Secretario/a superior (Administración) 1

El puesto está adscrito a la Unidad de Servicios de Gobernanza y Gestión de Proyectos (PGMS) del Departamento de Gestión de la Información y de las Tecnologías (INFOTEC). Dicho departamento proporciona infraestructuras, tecnologías, aplicaciones y servicios informáticos modernos, seguros y fiables, que permiten a la OIT utilizar eficazmente la tecnología para cumplir su misión. 
 
PGMS ofrece un amplio abanico de servicios de apoyo, por ejemplo, una función centralizada de coordinación de los proyectos para analizar de forma sistemática la justificación económica y operativa de cada iniciativa de proyecto, evaluando las ventajas, los riesgos, los costos, los beneficios y el costo total de la gestión directa; la prestación de apoyo en la gestión de proyectos informáticos que tengan repercusiones en todo un departamento o a nivel general; las funciones de la Unidad de Apoyo a la Gestión (MSU), como la planificación de los recursos del departamento y la preparación del presupuesto en función de los mismos, la ejecución y el seguimiento de todas las actividades operativas que tienen repercusiones financieras y programáticas y la presentación de informes sobre dichas actividades; la compra, facturación y conciliación centralizadas de equipos y programas informáticos y contratos de mantenimiento en toda la Oficina, y la administración de las previsiones y el gasto de los costos fijos recurrentes.
 
El/la titular del puesto prestará al departamento una gama completa de servicios de secretaría y de apoyo administrativo especializados. 
 
El/la titular del puesto dependerá de la Especialista principal en gestión de proyectos de PGMS.

1. Iniciar acciones personales, solicitudes de compra, órdenes de compra de bienes y servicios, contratos de colaboración externa y autorizaciones de viaje y tramitar los recibos de conformidad con las normas y procedimientos utilizando el Sistema Integrado de Información sobre Recursos (IRIS) y hacer un seguimiento con los servicios administrativos pertinentes para su tramitación.
2. Desempeñar funciones de "empleado de licencias" para el departamento, incluida la administración de las vacaciones en el país de origen y otros asuntos relacionados con los recursos humanos.
3. Recopilar la información sobre los proveedores y establecer un enlace con FINANZAS para su ingreso. 4. Introducir los registros de los proveedores de los colaboradores externos en IRIS.
4. Administrar las consultas telefónicas y de buzón de la secretaría de INFOTEC, transmitir la información necesaria y las transmisiones a la dirección y al personal para la adopción de medidas y el seguimiento.
5.  Actuar como centro de coordinación para la administración de la plataforma de intercambio de conocimientos y el sistema de gestión de registros electrónicos de INFOTEC, en los instrumentos actuales y después de la transición a las nuevas tecnologías.
6.  Actuar como centro de coordinación de las pasantías para el departamento, incluido el procesamiento de la documentación y las medidas conexas en el IRIS y el enlace con el Departamento de Recursos Humanos.
7.  Aportar información a los procedimientos administrativos normalizados de trabajo (PNT) de INFOTEC.
8. Hacer arreglos logísticos y organizar el acceso a la tecnología de la información para el personal, los colaboradores externos, los consultores y los pasantes en colaboración con el Servicio de Asistencia Técnica. 9. Supervisar y gestionar la asignación de espacio de oficinas. 9. Gestionar los suministros de papelería.
9. Prestar apoyo administrativo a los profesionales y al personal de servicios generales del departamento cuando sea necesario, de conformidad con los procedimientos operativos estándar. 10. Intensificar las cuestiones según sea necesario.
10. Organizar los pedidos de compra centralizada de equipo informático entre los departamentos y el proveedor de la OIT, incluyendo la recepción de pedidos y el contacto con proveedores externos.
11. Desempeñar otras tareas pertinentes que se le asignen.

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

1. Analizar, registrar, asignar o controlar la distribución del correo, la correspondencia (a menudo confidencial) y los documentos destinados al personal de la unidad de trabajo. Recomendar plazos de entrega y fechas de seguimiento, y coordinar las respuestas. Seguir la evolución de las tareas en curso que entrañen la preparación de correspondencia y de informes.  
2. Redactar correspondencia administrativa en dos idiomas. Revisar y corregir el formato, la ortografía y la gramática de la correspondencia, los informes y los documentos preparados por otros miembros del personal, en particular los que requieran la firma de la supervisora. Efectuar traducciones oficiosas de la correspondencia a otro idioma.  
3. Crear y mantener los sistemas de archivo y referencia, manuales o automatizados, de la unidad de trabajo. Crear archivos de referencia sobre temas concretos en consulta con el personal de la categoría de servicios orgánicos, determinar la naturaleza de las necesidades de la supervisora y recopilar material de referencia adecuado.  
4. Brindar apoyo administrativo para las reuniones y conferencias que se celebren en Ginebra o en otros lugares.  Asistir a reuniones, tomar apuntes y redactar actas, según se requiera. Llevar la planificación de los viajes de los miembros de la unidad de trabajo, efectuar los trámites relativos a los viajes, hacer un seguimiento de los viajes programados y concluidos, y efectuar las actualizaciones correspondientes para verificar la utilización de los fondos. Proporcionar orientaciones sobre los procedimientos a otros miembros del personal de los servicios generales. Llevar un control de los movimientos de personal, las licencias y los derechos a prestaciones. Establecer prioridades de trabajo y asegurar la distribución equitativa de la carga de trabajo de los otros miembros del personal de los servicios generales.  
5. Establecer un orden de prioridad de las solicitudes de reunión con la supervisora, en función de la naturaleza y la urgencia de las mismas, concertar compromisos provisionales, confirmar horarios convenientes para ambas partes y reorganizar horarios modificados a causa de imprevistos. Hallar medios alternativos para encauzar la gestión de las consultas externas dentro de la propia unidad o hacia otras unidades de trabajo.  
6. Encargarse del tratamiento de texto de declaraciones, informes y estudios, lo que también incluye cuadros estadísticos, etc., a partir de manuscritos y de otras fuentes, utilizando para ello diversos programas informáticos. Efectuar búsquedas en bases de datos con el objetivo de averiguar el estado y la evolución de los casos que revistan especial interés para la supervisora, y solicitar informes y estadísticas normalizados y actualizados en materia de gestión. También podrá encargársele la actualización de páginas web.

Estudios secundarios o escuela comercial.

Cinco o seis años de experiencia como secretaria, de los cuales al menos tres años en la Organización.

Excelentes conocimientos de inglés y de francés, incluida la capacidad para redactar correspondencia administrativa en ambos idiomas.

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Competencias técnicas

Capacidad para utilizar programas informáticos de tratamiento de textos y de correo electrónico. Conocimiento de las reglas de la Organización para la preparación de documentos y la utilización de sistemas de archivo. Capacidad para efectuar búsquedas en Internet.  Capacidad para utilizar otros paquetes de programas informáticos en función de las necesidades de la unidad de trabajo. Puede exigirse el conocimiento de los programas informáticos necesarios para actualizar sitios web. Conocimiento de los procedimientos para crear y actualizar sistemas de archivo. Conocimiento de los procedimientos y experiencia práctica en la preparación de transacciones administrativas en el sistema de planificación de los recursos institucionales basado en Oracle. Capacidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la Oficina para completar tareas. Capacidad para evaluar la correspondencia y las consultas recibidas a fin de determinar la manera más adecuada de proceder. Capacidad para buscar y extraer información en bases de datos y compilar informes. Conocimiento de los procedimientos relativos a las misiones y a otros viajes oficiales.  Conocimiento de las reglas y los procedimientos relativos a las licencias. Capacidad para responder a solicitudes de delegados u otros visitantes. Capacidad para seleccionar el material de referencia que otros miembros del personal necesitarán para determinar las prioridades y la urgencia de las solicitudes y para mantener la confidencialidad. Discreción a la hora de tratar asuntos confidenciales. Puede exigirse capacidad de supervisión. Flexibilidad.

Competencias personales
Sólidas aptitudes interpersonales y para trabajar en equipo. Excelentes dotes de orientación al cliente, fiabilidad y capacidad de llevar a cabo el seguimiento de las tareas hasta la finalización de las mismas. Capacidad para responder de manera adecuada a las consultas que se efectúen por teléfono o en persona. Iniciativa propia y motivación con predisposición a aprender nuevos procesos y herramientas. Capacidad para organizar su propio trabajo. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.