53. Secrétaire - G4

Le poste est à pouvoir au secrétariat du Département des partenariats et de l'appui aux programmes extérieurs (PARDEV). PARDEV établit et développe des partenariats stratégiques en étroite collaboration avec les autres départements du BIT au siège et les bureaux extérieurs dans les régions. Il est chargé d'élaborer la stratégie de l'Organisation en matière de coopération pour le développement. PARDEV mène des consultations et des négociations avec des partenaires dans le domaine de la coopération pour le développement et il lui incombe de mobiliser des contributions volontaires pour le programme de l'OIT, ainsi que de coordonner l'établissement des rapports techniques et financiers présentés aux donateurs. En étroite collaboration avec les autres départements, PARDEV facilite la rationalisation des processus et des méthodes de travail et fournit l'assistance requise pour améliorer la qualité de la prestation des services sur le terrain. En outre, le département est chargé de l’appui aux programmes extérieurs. PARDEV se compose de trois unités: l'Unité des relations avec les partenaires de développement, l'Unité d'appui à la coopération pour le développement et l'Unité des partenariats émergents et spéciaux.
En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit un ensemble de services généraux relevant de l’appui administratif aux fonctionnaires affectés en exécutant diverses tâches courantes dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle. Ces tâches contribuent au déroulement efficace et en temps voulu des activités opérationnelles et peuvent comprendre des attributions liées à la préparation de la correspondance et de documents, à la tenue à jour de bases de données, à l'appui aux réunions, aux voyages et à des services de courrier. Le(la) titulaire est appelé(e) à utiliser du matériel bureautique standard et le progiciel de gestion intégré (PGI) de l'Organisation pour le traitement des transactions. Le travail est régi par les règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives applicables aux domaines opérationnels.  
Le(la) titulaire travaille sous la supervision générale du directeur du département. Le(la) titulaire dispose d’un certain degré d’autonomie opérationnelle dans son travail quotidien et consulte son supérieur hiérarchique pour obtenir des orientations sur des questions inhabituelles.  

1. Assurer une série de fonctions administratives et d’appui administratif pour les unités de travail, y compris l'organisation et la mise en place de réunions, de vidéoconférences, d'appels Skype et de téléconférences.
2.  Fournir une assistance pour les voyages officiels du personnel, notamment en ce qui concerne les dispositions relatives aux voyages et à l'hébergement, les visas de sécurité et les exigences en matière de visas.  
3. Répondre ou rédiger des réponses à la correspondance d’ordre général et aux autres communications ; utiliser un logiciel de traitement de texte standard pour produire une grande variété de documents et de rapports. Préparer et mettre en forme des lettres d'invitation pour les réunions d'examen avec les donateurs et les séances de sensibilisation et d’information pour les partenaires de développement de l'OIT.
4. Préparer les transactions IRIS, y compris les demandes d’ordre de mission et demandes de remboursement de frais de voyage, les bons de commande et les demandes d'achat, les demandes de remboursement de frais, et effectuer le suivi nécessaire auprès des services administratifs compétents en ce qui concerne ces transactions.
5. Fournir un appui administratif et logistique approprié pour les réunions et les séminaires organisés par le département (internes et externes). Ces tâches incluent la réservation de salles de réunion, la demande d'estimations de coûts pour l'accueil, la coordination des voyages et du logement des participants, et toutes les mesures de suivi pertinentes.
6. Assurer la liaison avec les services et unités techniques compétents de l'Organisation et le Centre international de formation de l'OIT à Turin pour la production et l'impression de rapports, de brochures concernant les donateurs et les pays, de fiches d'information, etc. préparés par le PARDEV, et en assurer l'envoi.
7. Tenir à jour des bases de données telles que les codes de coopération pour le développement, les listes de contacts, le calendrier/les horaires des réunions ; suivre les changements et communiquer les informations pertinentes au personnel concerné.
8.  Télécharger les états financiers certifiés, les accords signés et les lettres de soumission. Télécharger des documents supplémentaires dans SharePoint en suivant les instructions et les procédures établies, le cas échéant. 
9. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.
 

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

1. Traiter un éventail de documents (correspondance, rapports, tableaux, présentations, manuscrits) au moyen des logiciels de traitement de textes appropriés. Le titulaire peut être appelé à transcrire des textes sous dictée ou à partir d’enregistrements. Corriger la syntaxe, la ponctuation, la grammaire et mettre en forme correctement le matériel et les documents préparés par des tiers, conformément à l’usage de l’organisation. Envoyer des télécopies et des messages électroniques. Le titulaire peut être appelé à actualiser des bases de données et des sites web spécialisés.
2. Trier, inscrire, selon que de besoin, et faire suivre le courrier et la correspondance. Informer le personnel responsable des dates de suivi et les leur rappeler et surveiller les délais de réponse ou d’action spécifiques. Rédiger la correspondance courante dans une langue et dactylographier dans deux langues. Procéder au suivi des mesures administratives.
3. Mettre au point et tenir à jour les systèmes de classement et de référence de l’unité de travail. Préciser les besoins conjointement aux services organiques en matière de spécifications des documents et de localisation afin de faciliter les recherches et les références. Tenir à jour la papeterie et autres fournitures de base de l’unité. 
4. Fournir des services généraux de secrétariat pour les réunions.  
5. Recevoir, évaluer et acheminer les questions formulées par téléphone ou personnellement en deux langues vers le personnel ou l’unité compétents. Prendre des rendez-vous pour le Chef d’unité ou le personnel de la catégorie professionnelle. Accueillir les visiteurs. Prendre les dispositions de voyages.

Le titulaire doit avoir achevé ses études secondaires ou une école de commerce. 

Quatre ans d’expérience du travail de secrétariat.

Excellente connaissance d'une langue officielle (anglais, français, espagnol) et connaissance pratique d'une deuxième langue pour répondre aux questions, acheminer le courrier et recevoir les visiteurs.

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Compétences techniques

Connaissance des logiciels de traitement de texte et de courrier électronique. Être familiarisé avec les règles internes de préparation de documents et maîtrise des systèmes de classement. Aptitude à répondre, de façon appropriée, aux questions formulées par téléphone ou directement. Aptitude à travailler efficacement avec ses collègues. Faculté d’organisation de son propre travail. Aptitude à effectuer des recherches sur Internet. Maîtrise des progiciels requis pour le poste. La connaissance des logiciels d’actualisation des pages web peut être nécessaire. Connaissance des procédures pour mettre au point et tenir à jour des systèmes de classement. Connaissance des procédures pour la préparation de formulaires administratifs. Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches. Aptitude à évaluer le courrier et les demandes de renseignements afin de déterminer la démarche à suivre. 

Compétences comportementales

Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.