Asistente Administrativo - G4 (DC)

En 2019 dos de los sectores representativos del turismo –hotelería y gastronomía–, representaban 3,2% del total de empleos. En él se concentran numerosos déficits de trabajo decente. Asimismo, el turismo no siempre responde a criterios de sostenibilidad ambiental. Las medidas de aislamiento social por COVID-19, sumadas al cierre de fronteras, paralizaron la actividad, generando una fuerte caída del empleo y afectando determinantemente al sector. En los destinos esencialmente turísticos, esto impacta en la economía local y pone en riesgo miles de empleos.

En respuesta a la necesidad manifestada por el sector gubernamental, en consenso con los actores sociales, el proyecto brindará asistencia técnica al gobierno para el diseño de una estrategia de recuperación que ayude a las instituciones locales, empresas, emprendedores y trabajadores a adaptarse a la post crisis; para asegurar condiciones de trabajo adecuadas, aplicando nuevos protocolos de seguridad y salud en el trabajo y de sustentabilidad ambiental; y adaptar las competencias laborales a las nuevas demandas y necesidades de innovación tecnológica. A tal fin, se trabajará coordinadamente con los Ministerios de: Turismo y Deportes; de Trabajo, Empleo y Seguridad Social y de Ambiente y Desarrollo Sostenible (MADS), en sinergia con UNESCO, en un marco de diálogo social tripartito sectorial.

A tal efecto, el proyecto contempla dos resultados principales: a) el desarrollo de una estrategia para la recuperación del sector hacia un turismo sostenible e inclusivo; y, b) el desarrollo de planes locales de recuperación y de desarrollo de un TSI, en tres localidades seleccionadas, con foco en los grupos en situación de vulnerabilidad con una perspectiva de inclusión, en la que tendrán particular atención las mujeres, los jóvenes, los migrantes, el sector informal en general y los pueblos originarios.

 El/a funcionario/a se desempeñará bajo la supervisión del Coordinador de Proyecto.

 1. Otorgar apoyo secretarial y administrativo/operacional en las actividades del proyecto, incluyendo reuniones, seminarios y/o talleres organizados por el proyecto a nivel nacional y/o regional. Esto puede incluir coordinaciones logísticas, preparación de cartas de invitación, y redacción, recopilación y distribución de los documentos de trabajo y otros materiales.

2. Buscar y seleccionar información y archivos requeridos por el/a Coordinador de Proyecto para la preparación de resúmenes, informes, correspondencia, términos de referencia, planes de proyectos y documentos en general.

3. Redactar correspondencia, escribir y dar formato a una serie de documentos relacionados con las actividades del proyecto en conformidad con los requisitos de la OIT.  

4. Calcular estimados de costo y preparar documentos y materiales para misiones de los colegas, los especialistas y participantes en actividades relacionadas con el proyecto. Procesar y realizar oportunamente los preparativos de viaje, incluyendo autorización de viaje, reservas de hotel, visas, documentos de identidad, licencia de conducir, habilitación de seguridad y otras habilitaciones requeridas.

5. Preparar datos y reportes financieros de rutina para las actividades relacionadas con el proyecto. 

6. Preparar y procesar transacciones en IRIS incluyendo Contratos, Solicitudes de Viaje, Órdenes de Compra, Solicitudes de Compra y Autorizaciones de Pago Externo. 

7. Brindar apoyo al/a Coordinador de Proyecto en el seguimiento de las fechas de vencimiento/entrega de productos de todos los contratos y acuerdos relacionados con las acciones realizadas en el marco del proyecto, a fin de garantizar la vigencia de los mismos, y solicitar las renovaciones que sean necesarias a tiempo.

8. Mantener y actualizar las bases de datos del programa y del proyecto y los sistemas de archivo del proyecto. Mantener los sistemas de seguimiento, monitoreo y/o de presentación de informes con respecto a las asignaciones y los gastos.   

9. Asistir en la difusión de las actividades y resultados del proyecto entre los actores relevantes, incluyendo entre los mandantes de OIT, instituciones públicas, universidades, think tanks, organizaciones de la sociedad civil y agencias, fondos y programas del Sistema de Naciones Unidas en Argentina.

10. Servir de enlace/Solicitar servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas.

11. Realizar cualquier otra tarea requerida por su supervisor/a o por el Director de la Oficina.

Educación secundaria completa.

Conocimiento práctico de paquetes de software normal de oficina y correo electrónico requeridos por la unidad de trabajo (ej. WORD, EXCEL, PowerPoint).

Conocimiento de las prácticas y procedimientos para la preparación de documentos administrativos y el mantenimiento del sistema de archivo.

Cuatro años de experiencia en funciones administrativas generales. 

Excelente conocimiento del idioma de trabajo en el lugar de destino y buen conocimiento de uno de los idiomas de trabajo de la Oficina (inglés, francés, español).

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.  De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto:

Orientación al Cliente, Comunicaciones, Colaboración

Técnicas y generales

• Habilidad para organizar su propio trabajo.
• Habilidad para priorizar los trabajos asignados, organizar su propio cronograma, realizar el trabajo de rutina independientemente, cumplir los plazos y adaptarse a las demandas cambiantes y a tareas múltiples.  
• Habilidad para usar software básico de computación  (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.
• Habilidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas.
• Habilidad para trabajar como miembro de un equipo y gestionar una carga pesada de trabajo bajo presión de tiempo.
• Habilidad para redactar correspondencia y corregir documentos de acuerdo con los estándares establecidos.
• Precisión y habilidad para prestar atención a los detalles.
• Entendimiento de los principios de no discriminación e igualdad de género.