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VNU jeune en appui aux Opérations

Antananarivo (Madagascar)

  • Organization: UNV - United Nations Volunteers
  • Location: Antananarivo (Madagascar)
  • Grade: National Youth - Locally recruited Volunteer
  • Occupational Groups:
    • Development Cooperation and Sustainable Development Goals
    • Volunteerism
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2020-10-27

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Eligibility criteria

Candidate age: between 18 and 29 throughout the entire duration of their assignment. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Description of task Sous la supervision directe du Spécialiste aux Opérations le/la Volontaire des Nations Unies effectuera
les tâches suivantes:
Gestion des Contrats et des LTA :
- Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi des contrats et des LTA géré par le Bureau et ceux gérés par les agences soeurs mais utilisés dans le cadre du One UN;
- Alerter l’UPM ou les services bénéficiaires avant termes des contrats et LTA;
- Procéder au processus d’évaluation des contrats auprès des bénéficiaires; élaborer, partager et collecter les fiches d’évaluation ;
- Effectuer le renouvellement ou la résiliation des contrats et LTA suivant les notes d’évaluation;
- Envoyer les avenants des contrats ou LTA pour circuits de signature auprès des deux parties ;
- Scanner et classer les contrats ou LTA signés par les deux parties ;
- Partager aux ayant droit (Bureau, Projets, OMT) ;
- Appuyer à l’élaboration des correspondances nécessaires à la demande des évaluateurs.

Gestion du recouvrement de coûts relatifs aux services rendus par le PNUD:
- Générer périodiquement les paiements reçus dans ATLAS provenant des Projets et des Agences éligibles au Cost Recovery ;
- Récupérer les factures émises auprès de l’Unité Finance;
- Faire la réconciliation des deux états ;
- Relancer les Projets et les Agences qui n’ont pas encore effectué leur paiement des services rendus ;
- Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi et du Microsoft Teams des services rendus par les Opérations ainsi que ceux des autres unités passant au niveau du VNU Jeune ;
- Etablir les états des services rendus y afférents ou alerter les autres unités de la necessité de rocéder au recouvrement de coûts;
- Transmettre ces états à l’Unité Finance.

Appui aux tâches quotidiennes après le Delinking PNUD/BCR:
- Appuyer à l’élaboration des MOU sous la gestion du BCR (OMT, PMT, UNCG, ONUSIDA, OHCHR);
- Collecter les informations et les signatures auprès des agences concernées ;
- Appuyer à l’élaboration des Travel Request, Travel Expenses, Requisition, Receipt ;
- Collecter les services rendus au BCR en vue du recouvrement de côut et élaborer les états ;
- Appuyer à la vérification quotidienne de la plateforme Iris pour assurer que les services soient rendus et les recouvrements de coûts effectués.

Gestion des comptes des fournisseurs locaux et internationaux:
- Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi pour les paiements des fournisseurs et partager aux superviseurs ;
- Prendre les informations de tous les paiements dans Atlas hebdomadairement;
- Envoyer ces paiements aux fournisseurs ;
- Répondre aux fournisseurs qui demandent la situation de leurs paiements ;
- Demander la situation des factures impayées du PNUD et des Projets tous les deux mois ;
- Faire la relance des paiements auprès des responsables ;
- Faire le relais entre les fournisseurs, l’unité Finance et les unités/Projets concernant la situation des factures et des paiements ;
- Faire la réconciliation des comptes fournisseurs si besoin ;
- Appuyer aux réunions avec les fournisseurs concernants la situation des factures et des paiements

Autres tâches administratives :
- Appuyer au suivi des demandes de services du Bureau auprès des unités;
- Etre le point focal des formulaires utilisés au niveau du Bureau ;
- Faire des contrôles du système de codification et d’archivage électronique des documents du Bureau afin de faciliter la recherche et leur localisation ;

- Appuyer aux collectes d’informations, de données et de signatures auprès des agences soeurs ou des partenaires dans le cadre des activités de l’OMT ;
- Appuyer aux collectes des données concernant le nombre de personnel et dépendants du PNUD et de toutes les agences du SNU pour les activités de l’OMT ;
Autres tâches financières:
- Alimenter le tableau de contrôle des dépenses du Bureau et élaborer le rapport périodique pour les Superviseurs ;
- Appuyer au contrôle de la mise en oeuvre de la stratégie de réduction des coûts, et élaborer le rapport périodique pour les Superviseurs ;
- Appuyer aux paiements des factures et aux reconciliations des paiements du Bureau.

Qualifications/Requirements Required degree level: Bachelor degree or equivalent Education - Additional Comments:

Minimum Licence, Etre titulaire d’un diplôme universitaire dans des disciplines telles que les sciences sociales, administration, gestion et comptabilité ou toute autre discipline connexe offerte par une structure accréditée et reconnue.

Required experience: 12 Months Experience remark:

- Expérience d’au moins 1 (un) an dans le domaine de l’administration, gestion et comptabilité
- La connaissance des procédures du PNUD/PVNU serait un atout ;
- Excellentes qualités de communication écrite et orale ;
- Fortes capacités interpersonnelles et de travail dans un environnement multiculturel
- Capacités à travailler sous pression, à respecter les délais impartis

Language skills:
  • French(Mandatory), Level - Fluent
  • English(Optional), Level - Working Knowledge
Area of expertise: Administration and administrative assistance Area of expertise details:

Administration, gestion et comptabilité

Capacité informatique : Avoir une bonne maîtrise de la suite logicielle Microsoft Office, plus précisément des logiciels
« Word, Excel, PowerPoint »

Driving license: No Competencies values:

Ethics and Values, Integrity, Respect for Diversity, Vision

Application procedure:

* Pas encore enregistré/e dans la banque de candidats VNU ?
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Important : Une fois votre compte créé, veillez à compléter toutes les sections de votre profil et le soumettre. Puis, connectez-vous à ‘Ma Page’ sur https://vmam.unv.org/candidate/mypage et cliquez sur le lien ‘Recrutement spécial’. Enfin, sélectionnez l’annonce de recrutement spécial à laquelle vous souhaitez postuler.

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Date limite pour postuler : 27-10-2020

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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