Associé(e) aux achats

Background

Créée en Juillet 2010 par l’Assemblée Générale des Nations Unies, ONU Femmes est l’Entité des Nations Unies chargée de l’égalité des sexes et de l’autonomisation des femmes. ONU Femmes œuvre pour l’élimination de la discrimination des femmes et des filles, et l’égalité entre les hommes et les femmes comme partenaires et bénéficiaires du développement. ONU Femmes assure le leadership et coordonne tous les efforts en matière du genre aux niveaux global et national et à l’intérieur du Système des Nations Unies, en appui aux priorités définies par les Etats membres tout en bâtissant des partenariats forts avec la Société Civile et autres partenaires au développement.

ONU FEMMES intervient au Niger depuis 2010 sur la base du contexte socioéconomique et politique du pays et du plan cadre des nations unies pour l’aide au développement UNDAF. EN tant qu’Agence des nations unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes, ONU FEMMES développe au Niger des partenariats pour atteindre des changements sociaux durables dans les domaines prioritaires de son plan stratégique 2018-2021.

ONU FEMMES axe ses interventions sur les domaines prioritaires à savoir le Renforcement de capaciter économiques des femmes, la lutte contre violence faite aux femmes et aux filles, la paix la sécurité et l’action humanitaire.

Sous la direction générale du spécialiste des achats au siège et sous la supervision quotidienne du chef de bureau, l'associé aux achats assure l'exécution de services et de processus d'achat transparents et efficaces conformément aux règles et règlements d'ONU Femmes. L'associé aux achats promeut une approche et un soutien axés sur le client, la qualité et les résultats: ( i ) conformité avec les politiques et réglementations d'ONU Femmes; (ii) des systèmes efficaces pour soutenir l' exécution et la croissance des programmes; (iii) responsabilité vis-à-vis des valeurs et principes organisationnels; et (iv) un environnement de travail favorable dans lequel le potentiel du personnel est maximisé . L'associé à l'approvisionnement également travaille en collaboration avec le personnel des opérations d'autres agences des Nations Unies, le bureau régional d'ONU Femmes (RO), le personnel du siège et les fonctionnaires du gouvernement pour fournir avec succès les services d'achat.

Duties and Responsibilities

1.Mettre en œuvre des stratégies d'achat conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies d'ONU Femmes

• Fournir des informations précises aux rapports et analyses relatifs aux achats ; rechercher et rédiger des réponses aux demandes d'autorisation du responsable du bureau ;
• Fournir des informations précises pour la formulation et la mise en œuvre des politiques et stratégies de gestion des achats relatifs à l’économie et la réduction des coûts ;
• Suivi des audits internes et externes ;
• Contribuer à l'élaboration de stratégies d’approvisionnement.

2.Organiser les processus d'achat pour ONU FEMMES NIGER

• Préparer les plans de passation des marchés pour les programmes / projets ;
• Examiner les demandes d’achat et lancer les procédures d’achat pour l’équipement de bureau et les projets, les fournitures et les services ;
• Organiser les processus d'approvisionnement, y compris la préparation de requêtes de cotation (RFQ) , demande d’intention de soumettre une offre (ITB) ou requêtes de propositions de services (RFP) les documents, la réception de citations, offres ou propositions ;
• Jouer le rôle d'acheteur dans Atlas (Buyer); préparer / clôturer les bons de commande (PO) et les contrats dans et en dehors d'Atlas;
• Organiser les Voyages y compris l'achat de billets, calcul des frais de subsistance (DSA);
• Préparer les soumissions au Comité de revue des achats (CRP).

3.Organiser le processus de gestion des contrats pour ONU FEMMES NIGER  

• Examiner / traiter les contrats pour le bureau ;
• Développer et mettre à jour les listes de fournisseurs et soutenir la mise en œuvre de la sélection et de l'évaluation des fournisseurs.

4.Faciliter le renforcement des connaissances et le partage des connaissances

• Fournir une contribution et un soutien substantiels à l'élaboration de matériels de formation, de webinaires et d'autres matériels éducatifs ;
• Organiser des formations pour le personnel des opérations / projets sur les achats ;
• Synthétiser les leçons apprises et les meilleures pratiques.

5.Assurer un bon contrôle des actifs

• Préparer des rapports d’inventaire ;
• Mettre en œuvre l'inventaire et la vérification physique dans le bureau et les projets ;
• Mettre à jour les bases de données ou autres systèmes de gestion électroniques pertinents avec des données sur les actifs, les ressources humaines et les achats à l'usage du bureau régional et du siège ;
• Organiser les envois des colis et l’organisation des conférence.

6.Organiser les services logistiques

• Traiter les demandes de visas pour tous les voyageurs des Nations Unies ;
• Organiser les réservations d'hôtel pour les visiteurs (fonctionnaires d'ONU / ONU Femmes)
• Organiser les réservations d'hôtel et d'événements pour toutes les réunions / fonctions officielles d'ONU Femmes, les engagements, s'assurer que toutes les exigences sont satisfaites selon les besoins;
• Organiser le transport des officiels de haut niveau;
• Effectuer d'autres tâches administratives assignées par le superviseur.

INDICATEURS DE PERFORMENCES CLES

• Coordination, facilitation et mise en œuvre en temps opportun des activités d'achat sur la base des plans d'achat et du budget disponible
• Traitement rapide et de qualité des bons de commande
• Prestation de services en temps opportun par l'équipe administrative
• Maintenance correcte et précise des fichiers et des bases de données, les documents sont facilement récupérables
• Organisation en temps opportun des activités de transport et de logistique

Competencies

Valeurs fondamentales:

• Respect de la diversité
• Intégrité
• Professionnalisme

Les compétences de base:

• Connaissances et sensibilité sur les questions du genre
• Responsabilité
• Résolution créative de problèmes
• Communication efficace
• Collaboration inclusive
• Engagement des parties prenantes
• Prêcher par l'exemple

Compétences fonctionnelles

• Bonne connaissance du processus et des systèmes d'approvisionnement ; règles et règlements administratifs ;
• Bonne connaissance de l'utilisation des feuilles de calcul et des logiciels de base de données ;
• Capacité à bien travailler sous pression et à respecter les délais ;
• Capacité d'extraire et d'interpréter des données ;
• Capacité d'administrer et d'exécuter des processus administratifs et transactions ;
• Capacité à effectuer des travaux de nature confidentielle et à gérer un volume de travail important ;
• Solides compétences en gestion informatique et Web .

Required Skills and Experience

EDUCATION ET CERTIFICATIONS

• Minimum bac+3 dans le domaine de l’approvisionnement, de l’administration des affaires ou dans un domaine connexe serait un atout;
• Certification d'approvisionnement d'un fournisseur internationalement reconnu tel que CIPS (niveau 2) serait un atout ;
• La volonté de passer l’examen de certifications internes d'ONU Femmes en matière de passation des marchés est requise.

EXPERIENCES

• Au moins 6 ans d'expérience à des niveaux de responsabilités élevés dans les domaines de la passation des marchés, de l'administration ou autres au niveau national ou international;
• Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc. );
• Expérience dans la gestion de systèmes de gestion Web, tels qu'Atlas, serait un atout

LANGUES

• La maîtrise du français et de l’anglais est requise
• La connaissance d’une autre langue de travail officielle de l'ONU serait un atout.
• La connaissance pratique de Atlas serait un atout.