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Asistente Superior de Adquisiciones

Ciudad Guayana (Venezuela)

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Ciudad Guayana (Venezuela)
  • Grade: LICA-5, Local Individual Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Banking and Finance
    • Procurement
    • Administrative support
    • Malaria, Tuberculosis and other infectious diseases
  • Closing Date: 2020-09-27

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Background Information - Job-specific

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General).Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a:

i) Infraestructura Sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte,educación y salud, entre otras áreas. ii) Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas y los Gobiernos. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente,transparente y sostenible. iii) Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares. 

El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y económica, la cual contribuye a los progresos de equidad y bien común de los países en los que opera,promoviendo así el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas más necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 países de América Latina y el Caribe.Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administración pública de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales.  

Por su parte, el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS) presenta una brecha considerable de infraestructura y equipamiento hospitalario. Frente a esta situación, la Junta Directiva del IGSS ha priorizado la construcción de hospitales, a través de un ambicioso plan de infraestructura a nivel nacional, ejecutado en dos fases. La primera fase del Plan Maestro para la Modernización y Ampliación de la Red Hospitalaria y servicios del IGSS se desarrolló durante los años 2007-2018 y contó con la asistencia técnica de UNOPS para la construcción, equipamiento y supervisión de 17 hospitales en la Ciudad de Guatemala, Quetzaltenango, Sololá, Totonicapán, San Marcos, Huehuetenango, Quiché, Quetzaltenango y Puerto Barrios. En este contexto, la segunda fase, a desarrollarse entre 2020 y 2025, implica la construcción de tres (3) hospitales y su respectivo equipamiento a través de UNOPS, mediante el proyecto IGSS-Infraestructura, con la finalidad de incrementar la cobertura de atención médica por intermedio de infraestructura y equipamiento hospitalario que mejore y acerque los servicios de salud a los derechohabientes. El objetivo del proyecto  IGSS-Infraestructura consiste en brindar apoyo al Seguro Social para fortalecer las capacidades de gestión y operativas a través de la ejecución de los procesos necesarios para la implementación de la segunda etapa del Plan Maestro para la Modernización y Ampliación de la Red Hospitalaria en Guatemala.

Functional Responsibilities

Bajo la orientación y supervisión del Oficial de Adquisiciones el/la asistente de adquisiciones es responsable de proporcionar apoyo administrativo en los distintos procesos de adquisiciones, contrataciones, compras, servicios y asignaciones varias de la unidad, llevará a cabo las siguientes funciones:

Áreas específicas:

Resumen de resultados clave:

1. Apoyo administrativo de adquisiciones.

2. Servicio al cliente, asociados, proveedores.

3. Creación e intercambio de conocimientos.

Apoyo administrativo de adquisiciones

Proporciona una variedad de servicios de soporte transaccional especializados y no especializados, que garanticen la coherencia y calidad de los procesos finalizados, así como el flujo de información óptima, tal como:

  • Apoyar en la redacción de documentos de licitación, informes de evaluación, y presentación de adjudicación de contratos, asegurando la coherencia de forma y contenido.

  • Procesar transacciones de adquisiciones en el sistema corporativo de UNOPS – OneUNOPS.

  • Apoyar en la elaboración de Órdenes de Compra, Contrato, LTA´s o sus enmiendas.

  • Recibir, revisar, registrar, y distribuir toda comunicación/correspondencia entrante y saliente inherente al área de adquisiciones.

  • Apoyar en la elaboración de informes, aplicando habilidades técnicas y conocimientos en la edición y preparación de presentaciones.

  • Apoyar en la preparación de estadísticas e informes, incluidos volúmenes de adquisiciones/contrataciones.

  • Realizar adquisiciones menores (shopping) y dar seguimiento al proceso hasta su finalización.

  • Apoyo en la publicación de anuncios de adquisiciones y adjudicaciones.

  • Apoyar la gestión de archivo de los documentos del área de adquisiciones.

  • Otras tareas asignadas por su supervisor/a.

Servicio al cliente, asociados, proveedores

  • Apoyar activamente al área de adquisiciones para proveer un servicio en el tiempo adecuado, con el intercambio de información de los diversos procesos y transacciones de adquisiciones e informar al supervisor al respecto.

  • Proporcionar servicios estandarizados de adquisición, orientación e información al personal de la Unidad o proyecto, sobre procesos y procedimientos de rutina.

  • Otras tareas asignadas por su supervisor/a.

Creación e intercambio de conocimientos

  • Apoyo administrativo para organizar, facilitar y/o entregar iniciativas de capacitación y aprendizaje para el personal sobre adquisiciones.

  • Otras tareas asignadas por su supervisor/a.

Education/Experience/Language requirements

Educación 

  • Título a nivel diversificado (escuela secundaria) es requerido.

  • Deseable título universitario en áreas de Administración de Empresas, Administración Pública, Adquisiciones, Ingeniería Industrial o disciplinas equivalentes, este se considerará un activo y puede sustituir algunos de los años de experiencia requeridos.

Experiencia laboral 

  • Un mínimo de cinco (5) años de experiencia en apoyo en servicios de adquisiciones en el ámbito nacional o internacional público u organizaciones corporativas.

  • Experiencia trabajando con proveedores, asociados, clientes en países en desarrollo.

  • Será valorado contar con experiencia en organizaciones del Sistema de las Naciones Unidas y/o Organismos Internacionales.

Idioma 

  • Es requerido el idioma español (oral y escrito).

  • Será valorado el conocimiento del idioma inglés  a nivel intermedio (oral y escrito).

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).
Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.
Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.
Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.
Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.
Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.
Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: ICA - Acuerdo de Contratista Independiente (contrato regular mensual)

Contrato Regular Mensual:  Este contrato se establece en la modalidad de Contrato mensual regular, es decir se requiere una presentación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural. Nivel de Contrato: LICA-5 (candidatos/as locales).
Duración de Contrato: Indefinido: contrato abierto, sujeto a requerimientos organizativos, disponibilidad de fondos y desempeño satisfactorio.

UNOPS es un empleador incluyente, por lo que invitamos a postularse a mujeres y hombres indistintamente de su etnia, discapacidad, orientación sexual o identidad de género. Estamos comprometidos a promover una representación equitativa.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

A solicitud, UNOPS busca la posibilidad de acomodar candidatos/as con necesidades especiales.
Para más información del contrato ICA puede ingresar al siguiente link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

Información adicional

  • Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). Hora Guatemala 5:00pm- 17 horas.
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
  • Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
  • Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
  • Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
  • El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
 Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala. 

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
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