Secrétaire principal-e (administration) 1

Le poste est à pourvoir à l’Unité des services de gouvernance et de gestion des projets (PGMS) du Département de la gestion de l'information et des technologies (INFOTEC). Ce département fournit une infrastructure, des technologies, des applications et des services informatiques modernes, sécurisés et fiables pour permettre à l'OIT d’utiliser efficacement les technologies dans le cadre de son mandat.
 

L'unité PGMS fournit une large gamme de services d’appui: elle assure une fonction de coordination centralisée des projets pour évaluer systématiquement le bien-fondé des initiatives de projet, en en examinant les points forts, les risques, les coûts, les avantages et le coût total de propriété; elle offre une capacité de gestion pour divers projets informatiques ayant une incidence à l’échelle du département ou à un niveau plus global; elle exerce des fonctions de l’Unité d'appui à la gestion (MSU), notamment la planification et la budgétisation des ressources du département, l’exécution de toutes les activités opérationnelles ayant une incidence sur le plan des finances et des programmes, leur suivi et l’établissement de rapports les concernant; elle effectue les opérations centralisées d’achat, de facturation et de rapprochement comptable concernant le matériel informatique, les logiciels, et les contrats d’entretien à l’échelle du Bureau, et gère les prévisions et les dépenses liées aux frais fixes récurrents.

Le/la titulaire de ce poste fournit un large éventail de services de soutien administratif et de secrétariat de haut niveau au département.
Il/elle relèvera de la spécialiste principale de la gestion de projets de l’unité PGMS.
 

1. Engager des actions de personnel, des demandes d'achat, des commandes de biens et services, des contrats de collaboration externe et des autorisations de voyage et traiter les reçus conformément aux règles et procédures en utilisant le système intégré d'information sur les ressources (IRIS) et assurer le suivi avec les services administratifs concernés pour leur traitement.
   2. Effectuer des tâches de "commis aux congés" pour le département, y compris l'administration des congés dans les foyers et d'autres questions liées aux ressources humaines.
   3. Collecter les informations sur les fournisseurs et assurer la liaison avec les FINANCES pour leur saisie. Saisir dans IRIS les dossiers des fournisseurs des collaborateurs externes.
   4. Administrer les demandes de renseignements par téléphone et par courrier électronique du secrétariat INFOTEC, relayer les informations et les diffusions nécessaires à la direction et au personnel pour action et suivi.
   5. Servir de point focal pour l'administration de la plate-forme de partage des connaissances et du système de gestion électronique des documents d'INFOTEC, dans les outils actuels et après la transition vers les nouvelles technologies.
   6. Agir en tant que point focal pour les stages du département, y compris le traitement de la documentation et des actions connexes dans IRIS et la liaison avec le DRH.
   7. Contribuer aux procédures administratives normalisées (PON) pour INFOTEC.
   8. Prendre les dispositions logistiques et organiser l'accès aux TI pour le personnel, les collaborateurs externes, les consultants et les stagiaires en collaboration avec le Service Desk. Contrôler et gérer l'attribution des espaces de bureau. Gérer les fournitures de papeterie.
   9. Fournir un soutien administratif aux professionnels et au personnel des services généraux au sein du service, si nécessaire, conformément aux PSO. Intensifier les problèmes, le cas échéant.
   10. Organiser les commandes pour l'achat centralisé de matériel informatique entre les départements et le fournisseur de l'OIT, y compris la réception des commandes et le contact avec les fournisseurs externes.
   11. Effectuer les autres tâches pertinentes qui lui sont assignées.

   Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

1. Analyser, consigner, attribuer et surveiller la distribution du courrier, de la correspondance (souvent confidentiels) et des documents au personnel de l’unité. Recommander des dates butoir et de suivi et coordonner les réponses. Suivre l’état d’avancement du travail impliquant la préparation de la correspondance et des rapports.
2. Rédiger en deux langues la correspondance administrative. Réviser et corriger la correspondance, les rapports et les documents élaborés par des tiers afin d’en vérifier la mise en page, l’orthographe et la syntaxe, en particulier s'agissant des documents soumis au supérieur hiérarchique pour signature. Assurer la traduction informelle de la correspondance dans une langue.
3. Mettre au point et tenir à jour les systèmes de classement et de référence manuels ou automatisés de l’unité. Préparer, en collaboration avec le personnel des services organiques, des dossiers généraux sur des sujets désignés, déterminer la nature des besoins du supérieur hiérarchique et compiler le matériel de référence requis.
4. Fournir un appui administratif lors des réunions et des conférences organisées à Genève ou en d'autres lieux. Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus selon les besoins. Tenir à jour le programme de voyages de l’unité de travail, prendre les dispositions de voyage nécessaires, assurer le suivi des voyages prévus et réalisés et actualiser les données connexes pour suivre l’utilisation des fonds. Orienter et conseiller les membres du personnel des services généraux sur les procédures. Suivre les mouvements de personnel, les congés et les indemnités. Fixer les priorités de travail et veiller au partage équitable de la charge de travail des autres membres du personnel des services généraux.
5. Examiner les demandes de rendez-vous avec le supérieur hiérarchique, en tenant compte de leur nature et de leur caractère d’urgence, fixer des rendez-vous sous réserve de confirmation, confirmer des dates acceptables pour les deux parties et réorganiser les calendriers en cas d'imprévus. Déterminer d’autres moyens, pour l’unité de travail ou d’autres unités, d’orienter et de traiter les requêtes extérieures.
6. Transcrire des déclarations, des rapports et des études, y compris des tableaux statistiques, etc. à partir de manuscrits et d’autres sources en utilisant divers logiciels de traitement de textes. Effectuer des recherches dans des bases de données afin de déterminer l’état d’avancement des cas particulièrement intéressants pour le supérieur hiérarchique et de demander des rapports et des statistiques de gestion standard actualisés. Mettre à jour des sites web si la demande lui en est faite.
    

Avoir achevé ses études secondaires ou une école commerciale.
 

Cinq à six ans d'expérience en secrétariat, dont au moins trois ans au sein de l'Organisation.

Parfaite connaissance de l'anglais et du français et aptitude à rédiger la correspondance administrative dans ces langues.

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Compétences techniques

Maîtrise des logiciels de traitement de texte et de messagerie électronique. Bonne connaissance des règles internes de préparation de documents et des systèmes de classement. Savoir effectuer des recherches sur Internet. Pouvoir utiliser d’autres progiciels en fonction des besoins de l’unité. La connaissance d’autres logiciels peut être nécessaire pour l'actualisation de pages Web. Connaissance des procédures à suivre pour mettre au point et tenir à jour les systèmes de classement. Connaissance des procédures et expertise pratique dans la préparation des transactions administratives dans un progiciel de gestion intégrée Oracle. Savoir faire appel aux services d’autres unités internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches. Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignements afin de décider de la meilleure manière d'y donner suite. Savoir effectuer des recherches dans des bases de données, en extraire des informations et compiler des rapports. Connaissance des procédures régissant les missions et autres voyages officiels. Connaissance des règles et procédures régissant les congés. Aptitude à répondre aux questions des délégués et d’autres visiteurs. Savoir réunir les documents généraux et de référence dont peuvent avoir besoin d'autres personnes, examiner les requêtes afin d’en déterminer l’urgence et les priorités, et respecter la confidentialité des données. Savoir faire preuve de discrétion lors du traitement de questions confidentielles. Des facultés d’encadrement peuvent être nécessaires. Souplesse et adaptabilité. 

Compétences comportementales

Esprit d'équipe développé et grandes qualités relationnelles. Attention aux besoins des utilisateurs, fiabilité et aptitude à suivre l’exécution des projets jusqu'à leur terme. Aptitude à répondre, de façon appropriée, aux questions posées par téléphone ou directement. Capacité à prendre des initiatives et volonté d’apprendre de nouveaux processus et outils. Aptitude à organiser son propre travail. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.