Asistente de Logística - Comayagua 1 1

TERMINOS DE REFERENCIA

Título del Puesto: Asistente de Logística

Tipo y Grado de Contrato: Duración Determinada (Fixed Term) – GS5

Estación de Trabajo: Comayagua, Honduras

Contexto organizacional:

En este nivel, se espera que el titular del puesto de trabajo demuestre responsabilidad e iniciativa para gestionar las actividades del almacén y responda de forma independiente a las consultas con solo una guía general. Es requisito usar el juicio en el tratamiento diario de problemas imprevistos.  El titular del puesto de trabajo tiene un nivel de experiencia y conocimientos para adaptarse y contribuir al desarrollo de procedimientos y procesos operativos estándar para mejorar continuamente el nivel de servicio. Se espera que el titular del cargo administre los recursos,  capacite y coordine a un equipo de personal de almacén.

Objetivo de la posición:

Gestionar una gama de actividades de almacén, incluida la protección de los productos y suministros, y garantizar un servicio de almacenamiento y almacén bien organizado, de conformidad con las directrices del PMA para todas sus modalidades de entrega.

Actividades y responsabilidades

Bajo la supervision directa del Jefe de Sub-Oficina de Campo y general del Oficial de Cadena de Suministro, el/la titular será responsable de las tareas que se describen a continuación:

1. Responsable de la planificación y gestión eficaz de las operaciones de los almacenes en el país, para garantizar un almacenamiento seguro y eficiente de todos los productos y suministros para todos los almacenes del PMA.
2. Coordinar el recibo/envío de productos, para garantizar que el registro, la contabilidad y los informes estén disponibles en todo momento para respaldar la toma de decisiones.
3. Responsable de la precisión de los registros de transacciones del almacén, incluida la identificación de discrepancias, para garantizar informes inmediatos y precisos sobre los movimientos de productos en línea con los requisitos corporativos.
4. Preparar informes y estadísticas regulares y ad hoc sobre las operaciones del almacén, para apoyar la planificación informada y la toma de decisiones.
5. Supervisar la protección de los productos básicos, brindando orientación y tomando iniciativas para la implementación de medidas preventivas, para garantizar que los productos se conserven en buenas condiciones y que se inicien acciones de control de calidad según corresponda, siguiendo los procedimientos establecidos por el PMA.
6. Revisar periódicamente la disponibilidad de espacio en el almacén, planifique e implemente nuevos diseños de diseño para satisfacer las necesidades comerciales y garantizar la eficiencia de costos.
7. Trabajar en colaboración con las partes interesadas internas y externas, con el fin de ofrecer servicios de almacén alineados y coherentes.
8. Supervisar al personal del almacén de las diferentes bodegas de PMA, para garantizar altos estándares de desempeño.
9. Realizar actividades de logística administrativa (pagos, exención de impuestos) de manera oportuna y eficiente, para apoyar la adquisición de servicios de logística para operaciones de campo eficientes.
10. Asistir en la gestión de la calidad e integridad de los datos contables de productos básicos en el sistema corporativo.
11. Respaldar los análisis, las evaluaciones y la planificación operacional del pipeline para todas las modalidades de entrega.
12. Brindar apoyo a las operaciones y actividades logísticas, siguiendo los procesos estándar y facilitando, directa o indirectamente, la entrega efectiva de asistencia alimentaria a los beneficiarios.
13. Ayudar en la preparación de las actividades de contratación de los proveedores de logística, incluido el monitoreo y la medición del rendimiento.
14. Responder a una variedad de consultas técnicas/solicitudes de asistencia, siguiendo los procesos estándar y obteniendo la orientación necesaria para garantizar una resolución oportuna y precisa de todas las consultas con un alto nivel de mentalidad de servicio al cliente.
15. Mantener registros precisos de las actividades en línea con los estándares de cumplimiento para aumentar la facilidad de respuesta a las consultas de auditoría básicas.

Otras Actividades del Puesto:

1. Demuestra una sólida comprensión de los procesos de contratación/licitación para respaldar las operaciones de la Cadena de Suministro.
2. Demuestra capacidad para implementar procedimientos operativos de almacén y orientación normativa para administrar el almacén del PMA, manejar el inventario de manera efectiva a través de los sistemas corporativos y garantizar la mitigación de pérdidas.
3. Aprovecha la sólida comprensión de las necesidades comerciales para definir los requisitos de los proveedores y los criterios de selección.

Capacidades funcionales:

Manejo de Cadena de Suministro y Optimización: Muestra aptitud en monitoreo y reportes sobre operaciones de cadena de suministro para capacitar equipos que eficientemente evalúen el desempeño y sostenibilidad de los actuales enlaces.

Planeación, Proyecto & Manejo de Recursos: Apoya la planeación, previsión y los esfuerzos de manejo de recursos de su equipo, recolectando datos de diversas fuentes.

Manejo de Información & Reportes: recolecta información exacta y puntual que facilite la toma de decisiones sobre los reportes dentro de la unidad y consecuentemente a la gran comunidad.

Análisis de Mercado, Contratos y Ejecución Operacional: Habilidad para recolectar la información necesaria para que PMA pueda tomar decisiones operacionales.

Bodega y Manejo de Inventario: Demuestra habilidad para implementar procedimientos operacionales de bodega y guía normativa a fin de manejar las bodegas de PMA, inventarios efectivos a través de sistemas corporativos y asegurar la mitigación de perdidas.

Asistencia Técnica y Coordinación: Demuestra conocimiento de la importancia de la ayuda técnica y coordinación con contrapartes claves y una habilidad en llevar a cabo actividades logísticas respetando el mandato individual y prioridades del programa.

Calificaciones Mínimas:

Educación:

Educación secundaria completa.  Es deseable un certificado post secundario relacionado al área funcional.

Idioma:

Fluidez oral y escrita en el idioma Español.  Se requiere idioma Inglés a nivel laboral para la comunicación, escritura y lectura de materiales y políticas de PMA.

Experiencia y Conocimientos Deseables:

1. Experiencia demostrada en liderar un equipo de personal nacional.
2. Experiencia en el uso de sistemas corporativos para monitorear envíos continuos, información de pipeline, reclamos de seguros y existencias de alimentos.
3. Experiencia analizando datos (sobre productos, fondos, etc.) y redactando informes.
4. Experiencia en procesos de contratación, compilación de documentación de contratos y en la ejecución de contratos.
5. Experiencia en la medición del desempeño de los proveedores de servicios.
6. Experiencia en la prestación de soporte técnico empresarial en sistemas corporativos.

Términos y Condiciones:

Esta posición está abierta solo a ciudadanos Hondureños/as. 

Fecha límite de aplicación:

Esta vacante está abierta desde del 7 al 21 de octubre, 2020.

El PMA está comprometido con la diversidad y la inclusión y en proporcionar igualdad de oportunidades de empleo. No discrimina la diversidad de género, edad, educación, nacionalidad, origen étnico, raza, discapacidad, orientación sexual y religión. El PMA invita particularmente a participar a mujeres, afrodescendientes y personas de origen indígena.