17. Asistente de apoyo de oficina - G4

El puesto está adscrito a la unidad de trabajo de Operaciones en la Oficina de país de la OIT para la Argentina (OP). Esta unidad de trabajo se ocupa de dar apoyo en la administración general de la oficina.

La Oficina de la OIT en Argentina tiene por finalidad brindar asesoría técnica a los mandantes tripartitos (gobierno, organizaciones de empleadores y organizaciones de trabajadores).  Esta Oficina proporciona apoyo para la promoción del Programa País de Trabajo Decente, alineado con el Marco Estratégico de Cooperación de Naciones Unidas para el Desarrollo, República Argentina (MECNUD) en el contexto del sistema de las Naciones Unidas y así fortalecer las capacidades específicas de los mandantes como un componente importante de las políticas de desarrollo nacionales.

En estrecha colaboración con los equipos de Trabajo Decente en la región y Departamentos en la Sede de la OIT en Ginebra, la Oficina en Argentina tiene entre sus principales funciones:

• Contribuir a formular políticas y programas para promover los derechos humanos fundamentales, mejorar las condiciones de trabajo y de vida, y aumentar las oportunidades de empleo;
• Apoyar la plena aplicación de las normas internacionales del trabajo generadas en el seno de la Organización;
• Formular e implementar, en asociación con sus mandantes, un amplio programa de cooperación técnica para ayudar a la Argentina a hacer del trabajo decente una realidad,
• Llevar a cabo actividades de formación, educación e investigación que contribuyen al progreso de todos estos esfuerzos.

Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará una serie de servicios generales de apoyo de oficina, completando diversas tareas de apoyo estándar de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente. Estas tareas contribuirán al funcionamiento puntual y efectivo de las actividades y podrán abarcar tareas relacionadas con la preparación de correspondencia, la preparación de documentos, el mantenimiento de bases de datos, el apoyo a reuniones, los trámites de viajes, el registro y los servicios de correo. El/la titular del puesto deberá utilizar equipos estándar de oficina y el sistema de planificación de los recursos institucionales para procesar las transacciones. Su trabajo se regirá por las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y procesos establecidos en las áreas operativas. 

El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión de [...indicar el título del puesto].  Esta supervisión se centrará en la calidad y la puntualidad de la ejecución de las tareas asignadas. El/la titular trabajará con cierto grado de autonomía operativa en el desempeño de las tareas cotidianas y consultará a su supervisor/a en caso de necesitar orientaciones con respecto a cuestiones no habituales.  

A nivel interno, el/la titular estará en contacto con el personal de la unidad de trabajo o de programas afines para obtener, proporcionar o aclarar información sobre cuestiones relacionadas con tareas específicas y transmitir las instrucciones impartidas por su supervisor/a.

A nivel externo, el/la titular estará en contacto principalmente con los visitantes, las personas que llamen a la Oficina, los participantes en reuniones y/o los proveedores de servicios externos para hacer el seguimiento de cuestiones ordinarias, intercambiar información o remitirles a la persona apropiada.

1. Proporcionar una serie de servicios de apoyo en los ámbitos de la administración general de la Oficina, las finanzas y/o los recursos humanos, que contribuyen a la ejecución puntual de las actividades, de conformidad con la normativa aplicable.
2. Redactar y preparar correspondencia ordinaria y otro tipo de material por iniciativa propia o siguiendo instrucciones, velando por la claridad del contenido y el cumplimiento de la normativa aplicable, y ultimarla para su firma. Preparar traducciones informales de correspondencia y otros documentos. Procesar y formatear en formato definitivo distintos tipos de documentos.
3. Mantener y actualizar las bases de datos. Introducir datos y hacer trámites administrativos ordinarios relativos a los derechos de licencia, los contratos, las órdenes de compra, la tramitación de los pagos y/o la gestión de los viajes, utilizando el sistema de planificación de los recursos institucionales
4. Proporcionar apoyo en la organización de los viajes oficiales del personal, como los trámites de viaje y alojamiento, las autorizaciones de seguridad, los visados y el transporte de los efectos personales.
5. Proporcionar apoyo en las reuniones y eventos, lo que incluye el procesamiento de acciones administrativas en el sistema de planificación de los recursos institucionales, la preparación y distribución de cartas de invitación, órdenes del día, programas y otro material, la preparación de las instalaciones y equipos en los locales de reunión, los trámites de viaje, la elaboración de estimaciones ordinarias de costos y la prestación de apoyo e información a los participantes sobre cuestiones básicas. 
6. Registrar y enviar correo, correspondencia y otros documentos. Procesar el correo saliente, asegurándose de utilizar el método más adecuado en función de las tarifas postales y la normativa aplicables. Mantener y organizar los sistemas de archivo de la correspondencia, los documentos, las publicaciones y/o el material de referencia. Planificar y coordinar las actividades del registro de la Oficina según se requiera.
7. Responder a consultas básicas por teléfono, correo electrónico y en persona o remitirlas a la persona/unidad adecuada. Proporcionar información fácilmente accesible en los archivos y bases de datos de la Oficina. Recibir a los visitantes y remitirles a la persona adecuada, y concertar citas.
8. Mantener y actualizar los inventarios del material de oficina. Asegurarse de que haya existencias suficientes y efectuar los pedidos de material de oficina a su debido tiempo. Mantener el almacén en orden. 
9. Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos, directrices y procesos operacionales pertinentes y compartir la información con las partes interesadas.
10. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Estudios secundarios completos.

Un mínimo de cuatro años de experiencia laboral en tareas de administración general y apoyo de oficina. 

Excelente dominio de un idioma oficial de la Organización (español, francés o inglés). Conocimiento práctico de otro idioma oficial de la Organización o de un idioma oficial nacional del lugar de destino.

Conocimiento de los procedimientos generales de una oficina y excelente dominio del uso de equipos estándar de oficina. 
Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:

Capacidad para trabajar según las reglas, reglamentos, políticas y procedimientos aplicables. 
Capacidad para adaptarse con rapidez a nuevos programas y sistemas informáticos.
Capacidad para buscar, extraer y compilar información de fuentes múltiples. 
Capacidad para redactar correspondencia ordinaria. 
Capacidad para responder de manera adecuada a las consultas telefónicas, por correo electrónico y en persona.
Capacidad para llevar registros y archivos y para actualizar bases de datos.
Capacidad para prestar atención a los detalles con objeto de detectar discrepancias en los datos.
Alto grado de discreción y sentido de la responsabilidad para tratar asuntos confidenciales.
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.