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Asistente Administrativo de Cadena de Suministro y de Transporte

Bogotá

  • Organization: WFP - World Food Programme
  • Location: Bogotá
  • Grade: Level not specified - Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
    • Transport and Distribution
  • Closing Date: Closed

 

TÍTULO DEL CARGO:

 

Asistente Administrativo de Cadena de Suministro y de Transporte

TIPO DE CONTRATO:

Service Contract -SC

UNIDAD:

Unidades Móviles

LUGAR DE TRABAJO:

Bogotá, Colombia

DURACIÓN DEL CONTRATO:

Seis (6) meses, renovación sujeta a desempeño y fondos disponibles

NIVEL DE REMUNERACIÓN:

SB-2


 

CONTEXTO:

 

El desplazamiento forzado por la violencia ha sido en Colombia una situación compleja, que tiene múltiples causalidades, expresiones o manifestaciones, grados de afectación y daño para la población civil, actores víctimas fundamentales del conflicto armado. La población víctima del desplazamiento es la más vulnerable dentro de los vulnerables, sumado a esta situación, se vuelve víctima de un daño en sus condiciones y oportunidades para una vida digna y por ello deben serle restituidos sus derechos.

 

Dada la gravedad de desplazamiento forzado y de su impacto en niñas, niños y adolescentes, el ICBF creó la modalidad de atención denominada Unidades Móviles, las cuales desde el año 1999 se han venido cualificando, fortaleciendo y especializando en su labor en el acompañamiento efectivo dirigido a las Niñas, Niños y Adolescentes víctimas del desplazamiento forzado y de otros hechos victimizantes, mediante el desarrollo de acciones integrales y diferenciales de atención para contribuir a la garantía y restitución de los derechos y la reparación integral de niñas, niños y adolescentes, mujeres gestantes, madres lactantes, familias indígenas, familias negras, afrodescendientes, raizales y palenqueros y familias ROM, en tanto víctimas del desplazamiento forzado y de otros hechos victimizantes.

 

Para ello el ICBF requiere aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros en la aplicación de estrategias que contribuyan a garantizar el acompañamiento efectivo a la población víctima del desplazamiento forzado y/o de otros hechos victimizantes en el marco del conflicto o también víctimas de desastres, a través de la operación de las Unidades Móviles en 32 departamentos y el Distrito Capital, mediante la suscripción del Convenio de Cooperación técnica y financiera con el Programa Mundial de Alimentos -PMA-.

 

En Colombia, el PMA apoya a las entidades gubernamentales en la generación de conocimiento, en la trasferencia de tecnologías adecuadas, asistencia técnica, conocimiento y habilidades para mejorar la efectividad de la prestación de los servicios; y apoyar la formulación de políticas tanto en el nivel nacional como en las entidades territoriales en apoyo de la seguridad alimentaria y nutricional.

 

En consecuencia, se celebró un Convenio de Cooperación Internacional entre el ICBF y el PMA, a fin de aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros para el apoyo al ICBF en el funcionamiento de las Unidades Móviles que atienden a la población víctimas del desplazamiento forzado y víctimas de desastres, en los diferentes territorios del país que permita garantizar el acompañamiento efectivo.

 

FINALIDAD DEL PUESTO:

 

El Asistente Administrativo de Cadena de Suministros y Transporte será responsable de apoyar eficientemente todos los procesos administrativos, financieros y operativos generales, necesarios para garantizar los procesos de transporte tanto terrestre como fluvial de las Unidades Móviles, así como también de las compras y adquisiciones para el marco del convenio entre el WFP y el ICBF.

 

 

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

 

  1. Contactar a cada uno de los potenciales proveedores del servicio de transporte terrestre y fluvial de pasajeros para solicitar la información requerida para la conformación de la(s) respectiva(s) lista(s) corta(s).
  2. Verificar que la información enviada por los proveedores esté acorde con los requerimientos del WFP.
  3. Asistir en la elaboración de Términos de Referencia y procesos de licitación de todo relacionado con compras, eventos, transporte, insumos, equipos entre otros, teniendo en cuenta la importancia de los aspectos claves de los mismos, claridad en especificaciones, tiempos de entrega y delegaciones de autoridad.
  4. Apoyar en caso de ser requerido, visitas a las instalaciones de proveedores.
  5. Mantener las bases de datos de proveedores actualizadas que prestan servicios en las diferentes aéreas de las Unidades Móviles.
  6. Preparar las órdenes de compra, actas de comité, archivo y en general todas las actividades administrativas que estén encaminadas al adecuado funcionamiento del Convenio suscrito con el ICBF en lo relacionado con compras y transporte.
  7. Mantener los procesos de contratación debidamente documentados y archivados.
  8. Coordinar la flota de vehículos al servicio del equipo de unidades móviles de acuerdo a los procedimientos acordados con el ICBF.
  9. Realizar seguimiento permanente con los proveedores de transporte en cuanto a la vigencia de los documentos esenciales como SOAT, revisión técnico-mecánica, pago de seguridad social de los conductores y mantener un registro actualizado de este seguimiento, avisando cualquier incumplimiento al Jefe Inmediato, para requerir al proveedor que incurrió en el incumplimiento.
  10. Coordinar oportunamente el pago a los proveedores que prestan servicios en el marco de las Unidades Móviles previa verificación de los requisitos para proceder con los pagos y analizar la cartera.
  11. Comunicar a la/o gerente del proyecto las dificultades presentadas.
  12. Evaluar el desempeño de los costos y proponer nuevos esquemas de transporte y de los diferentes proveedores.
  13. Proporcionar el apoyo logístico de eventos o reuniones que se requieran para las actividades del equipo dentro de los protocolos de adquisiciones de PMA.
  14. Colaborar con la planeación y seguimiento semanal de actividades a los objetivos propuestos bajo las instrucciones de la/el gerente del proyecto.
  15. Responder a las consultas y escalarlas de ser necesario al supervisor inmediato, con el fin de proporcionar un servicio puntual a los clientes internos y externos.
  16. Apoyar los registros en los sistemas corporativos de PMA.
  17. Apoyar a la/el gerente del proyecto, en los demás procedimientos y tareas administrativas, financieras y operacionales, de acuerdo al perfil del cargo, que se requieran para el logro de los objetivos de la estrategia de Unidades Móviles.
  18. Realizar la evaluación de desempeño de los proveedores que prestan servicios a las Unidades Móviles.

 

SUPERVISIÓN: jefe de la Unidad de Soporte y Servicios de Oficina de Campo y Unidades Móviles con apoyo de la Gerente de Proyecto DE Unidades Móviles

 


CALIFICACIONES Y EXPERIENCIA REQUERIDA:

 

Educación:

Título profesional o tecnológico en ingenierías, ciencias administrativas, ciencias económicas, sociales o afines.

 

Experiencia y Conocimientos:

Indispensable, mínimo tres (3) años de experiencia en procesos de compras o contratación, incluyendo procesos administrativos y contables (conciliación y procesamiento de facturas de proveedores) y de operaciones de transportes.

 

Deseable experiencia en la medición del desempeño de los proveedores de servicio contra los KPI establecidos.

 

 

 

 

 

Idiomas:

Conocimientos intermedios en hojas de cálculo y paquetes de bases de datos.

 

Experiencia de trabajo en el Sistema de Naciones Unidas es valorado

 

Fluidez en español y deseable conocimiento de inglés.


 

Plazo para postular: 8 de Octubre de 2020

Para esta vacante sólo se tendrán en cuenta las aplicaciones de candidatos que cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencia.

El formato P11 podrá encontrarlo digitando a través del buscador de su preferencia "Formato P11". Descargue, diligencie, firme y adjúntelo a su aplicación.

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar.

Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted tiene su situación laboral definida en nuestro país para trabajar.

 

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