Assistant.e Principal.e aux Services de Soutien (Re-publication, ce poste est reservé uniquement aux ressortissant.e.s de la République Démocratique du Congo)

Kinshasa

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Kinshasa
Grade: Administrative support - LICA-5, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Legal - Broad
- Human Resources
- Administrative support
- Legal - International Law
- Banking and Finance
- Procurement
- Administration
- Scientist and Researcher
Closing Date: Closed

Background information - DR Congo

L’UNOPS CDOH, le Centre Opérationnel pour l’Afrique Centrale en République démocratique du Congo (RDC) fournit des services depuis son bureau principal basé à Kinshasa. Le bureau du CDOH couvre 11 pays en Afrique Centrale et Australe tels que la RDC, la République du Congo, la République Centrafricaine, le Cameroun, le Burundi, le Rwanda, le Gabon, la Guinée Equatoriale, Madagascar, Angola et les Iles Comores.

L’organisation répond aux besoins des gouvernements grâce au financement des donateurs bilatéraux, de la Banque Mondiale, d’institutions financières internationales et d’agences des Nations Unies. L’UNOPS en RDC fournit un large éventail de services de gestion de projets et d’autres services connexes, y compris en matière d’achats, de gestion de contrats, de logistique, de ressources humaines et de gestion financière.

L’UNOPS aide ses partenaires à atteindre les objectifs de leurs projets, notamment dans les domaines des infrastructures physiques et sociales, des élections et de la protection de l’environnement

Functional Responsibilities

Sous la supervision directe de la Cheffe des Services Support, en charge des opérations (Ressources Humaines, Finances, Achats, Logistique, IT et sécurité) pour l’ensemble d’UNOPS CDOH, l’Assistant.e Principal.e aux Services de Soutien apportera son soutien à la coordination des activités des Services Support. Plus précisément, l’Assistant.e Principal.e aux Services de Soutien s’acquittera des activités / tâches suivantes:

1.     Support Administratif:
-       Tenir à jour le calendrier des événements des Services Support -       Fournir un soutien administratif à la Cheffe des Services Support
-       Aider à l’organiser les réunions de coordination, les ateliers, et autres événements ;
-       Rédiger les compte-rendus des différentes réunions

2. Support dans la préparation des rapports:

- Aider à la préparation de rapports externes et internes :

Coordonner la réception des rapports mensuels des différentes unités et des Chargé.e.s d’Appui aux Projets (PSO)
Assister les Chef.fe.s d’Unités dans la collecte des données nécessaires à leurs rapports mensuels
En faire une première analyse et reporter à la Cheffe des Services Support
Pré-remplir le CSA _ self auditing tool

- Sous la supervision de la Cheffe des services Support, faire mensuellement des contrôles de données Ressources Humaines, Finances et Achat dans l’ERP – OneUnops et en faire un rapport (ex : monitoring des congés, des receipts, etc…)

3. Renforcement et Partage des connaissances:

- Participer aux communautés de pratiques de l'UNOPS pertinentes (Ressources Humaines, Achats
Finances)
- Faire de la veille sur les évolutions de procédures et politiques de l’UNOPS
- Animer des séances de formations sur les lacunes identifiées lors des contrôles mensuels
- Proposer des outils de reporting et de formation

Education

Avoir un Diplôme d’études secondaires en sciences sociales, administration, finances, ou équivalent est exigé.
Avoir un Diplôme universitaire (BAC+5) en sciences sociales, administration, finances, ou équivalent est un avantage

Experience

Avoir au moins cinq (05) ans d’expérience dans les Opérations (Finances, Administration, Ressources Humaines, Achats) dans le secteur humanitaire ou du développement est exigé pour les candidat.e.s ayant le diplôme d’études secondaires.
Avoir au moins deux (02) ans d’expérience dans les Opérations (Finances, Administration, Ressources Humaines, Achats) dans le secteur humanitaire ou du développement est exigé pour les candidat.e.s ayant le diplôme de Licence (BAC+5).
Excellente maîtrise de l’outil informatique exigée, une connaissance de Google Suite serait un plus.

Languages

Avoir une excellente maitrise du français écrit, lu et parlé est exigé
Avoir une bonne connaissance de l’anglais serait un plus

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Contract type, level and duration

Contract type: Contrat de Prestataire Individuel Local (LICA)
Contract level: Prestataire Individuel Local, niveau 5 (LICA5)
Contract duration: Ongoing ICA – ‘Open-ended, subject to organizational requirements, availability of funds and satisfactory performance.’

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
Ce Poste est uniquement reservé aux ressortissant.e.s de la République Démocratique du Congo
Équilibre entre le travail et la vie personnelle: L'UNOPS accorde de la valeur à son personnel et reconnaît l'importance de maintenir un équilibre entre les responsabilités professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en la matière et offrons plusieurs possibilités d'horaires flexibles. Cette politique s'applique au personnel de l'UNOPS et pour tout type de contrats.
Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

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