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Assistant Travel & Protocole

Mbandaka (Congo Democratic)

  • Organization: WHO - World Health Organization
  • Location: Mbandaka (Congo Democratic)
  • Grade: Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Transport and Distribution
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2020-10-30

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Titre du Poste: Assistant Travel et Protocole

Grade: GS-4

Duree: 2 mois

Description des tâches:

Sous la direction de l'Incident Manager Ebola et la supervision directe du Chef du Sous Bureau de Goma, l'Assistant Travel & Protocole s'acquittera des tâches suivantes:
- Assister les membres du personnel et leurs dépendants pour les demandes de visas, des cartes d'identité, des permis de conduire, pour l'accréditation (Badges) et tout autre document conformément aux exigences de l'Organisation des Nations Unies et du pays d'affectation.
- Faire des réservations d'hôtel pour les membres de personnel international, visiteurs de l'OMS, les consultants en voyage statutaire et des participants aux séminaires et réunions organisées par l'OMS.
- Contribuer à la mise à jour de l'inventaire du bureau, les équipments et fournitures.
- Produire des rapports mensuels administratifs sur les mouvements des véhicules, de la consommation du carburant et de la maintenance des véhicules et groupes électrogènes;
- Organiser la location des véhicules, si nécessaire et s'assurer de la disponibilité du carburant pour ces véhicules et du groupe électrogène (générateur);
- Accueillir et aider pour les formalités à l'aéroport et au Beach des fonctionnaires et visiteurs en mission.
- Vérifier et ranger les factures des agences de voyages,
- Assurer la programmation éventuelle des mouvements journaliers des chauffeurs temporairement affectés au Travel et organiser les accueils et départs des membres du personnel, des participants aux réunions et autres visiteurs ou invités du Bureau régional.
- Préparer les rapports quotidiens à soumettre au superviseur des problèmes/difficultés rencontrés.
- Préparer les itinéraires et leur tarification en étroite collaboration avec l'agence de voyage.
- Faire l'entreposage et faire le suivi des cargos.
- Être capable de travailler sous presssion.
- Exécuter au besoin toute autre tâche connexe pour assurer le bon fonctionnement du bureau à la demande du superviseur.


Qualifications & Expérience requises:
- Essentielle: Être titulaire d'un diplôme de fin d'études secondaires avec une formation pratique en administration générale, avec un accent sur les théories, pratiques et procédures dans les domaines de la gestion des voyages et protocoles;
- Souhaitable: Une formation en gestion et en relation serait un atout ainsi qu'une formation dans les domaines précités avec le Système des Nations Unies.
- Avoir des compétences avérées dans la rédaction de documents administratifs sont exigées.
- Avoir une expérience de 5 à 7 années dans une position administrative avec de préférence quelques années d'expérience dans le Système des Nations Unies serait un avantage;
- Maîtrise de l'outil informatique: traitement de texte, de tableur et Internet
- Deux à quatre années d'expérience dans un emploi similaire dans une institution publique ou privée reconnue


Compétences génériques:
- Produire des résultats
- Favorises l'intégration et le travail d'équipe
- Communiquer de façon crédible et efficace


Compétences fonctionnelles:
- Connaissance des rouages administratifs du pays, de tous les mécanismes protocolaires;
- Aptitude à se servir d'un système informatique
- Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.


Langues:
Avoir une excellence connaissance du Français et une connaissance pratique de la langue anglaise est un atout.

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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