Assistant (e) aux Achats

Le PAM recherche des candidats  intègres et  professionnelles partageant nos principes humanitaires.
La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes.

Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées

Titre du Poste          : Assistant (e) aux Achats

Type de Contrat      : SC

Lieu d’affection      :Port-au-Prince

Niveau du Poste      : SC5

Durée                       :  6 mois 

Unité                        : Procurement

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A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE OPERATIONNELS

Ces postes sont opérationnels au bureau du Siège (HQ, Rome), au bureau régional (RB, Panama), et dans le bureau de pays (CO Haïti).

Les titulaires à ces postes ont l’entière responsabilité pour respecter la totalité des procédures d’achats et mettre en œuvre toutes les activités effectuées en application des règles et pratiques standards en vigueur au PAM. Les titulaires à ces postes ont toutes les compétences nécessaires pour faire les recommandations nécessaires et mettre en place les actions à entreprendre. Ils sont en mesure d’allouer les tâches à accomplir et apporter le support technique nécessaire à l’accomplissement de ces tâches auprès d’autres membres du personnel placés sous leur supervision et leur responsabilité.

Responsabilités principales du poste :

• Supporter les programmes d’approvisionnements et activités opérationnelles (par exemple l’émission, l’évaluation et la négociation des offres / contrats attribués), suivre les processus standard et contribuer à l'approvisionnement des produits ou services alimentaires et non-alimentaires.
• Contribuer à l'analyse des données afin de fournir des recommandations pour l'amélioration des processus.
• Collecter les données et contribuer à la préparation de rapports précis et en temps opportun des activités d'approvisionnement, contribuer à une vision plus large du PAM permettant la prise des décisions et la cohérence des informations présentées aux intervenants informés, conduisant à l'optimisation des performances.
• Soutenir la vérification des activités d'approvisionnement en recueillant les informations nécessaires, pouvant répondre à des recommandations appropriées pour assurer la conformité des règles établis.
• Travailler en étroite collaboration avec ses homologues internes pour aligner les activités d'approvisionnement avec des programmes plus larges et assurer une approche cohérente pour répondre aux besoins des aides alimentaires.
• Réactualiser les dossiers des archives pour les opérations d’achats (durée de validité : 5 ans) en répertoriant tous les POs (purchase orders) effectués durant l’année en cours et en remettant en ordre les archives des 4 précédentes années (pour respecter les règles du PAM en matière de conservation des archives des opérations du PAM.
• Assurer la mise à jour permanente du système de suivi et de contrôle des opérations d’achats par l’intégration des données nécessaires au suivi des opérations d’achats (tracking system)
• Effectuer toutes les tâches incombant aux fonctions de Procurement Assistant pour effectuer les opérations d’achats en utilisant les modules de Procurement de WINGS pour effectuer ces opérations d’achats (achats de denrées alimentaires, achats de denrées non-alimentaires, biens & services)
• Initier la mise en place des LTAs (long term agreements) afin de permettre la mise en place des opérations d’achats (biens et services) sur une période de longue durée, et éviter de recourir aux procédures de waiver ad-hoc
• Participer à toutes les activités de formation et communication permettant de renforcer les capacités de fonctionnement de la chaine d’approvisionnements (Supply chain), en Assurant le fonctionnement adéquate des activités permettant d’assurer les opérations d’achats
• Suivre les pratiques standards dans la préparation des urgences pour aider le PAM à répondre rapidement à la distribution des nourritures et les ressources nécessaires dans les zones touchées au début même de la crise.
• Avoir la capacité nécessaire pour répondre aux urgences, et aux besoins urgents des aides alimentaires.
• Procéder à une évaluation régulière des fournisseurs potentiels sur la base des exigences du bureau de pays du PAM.
• Maintenir une base de données des fournisseurs (liste restreinte) pour les produits non-alimentaire, nourriture et des services.
• Réaliser une évaluation ponctuelle des fournisseurs et mettre à jour la base de données.
• Préparer un plan d’approvisionnement de base pour les bureaux de pays avec des données provenant des différentes unités.

• Effectuer d'autres tâches connexes, selon les besoins

Qualifications Requises :

Education :

• Avoir un diplôme de fin d’études secondaires, suivi d’une formation technique, ou expérience équivalente dans le domaine

Expérience :

• Avoir au moins 3 ans d'experience  comme assistant(e) aux achats dans une organisation / entreprise de plus de 30 employés 

Autres Aptitudes :

• Capacité éprouvée de rédaction de rapport en français (de manière précise et concise)
• Capacité à travailler sous pression
• Sens de l’autonomie, d’initiative et d’intégrité
• Aptitude pour le travail d’équipe, particulièrement dans un environnement multiculturel
• Flexibilité et acceptation de tâches hors des responsabilités usuelles
• Connaissance de l’environnement Microsoft
• expérience avec une ONG ou autre organisation internationale ou programme alimentaire
• Connaissance des règlements du PAM en la matière

Connaissance Informatique :

• Maîtrise des logiciels de base de Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word) et de la navigation sur Internet. 

Langue :

• Avoir une bonne connaissance écrite et parlée du créole et du français
• Avoir une bonne connaissance de l'anglais

 NB:Les coordonnées des personnes / institution citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique, et numéro de téléphone valide.

Date limite de soumission de candidature :  18 septembre 2020