Programme Assistant - Resilience
Bissau
- Organization: WFP - World Food Programme
- Location: Bissau
- Grade: Administrative support - Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education
-
Occupational Groups:
- Administrative support
- Environment
- Disaster Management (Preparedness, Resilience, Response and Recovery)
- Project and Programme Management
- Closing Date: Closed
ANÚNCIO DE VAGA EXTERNO
Numero: WFP/VA/EXTERNAL/FT/01/2020
(Versao em portugues)
Título do posto: |
Assistente de Programa – Resiliência |
Local de afetação: |
Escritório Nacional do PAM na Guiné-Bissau |
Tipo de contrato: |
Fixo-Termo |
Grau do posto: |
GS5 |
Duração do contrato: |
12 meses (renovável) |
Data de início: |
Janeiro de 2021 |
Finalidade do posto: Apoiar o Escritório do PAM na Guiné-Bissau na implementação do seu programa de compras locais e resiliência. O Assistente de Programa executará políticas especializadas e padronizadas e processos e atividades relacionados ao programa para apoiar a entrega eficaz de pacotes de assistência. O Assistente de Programa trabalhará sob supervisão mínima, realizará análises básicas e compilará relatórios para apoiar a consistência das informações e a implementação harmoniosa de programas / projetos.
Supervisão do posto: sob a supervisão geral do Chefe do Programa, o Assistente do Programa trabalhará sob a supervisão direta do Programme Policy Officer do escritório país.
Principais Responsabilidades: o Assistente de Programa executará todas as tarefas ligadas ao perfil geral do posto e todas as tarefas de assistência ao Programa, com enfoque nas tarefas seguintes:
- Desempenhar processos e atividades especializados e/ou padronizados nesta área especifica de trabalho, apoiando o alinhamento com orientações e politicas de programa mais vastos
- Prestar apoio na gestão de projeto e/ou escritório seguindo metas estabelecidas, políticas e procedimentos do PAM
- Recolher informações/dados e apoiar na análise e preparação dos relatórios (ex. necessidades de assistência alimentar, utilização de recursos, estado do programa, desempenho) para apoiar as tomadas de decisão operacional
- Realizar o registo preciso e oportuno de dados na área técnica específica de trabalho (por exemplo, segurança alimentar e avaliações de vulnerabilidade) seguindo os padrões e diretrizes corporativos.
- Trabalhar e trocar informações com homólogos internos para apoiar a colaboração, implementação e seguimento efetivos das atividades dos projetos
- Apoiar a comunicação e atividades com parceiros locais, agencias, ONGs e instituições do Governo
- Atuar como ponto de contacto para a resolução de consultas de operações gerais sempre que necessário
- Seguir práticas padrão de preparação para emergências de forma a garantir que o PAM seja capaz de responder rapidamente e de transferir os recursos necessários para as áreas afetadas logo no início da crise
- Auxiliar na elaboração de programas que proporcionem oportunidades aprimoradas para fortalecer os beneficiários das comunidades, que promovam a autossuficiência, fortaleçam os meios de subsistência e criem resiliência a choques e capacidade de resposta
- Auxiliar no desenvolvimento de acordos formais com parceiros de implementação e identificar projetos propostos e facilitar a aprovação necessária em nível local
- Auxiliar na seleção de comunidades-alvo para a subsistência / resiliência por meio de um programa de criação de ativos, seguindo critérios de seleção claramente definidos e transparentes e o uso de abordagens de planejamento participativo da comunidade
- Rever e fornecer feedback técnico sobre a avaliação da segurança alimentar, planos de direcionamento e monitoramento dos beneficiários e garantir que os programas sejam relevantes, bem direcionados e forneçam uma resposta apropriada à segurança alimentar e nutricional da população vulnerável assistida
- Monitorar e avaliar as atividades e garantir que os objetivos do programa tenham sido alcançados e se as atividades atendem às necessidades dos participantes
- Assistir na recolha, introdução, tratamento e análise de dados relativos à execução da assistência alimentar do PAM em colaboração com os seus parceiros
- Administrar e atualizar as plataformas de planificação, execução e seguimento do Programa, prestando assistência técnica adequada aos utilizadores
- Prestar assistência na reconciliação mensal dos dados de distribuição com base nas informações de transferências de géneros produzidas pela logística
- Preparar planos de distribuição de géneros
- Uma atualização regular da base de dados sobre as atividades de compras locais para as cantinas escolares
- Uma atualização regular da base de dados das comunidades afetadas por catástrofes naturais
- Uma participação efetiva do PAM em todas as redes nacionais de organizações que trabalham no domínio do desenvolvimento comunitário e produção agrícol
- Executar todas as tarefas atribuídas pelo supervisor
CAPACIDADES ORGANIZACIONAIS CENTRAIS
Tema |
Capacidades |
Descrição do comportamento esperado para o nível de proficiência |
Finalidade |
Compreender e comunicar os Objetivos Estratégicos |
Apoiar os colegas na articulação dos objetivos estratégicos do PAM |
Ser uma força para a mudança positiva |
Sugerir ao supervisor, potenciais melhorias nos processos de trabalho da equipa |
|
Tornar a missão inspiradora para a equipa |
Explicar aos colegas, o impacto das atividades do PAM nas comunidades beneficiárias |
|
Tornar a missão do PAM visível nas ações quotidianas |
Mostrar como as responsabilidades da própria unidade servirão a missão do PAM |
|
Pessoas
|
Procurar maneiras de fortalecer a competência das pessoas |
Treinar novas habilidades e capacidades com equipas jovens |
Criar uma cultura inclusiva |
Procurar trabalhar com pessoas provenientes de diferentes contextos |
|
Ser um treinador e oferecer feedback construtivo |
Servir de treinador de pares para colegas da mesma área de trabalho |
|
Criar um espírito de "Eu vou"/ "Nós vamos" |
Seguir o progresso das metas e partilhar regularmente as informações com o supervisor |
|
Desempenho |
Incentivar a inovação e soluções criativas |
Explorar formas de se tornar consistentemente mais eficiente e especializado nas suas próprias áreas de trabalho e partilhar novos métodos de trabalho com os colegas |
Centrar-se na obtenção de resultados |
Centrar-se em obter resultados e acompanhar a tendência de conclusão das suas próprias tarefas para identificar oportunidades de eficiência |
|
Tomar compromissos e cumprir compromissos |
Assumir responsabilidade pelas suas tarefas e informar rapidamente o seu supervisor sobre eventuais atrasos no cumprimento de prazos ou compromissos |
|
Ser decisivo |
Decidir autonomamente sobre que ação levar a cabo quando confrontado com escolhas difíceis no trabalho ou em situações perigosas no terreno |
|
Parceria |
Criar e partilhar ligações entre as unidades do PAM |
Sugerir ao supervisor oportunidades de parceria com outras unidades |
Desenvolver parcerias fortes |
Identificar oportunidades de trabalho com colegas e parceiros no terreno para objetivos comuns |
|
Ser politicamente ágil e adaptável |
Desenvolver um entendimento do valor das equipas do PAM e dos seus parceiros externos no alcance dos objetivos e metas da equipa |
|
Ser claro sobre o valor que o PAM acrescenta às parcerias |
Alinhar as suas atividades com as prioridades do supervisor para ir ao encontro das necessidades internas e externas dos parceiros |
CAPACIDADES FUNCIONAIS
Capacidades |
Descrição do comportamento esperado para o nível de proficiência |
Ciclo de vida do programa e assistência alimentar |
Pode facilitar a implementação de programas de assistência alimentar sob orientação, recorrendo à compreensão básica dos princípios e boas práticas da estrutura, implementação e seguimento do programa. |
Modalidades de transferência (comida, dinheiro, vouchers) |
Demonstra capacidade de facilitar, sob orientação, a implementação do programa de assistência alimentar que implementa toda a gama de modalidades de transferência com uma compreensão dos princípios básicos que orientam a seleção e a implementação da modalidade. |
Conhecimento de áreas especializadas |
Compreende conceitos e dados técnicos básicos e a sua relevância para os programas de assistência alimentar. |
Programação de emergência |
Demonstra capacidade para fornecer contributos no desenvolvimento, implementação e realinhamento de programas de emergência de alta qualidade. |
Compromisso com uma política estratégica com o governo |
Compreende e aplica os princípios básicos de compromisso com os homólogos do Governo ao nível nacional ou local. |
QUALIFICACOES NECESSARIAS:
Habilitações académicas:
- Diploma /Certificado de fim de estudos secundários
- Diploma/Certificado de estudos pós-secundários em Ciências Agrícolas, Ciências Sociais, Gestão, Ciências da Educação, é uma vantagem
Competências linguísticas:
- Excelente domínio do português (nível C)
- Bom domínio escrito e falado do inglês e/ou francês
- Conhecimento de línguas locais é uma vantagem
EXPERIENCIA DESEJADA PARA DESEMPENHAR AS FUNÇOES:
Experiencia desejada:
- Ter pelo menos 5 anos de experiência de trabalho no domínio da agricultura e/ou de gestão ou educação
- Ter experiencia na condução de inquéritos/estudos junto dos agregados familiares
- Experiência sólida em desenvolvimento comunitário
- Estar familiarizado com o estilo de comunicação técnica (ex. nutrição, VAM, etc.)
- Ter observado/participado em discussões de políticas na área da educação, ou da agricultura, ou do desenvolvimento rural
- Ter experiencia de implementação de projetos e programas de desenvolvimento
Conhecimentos gerais e competências:
- Conhecimento do sistema de produção agrícola na Guiné-Bissau e de conceitos de nutrição e de segurança alimentar é uma vantagem
- Conhecimentos sobre ciclo de projeto
- Conhecimento dos princípios de trabalho das entidades do sistema das Nações Unidas entre elas e, com as instituições estatais e instituições não estatais é uma vantagem.
- Ter bom conhecimento de instrumentos informáticos, em particular: Excel, Word, PowerPoint, Access, SPSS, na perspetiva do seguimento e avaliação
- Boa capacidade de análise e síntese
- Boa capacidade de extrair, interpretar, analisar e transcrever novamente os dados de inquéritos e de fonte secundárias para produzir informações fiáveis que permitam a tomada de decisão sobre a modalidade de assistência.
- Boa capacidade pedagógica para apoiar atividades de formação
- Boa capacidade de trabalho numa equipa multidisciplinar
- Boa capacidade de relacionamento com os parceiros e beneficiários
COMO CANDIDATAR-SE:
Os interessados deverão primeiro, registar-se no site e-recruitment do PAM (http://www.wfp.org/careers/job-openings) e depois, submeter a sua candidatura no mesmo site.
Para além do preenchimento de todos os campos necessários, os candidatos devem anexar os seguintes documentos:
- Carta de motivação assinada
- Curriculum Vitae
- Cópias autenticadas dos diplomas/certificados de formação
- Cópia do Bilhete de Identidade
Os candidatos devem enviar as suas candidaturas até ao dia 20 de outubro de 2020.
Apenas os candidatos pré-selecionados serão contactados.
As candidaturas femininas são fortemente encorajadas.
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EXTERNAL VACANCY ANNOUNCEMENT
Number: WFP/VA/EXTERNAL/FT/01/2020
(English Version)
Job Title: |
Programme Assistant |
Duty Station: |
WFP Country Office in Guinea-Bissau |
Type of Contract: |
FT |
Position Level: |
GS5 |
Duration: |
12 months (renewable) |
Entry on Duty Date: |
January 2021 |
Purpose of the Position: Support WFP Country Office in Guinea Bissau in the implementation of its homegrown school feeding and resilience programmes. The Programme Assistant will perform specialized and standardized policy and programme-related processes and activities to support the effective delivery of assistance packages. The Programme Assistant will work under minimum supervision, perform basic analyses and compile reports to support information consistency and smooth implementation of programmes/projects.
Supervision: Under the general supervision of the Head of Programme, the Programme Assistant reports directly to the Programme Policy Officer.
Functions and Duties: The Programme Assistant will be carrying out all the tasks of the Generic Profile for a Programme Assistant GS5, with specific focus on the following duties:
- Perform specialized and/or standardized processes and activities within the specific technical area of work supporting alignment with wider programme policies and guidelines.
- Provide project management and/or general office support following established targets and WFP’s policies and procedures.
- Within the specific area of responsibility, compile data and support analysis and preparation of reports (e.g. food assistance needs, resource utilization, programme status, performance) in order to support operational decision-making.
- Perform accurate, timely recording of data within the specific technical area of work (e.g. food security and vulnerability assessments) following corporate standards and guidelines.
- Work and exchange information with internal counterparts to support effective collaboration, implementation and monitoring of ongoing project activities.
- Support communication and activities with local partners, agencies, NGOs and government institutions.
- Act as a point of contact with local partners for resolution of general operational queries requesting assistance where necessary.
- Follow standard emergency preparedness practices to ensure WFP is able to quickly respond and deploy needed resources to affected areas at the onset of the crisis.
- Assist in designing programmes that provide enhanced opportunities to strengthen communities’ beneficiaries, that promote self-reliance, strengthen livelihoods, and build resilience to shocks and response capacity.
- Assist in developing formal arrangement with implementing partners and identify proposed projects and facilitate needed approval at the local level.
- Assist in selecting target communities for the livelihood/resilience through assets creation programme, following clearly defined and transparent selection criteria and the use of community participatory planning approaches.
- Review and give technical feedback on food security assessment, beneficiaries targeting and monitoring plans and ensure that programmes are relevant, well targeted and providing appropriate response to the food and nutrition security of the assisted vulnerable population.
- Monitor and evaluate activities and ensure that programme objectives have been achieved and whether activities are responsive to participants’ needs.
- Assist in collecting, introducing, processing and analyzing data on the implementation of WFP food assistance in collaboration with its partners.
- Manage and update the program planning, implementation and monitoring platforms, providing adequate technical assistance to users.
- Provide assistance in monthly reconciliation of distribution data based on food transfer information produced by logistics.
- Preparation of distribution of food and cash plans.
- Regular updating of the database on local purchasing activities for school canteens.
- Regular update of the database of communities affected by natural disasters.
- Effective participation of WFP in all national networks of organizations working in the field of community development and agricultural production.
- Perform all tasks assigned by his/her supervisor.
4Ps CORE ORGANISATIONAL CAPABILITIES:
4P Theme |
Capability Name |
Description of the behaviour expected for the proficiency level |
Purpose |
Understand and communicate the Strategic Objectives |
Helps teammates articulate WFP’s Strategic Objectives. |
Be a force for positive change |
Suggests potential improvements to team’s work processes to supervisor. |
|
Make the mission inspiring to our team |
Explains the impact of WFP activities in beneficiary communities to teammates. |
|
Make our mission visible in everyday actions |
Articulates how own unit’s responsibilities will serve WFP’s mission. |
|
People
|
Look for ways to strengthen people's skills |
Trains junior teammates on new skills and capabilities. |
Create an inclusive culture |
Seeks opportunities to work with people from different backgrounds. |
|
Be a coach & provide constructive feedback |
Serves as a peer coach for colleagues in same area of work. |
|
Create an “I will”/”We will” spirit |
Tracks progress toward goals and shares this information on a regular basis with supervisor. |
|
Performance |
Encourage innovation & creative solutions |
Explores ways to consistently be more efficient and accurate in own areas of work and shares new methods of work with colleagues. |
Focus on getting results |
Focuses on getting results and tracks trends in completion rates for own tasks to identify opportunities for efficiency. |
|
Make commitments and make good on commitments |
Takes responsibility for own tasks and notifies supervisor as soon as possible of potential delays in meeting deadlines or commitments. |
|
Be Decisive |
Independently decides what action to take when faced with critical choices in the workplace or in dangerous situations in the field. |
|
partnerships |
Connect and share across WFP units |
Suggests opportunities for partnering with other units to supervisor. |
Build strong external partnerships |
Identifies opportunities to work with colleagues and partners in the field towards common goals. |
|
Be politically agile & adaptable |
Develops an understanding of the value of WFP’s teams and external partners in fulfilling team’s goals and objectives. |
|
Be clear about the value WFP brings to partnerships |
Aligns own activities with supervisor’s priorities to fulfill internal and external partner needs. |
FUNCTIONAL CAPABILITIES
Capability Name |
Description of the behaviour expected for the proficiency level |
Programme Lifecycle & Food Assistance |
Can facilitate implementation of food assistance programmes under guidance using basic understanding of principles and good practices of programme design, implementation and monitoring. |
Transfer Modalities (Food, Cash, Vouchers) |
Demonstrates ability to facilitate, under guidance, food assistance programme implementation that deploys full range of transfer modalities with an understanding of basic principles guiding modality selection and implementation. |
Knowledge of Specialized Areas |
Understands basic technical concepts and data and their relevance to food assistance programmes. |
Emergency Programming |
Displays capacity to provide inputs into the development, implementation and realignment of high-quality emergency programmes. |
Strategic Policy Engagement w/Government |
Understands and applies basic principles of engagement with government counterparts at the national or local level. |
STANDARD MINIMUM ACADEMIC QUALIFICATIONS:
Education:
- Completion of secondary school education
- A post-secondary certificate in the related functional area is an advantage (Agricultural Sciences, Social Sciences, Management, Educational Sciences)
Language:
- Level C proficiency in Portuguese
- Fluent English or French in writing and speaking
- Knowledge of local languages is an advantage
DESIRED EXPERIENCES FOR ENTRY INTO THE ROLE:
Experience:
- Has at least 5 years of relevant professional experience (Agriculture and/or Management or Education)
- Has experience in conducting surveys/studies with households
- Has work experience in community development
- Has contributed to implementation of development programmes
- Has observed or assisted with policy discussions (Education, or Agriculture, or Rural Development)
- Has facilitated communication with technical teams
Knowledge and Skills:
- Knowledge of the agricultural production system in Guinea-Bissau and concepts of nutrition and food security is an advantage
- Knowledge of the working principles of the United Nations between its agencies and, with State institutions and non-state institutions, is an advantage
- Knowledge of project cycle
- knowledge of computer tools, particularly, of the following programs: Excel, Word, PowerPoint, Access, SPSS, in the perspective of the follow-up and evaluation
- Good analytical and synthesis skills
- Good ability to extract, interpret, analyze and transcribe secondary survey and source data to produce reliable information to improve programme operations
- Good pedagogical skills to support training activities
- Working capacity in a multidisciplinary team
- Good relationship with partners and beneficiaries
HOW TO APPLY:
Candidates should first register on e-recruitment (http://www.wfp.org/careers/job-openings) and then apply for the position.
Candidates should also attach the following documents:
- Motivation letter (signed)
- Curriculum Vitae
- Diplomas
- Identity Card
Closing date for application: October 20th, 2020.
Only qualified and short-listed candidates will be contacted for relevant tests.
Female applications are strongly encouraged.
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