Assistant·e principal·e aux achats - ROSTER , Multiple positions

Multiple locations

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Multiple locations
Grade: Administrative support - LICA-5, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Administrative support
- Procurement
Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

Sous l’autorité et la supervision directe du.de la Spécialiste aux Achats, l'Assistant.e principal.e aux Achats contribuera à l’ensemble des activités d’acquisition de biens et services et de gestion logistique au sein du Hub.

Functional Responsibilities

L'Assistant.e principal.e aux Achats aura les attributions et responsabilités suivantes :

Assurer le traitement des demandes d’achats et de service
Veiller à la bonne application des procédures d’achats
Contrôler la conformité des contrats d’achat ou de service avec les fournisseurs
Contrôler l’archivage des dossiers d’achats
Procéder mensuellement à la mise à jour de la liste de prix et de la base de données des fournisseurs
Prioriser les achats en fonction des contraintes du projet
Participer à l’élaboration du plan d’achat
Veiller à ce que toutes les pièces justificatives permettant la vérification et le contrôle soient disponibles
Assister dans l'organisation du processus de passation des marchés, y compris la préparation et la conduite des appels d'offres, les demandes de propositions ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements de l’UNOPS
Appuyer le service d’achat dans la mise en place d’agréements pour les achats récurrents
S’assurer du bon déroulement des livraisons des fournisseurs en particulier en formalisant les étapes de réception qualitative et quantitative (délais, conformité, spécifications techniques)
S’assurer du respect des procédures d’approvisionnement (bon sortie de stock, bon de livraison, etc.)
Superviser la gestion des stocks de la cellule support
Assister avec les inventaires periodiques de stocks
Participer à l'élaboration de la procédure opérationnelle standard en matière d’acquisition des biens/services/travaux, en consultation avec le.la superviseur direct.e
Appuyer l’organisation dans la collecte de données
Optimiser la distribution du matériel en fonction des besoins des opérations
Toute autre tâche qui pourrait être demandée par la hiérarchie

Contrôle de suivi et des progès

Conformité aux principes et règlements de l’UNOPS liés aux achats et à la logistique
Traçabilité des équipements et des achats
Suivi et optimisation des coûts

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Education

Avoir un diplôme secondaire est exigé.

Avoir un diplôme universitaire dans les domaines suivants: achats, passation de marchés, gestion de la chaîne d'approvisionnement, logistique, administration des affaires ou toute autre discipline pertinent est un avantage.

Experience

Avoir 5 ans d'expérience pertinente dans la gestion des achats et/ou la passation de marchés et/ou la gestion de la chaîne d'approvisionnement et/ou gestion logistique
Avoir une expérience de travail dans le système des Nations Unies ou dans une organisation internationale serait un atout
Avoir une expérience en achat dans le secteur des infrastructures serait un atout.
Une bonne maîtrise de l'outil informatique avec une expérience de travail avec le Gsuite (G-Doc; G-Sheet; G-Slides; Google drive) est requise.

Languages

Une maîtrise parfaite du français est exigée
Une connaissance de l’anglais serait un atout.

Contract type, level and duration

Contract type: Local ICA
Contract level: LICA 5
Contract duration: Ouverte, sous réserve de disponiblité de fonds et de performance satisfaisante

Pour plus de détails concenrnant la modalité de contrat ICA merci de suivre ce lien:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste Local; les candidats sélectionnés pour travailler dans l'un des pays couvert par le Bureau Multi-pays UNOPS du Sénégal seront considérés comme des locaux.
Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
Harmonisation entre la vie personnelle et la vie professionnelle - L'UNOPS valorise ses contractants et reconnaît l'importance d'équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d'harmonisation entre le travail et la vie personnelle et nous offrons plusieurs options d’horaire de travail flexibles. Cette procédure s’applique à tous les types de contrats.
Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
Pour les contrats au prix forfaitaires, vous devrez suivre quelques cours obligatoires, il faudra prévoir environs 4 heures pour les compléter, avant de fournir les services pour lesquels vous avez été engagé.
Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

Background Information - Senegal

Le bureau Multi-pays du Sénégal a pour objectif de fournir un soutien efficace et efficient aux partenaires relevant de sa juridiction, conformément à la stratégie institutionnelle de l'UNOPS. Les opérations du bureau Multi-pays sont guidées par la mission de l'UNOPS visant à accroître la capacité du système des Nations Unies et de ses partenaires à mettre en œuvre des opérations de consolidation de la paix, d'aide humanitaire et de développement qui comptent pour les personnes dans le besoin. Les principaux partenaires du bureau Multi-pays du Sénégal sont la Banque mondiale, l'UE, la Banque islamique de développement, la Millennium Challenge Corporation, le Fonds mondial et d'autres agences des Nations Unies, telles que le HCR, et le Département des opérations de maintien de la paix (DOMP). D'autres partenariats potentiels dans les domaines de l'énergie durable, de l'emploi des jeunes, de la santé et de l'éducation sont: l'Agence suédoise de coopération internationale pour le développement, l'Agence coréenne de coopération internationale et l'UNICEF.

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