aux procédures opérationnelles normalisées du PNUD sur support papier et électronique (Share Drive) pour faciliter l’accès, leur référence et la confidentialité ; En étroite collaboration avec les collègues, mettre à jour les listes de contacts des partenaires du G5S tels que ONG Nationales et Internationales,  organismes de la société civile, Agences des Nations Unies, ambassades, bailleurs entre autres ;
  • Appuyer les collègues de l’équipe du projet dans les aspects administratifs liés à la mise en œuvre du projet (réunions de coordination, ateliers, visites conjointes, formations et/ou retraites entre autres) ; Cela peut comprendre les réservations de voyages et d’hôtels, salles de conférence et réunion, préparation d’autorisations de voyage et autorisations de sécurité.
 
  3. Gestion logistique:
 
  • Gérer le système de contrôle des stocks de fournitures, consommables et biens du projet ;
  • S’assurer que tout le matériel, les outils et fournitures à utiliser soient fournis pour le bon déroulement du bureau ;
  • Assurer la bonne gestion et la maintenance de tout le matériel mis à la disposition du staff du Secrétariat PBF ;
  • Faire rapport à l’Administrateur Junior pour toute réparation informatique et technique dont l’unité a besoin ;
  • S’assurer que tous les besoins exprimés de l’unité soient transmis au Coordonnateur du projet ou son Adjoint et suivis à la Logistique ou aux autres services indiqués et réalisés dans les plus brefs délais ;
  • Assurer l’approvisionnement en fournitures et autres équipements de l’unité ou du staff ayant exprimés le besoin en s’assurant que toutes les livraisons sont bien effectuées dans les meilleurs délais ;
  • Être le point focal pour différentes demandes du projet : Réceptionner, centraliser et compiler les demandes d’approvisionnement (réquisitions) émanant de l’Unité avant de les transmettre à la logistique pour traitement/ exécution ;
  • Assister dans le suivi du plan d’acquisition des équipements et tenue de l’inventaire ;
  • Suivre l’utilisation des véhicules et dotation en carburant ;
  • Assister dans l’organisation des ateliers et de toutes les réunions initiées par le projet ;
  • Assister dans la préparation des missions officielles à l´intérieur et à l´extérieur du pays ;
  • S’assurer que les missions internes et externes soient bien organisées et assistées en collaboration avec les collègues des Finances, voyages et d’autres assistants administratifs du terrain (réservation d’hôtel, ticket, réunions sur terrain et déplacement sur terrain par véhicule) 
 4. Gestion administrative du Personnel : 
  • Gestion des rapports mensuels de congés du personnel du Secrétariat PBF
  • Préparer et s’assurer du processus administratif de tous les documents requis pour les congés et missions de l’équipe, les analystes en suivi-évaluations sur terrain et les missions des visiteurs en mission suivant les règlements et procédures des Nations Unies ;
  • Fournir des conseils et une assistance à l’équipe pour des questions relatives à l’administration ;
  • Servir de point focal dans le système pour les tâches en matière d’Administration et Ressources Humaines ;•Pouvoir lire et comprendre des documents et instructions en anglais et aider les partenaires à comprendre des documents et instructions rédigés en anglais ;
  • Remplir toute autre tâche demandée par le superviseur immédiat.
 

Competencies

Valeurs fondamentales :
  • Démontrer son intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes éthiques de l’ONU ;
  • Favoriser la vision, la mission, et les buts stratégiques du PBF ;
  • Démontrer sa capacité d’exercer ses fonctions dans un environnement multiculturel respectueux du genre et de la diversité ; 
  • Démontrer une rigueur dans le travail, une grande flexibilité, une aptitude au travail en équipe et un esprit d’initiative.
Compétences fonctionnelles :
 
Gestion de la connaissance
  • Volonté de se former et de renforcer ses capacités et à assurer son développement personnel dans un ou plusieurs domaines de pratique ;
  • Aptitude à contribuer aux processus d’innovation en matière de management et de gestion de la connaissance . 
Aptitudes opérationnelles:
  • Capacité à examiner des données diverses, d'identifier et de régler des divergences, d'identifier et de résoudre les problèmes opérationnels ;
  • Aptitude à effectuer des travaux de nature confidentielle et traiter un volume important de travail ;
  • Capacité à travailler de façon indépendante et à prendre des initiatives ;
  • Capacité à planifier et à organiser les tâches ;
  • Bonne connaissance des méthodes et procédures en matière de formulation, suivi, évaluation et de gestion financière de projets ;
  • Solides compétences en informatique (Word, Excel, Powerpoint et Internet);
  • Aisance dans la communication écrite et orale ;
  • Aptitude à établir des bonnes relations avec les partenaires et à produire des réponses rapides et adéquates.
Compétences générales:
  • Faire preuve d’engagement à la mission, à la vision et aux valeurs du PNUD
  • Faire montre d’un esprit de tolérance et adaptation en matière de culture, sexe, religion, race, nationalité et âge.
 
Compétences spécifiques à la fonction :
 
   Gestion des connaissances et éducation:
  • Partager les connaissances et l’expérience
  • Encourager le personnel du bureau à partager les connaissances et à contribuer aux domaines de pratique du PNUD
  • Travail actif aux fins d’un apprentissage et un développement personnel continu dans un ou plusieurs domaines de pratique, action sur les plans d’apprentissage et application des compétences nouvellement acquises
  • Pédagogie et désir de s’inscrire dans un cadre de transfert de compétences
Développement et efficacité opérationnelle:
  • Capacité à gérer et exécuter les transactions et processus financiers
  • Capacité à extraire, interpréter et analyser les données, et résoudre les problèmes
  • Capacité à superviser et former le personnel d'appui
  • Capacité à exécuter des tâches à caractère confidentiel et gérer un gros volume de travail   
  • Bonnes connaissances des règles et règlements financiers et comptables
  • Bonne compréhension des mandats et des impératifs d’exécution du projet PBF ;
  • Solides capacités d’expression écrite et orale et réelles aptitudes à formuler de façon claire et concise ses idées ;
  • Aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués 
  • Maîtrise du Guide de gestion des résultats et de la boîte à outils
  • Excellentes connaissances en informatique, notamment Atlas
  • Capacité à contribuer à la réorganisation des procédures de travail et à la mise en œuvre du nouveau système.
   Gestion et leadership:
  • Soucieux(se) du résultat pour le client
  • Aborder son travail avec dynamisme et une attitude positive et constructive
  • Être calme, savoir se maîtriser et être de bonne humeur même lorsqu’il/elle subit la pression
  • Aptitude à travailler sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d’initiative, de dynamisme et de pro activité ;
  • Faire preuve d’ouverture au changement
  • Répondre positivement au retour d’information et aux points de vue différents
 

 

Required Skills and Experience

Education:
  • Être titulaire d’un Brevet de Technicien Supérieur (BTS) ou d’un diplôme équivalent en comptabilité, gestion ou secrétariat de direction 
  • Un diplôme universitaire en finance, comptabilité ou administration des affaires serait un avantage
Expérience:
  • Avoir une expérience pertinente d’au moins trois ans dans la gestion administrative et financière des projets ;
  • La connaissance des procédures administratives du PNUD est un atout.
  • Capacité de travailler en anglais est un atout
  • Avoir une certification reconnue en comptabilité serait un atout considérable.
  • Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels de Bureau (MS Word, Excel, Powerpoint, etc.). Recherche sur Internet et utilisation de messagerie électronique. Expérience dans la manipulation des systèmes de gestion informatisée
Langues:
  • La maitrise du français est exigée.
  • La connaissance de l’anglais et arabe sont désirables.
  • Connaissance des autres langues locales serait un atout supplémentaire
 

Disclaimer

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