TA Assistant(e) Administratif(ve) Assistant(e), (G-5), Port-au-Prince, Haiti #114466

Dans le souci de disposer d’un mécanisme objectif de contrôle et d’optimisation de ses processus, afin de garantir une meilleure efficacité programmatique, le bureau d'Haiti se propose de s’adjuger les services d’un staff pour assurer le controle des factures recues.

L'UNICEF promeut les droits et le bien-etre de chaque enfant, a travers toutes ses activites. Avec nos partenaires, nous travaillons dans 190 pays et territoires pour traduire cet engagement en action concrete, en deployant des efforts particuliers pour les enfants les plus vulnerables et les plus marginalises, pour le bien de tous les enfants partout dans le monde.

Et nous n'abandonnons Jamais !

Pour chaque enfant, de l'Espoir !

Les activités de l’UNICEF en Haïti sont caractérisées par de nombreuses activités d’urgence dans un environnement de risque élevé exacerbé par la situation du COVID-19. Dans l’optique d’obtenir une assurance sur le degré de maitrise de ces risques et garantir une efficacité de ses activités programmatiques et opérationnelles, le bureau UNICEF en Haïti a l’obligation de mettre en place un système de contrôle interne efficace pour veiller à l’utilisation optimale des ressources dans le respect des procedures.

Comment faire une difference?

Sous la supervision du Representant adjoint aux Operations, l'assistant(e) administrative(ve) est chargee) d'executer un large eventail de taches de routine et certaines plus specifiques pour la section concernee. Ceci necessite une connaissance approfondie des procedures, processus et politiques de l'UNICEF.

Les principales taches sont les suivantes:

• Analyser et assurer le suivi de paiement de toutes les factures d'achats et de services relatifs a tous les bureaux de l'UNICEF Haiti avec accent sur les paiements liees au COVID-19.
• Faciliter le processus de paiement des factures en entretenant des methodes administratives efficaces et en prenant en compte toutes les recommandations visant a une amelioration constante du processus en tenant compte de la situation specifique du COVID-19.
• Etablir un systeme de communication adapte avec les fournisseurs pour un meilleur suivi.
• Assister l'administration dans des taches, telles que les prolongements des contrats pour les services recurrents, requisition de fonds etc.
• Coordonner avec les differentes sections du bureau et assurer la liaison avec les fournisseurs afin que le paiement soit effectue a temps une fois le materiel livre ou le service fourni.
• Rassembler et organiser les elements d'information de diverses sources pertinentes afin d'elaborer et de mettre a jour la base de donnees des consommables et materiels du bureau et proceder a la requisition d'achat de ces derniers quand necessaire.
• Elaborer des rapports periodiques concernant le paiement des factures.
• Garder a jour les rapports statistiques afin d'analyser l'amelioration du processus de paiement.
• Appuyer regulierement les Finances dans le processus de paiement et de conciliation des factures en traitement.
• Analyser et concilier les informations de differents systemes de controle afin de fournir des informations claires et a jour sur le statut des paiements.
• S'assurer de la regularite des paiements des produits/services en lien avec COVID-19 
• Supporter le Supply quant a l'elaboration des bons de commande ou la mise a jour des comptes fournisseurs tenant compte de l'urgence COVID-19
• Executer toutes autres taches requises par le superviseur du poste

Pour etre qualifie vous devez…

• Diplome de fins d'etudes secondaires requis, complete de preference de cours technique ou universitaire et tout autre cours en rapport au travail de l'Organisation.

• Un minimum de cinq annees d'experience de travail administratif ou de bureau est requis.

• La maitrise du francais et du creole sont obligatoires. Une bonne connaissance de l'anglais serait un atout.

Pour chaque enfant, vous devez demontrer ...

Les valeurs fondamentales de l'UNICEF qui sont: Attention, Respect, Integrite, Confiance et Engagement et les competences fondamentales: demontrer une estime et ethique personnelle (1), travailler en collaboration avec les autres (1), construire et maintenir les relations de partenariat (1), innover et accepter le changement (1), reflechir et agir de maniere strategique (1), rechercher des resultats ayant un impact (1), gerer des situations ambigues et complexes (1)

Les competences fonctionnnelles requises pour ce poste sont: Analyse (1), Formation et recherche (1), Planification et organisation (1), Suivi des instructions et procédures (1)

Vous pouvez consulter notre cadre competence ici:

 Competency Framework Brochure.pdf

L'UNICEF est determine apromouvoir la diversite et l'integration au sein de son personnel et encourage tous les candidats, sans distinction de sexe, de nationalite, d'origine religieuse ou ethnique, y compris les personnes handicapees, a poser leur candidature pour devenir membre de l'organisation.

L'UNICEF applique une politique de tolerance zero a l'egard des agissements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l'UNICEF, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcelement sexuel, les abus de pouvoir et la discrimination. L'UNICEF adhere egalement aux principes stricts de protection de l'enfance. Par consequent, tous les candidats selectionnes seront soumis a une verification rigoureuse des references et des antecedents, et devront adherer a ces normes et principes.

Remarque:

Seuls les candidats preselectionnes seront contactes et passeront a la prochaine etape du processus de selection.