VNU Jeune en appui à l’Administration et à la Logistique

Eligibility criteria

Candidate age: between 18 and 29 throughout the entire duration of their assignment. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Description of task Sous la supervision directe de l’Assistante Administrative et Logistique et du Chef D’unité du SAO, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes: Gestion des carburants :
a) Bureau de la Représentation :
 Remplissage mensuel du fichier de suivi et de contrôle de la consommation en carburant des véhicules
 Elaboration d’un draft de rapport de la consommation en carburant et transmission aux Superviseurs, ensuellement
b) Projets PNUD :
 Collecte mensuelle des informations et des documents de consommation en carburant des véhicules des Projets
 Analyse des données des Projets
 Elaboration d’un draft de rapport de la consommation en carburant et transmission aux Superviseurs, mensuellement

Gestion des cartes carburants :
 Appui pour l’élaboration de l’ « ARL Pétrol » mensuel
 Réconciliation des cartes carburants entre véhicules/chauffeurs/cartes, demande de
résiliation si besoin
 Récupération de carburant avec les chauffeurs du Bureau
 Mise à jour des nouvelles cartes dans la base des données cartes carburant

Gestion du parc véhicules :
 Mise à jour de la base de données de suivi des véhicules immatriculés 206
 Mise à disposition des informations concernant les véhicules immatriculés 206 à la
demande (MAE, UNDSS…)
 Vérification semestrielle des véhicules immatriculés 206 si MOSS compliance
 Suivi et vérification des carnets de bord des véhicules de la Représentation
 Enregistrement des réparations et entretiens des véhicules immatriculés 206
 Rangement des pièces détachés après réparations et entretiens des véhicules immatriculés 206

Gestion des services rendus:
 Mise à jour du tableau de bord enregistrant les services rendus du SAO
 Contre-vérification des données sur les services rendus aux agences/projets par l’équipe du SAO avant envoi de l’état à l’unité Finance
 Appui aux réponses à donner aux agences/projets concernant les services rendus par le SAO si besoin

Gestion des fournisseurs :
 Réconciliation de l’état des fournisseurs à la demande du Bureau
 Appui aux paiements du prestataire en taxi agréé
 Appui aux paiements des factures de carburant, transistaire et assurance véhicules
Inventaires :
 Comparaison entre les résultats d’inventaires et le fichier de suivi du Registry des fournitures (Projets 80889, 80892)
 Envoi au Registry pour la recherche de la différence s’il y en a
 Collecte des informations sur les achats des fournitures, factures, vouchers
 Remplissage du fichier d’inventaire selon le format du Siège
 Envoi au point focal inventaire du Bureau pour vérification et certification

Gestion administratif :
 Appui à la gestion des clés de chaque bureau du PNUD

 Appui à l’apurement des dossiers en douane en termes d’importation de véhicules
 Appui à la vérification semestrielle du bureau du PNUD si MOSS compliance
 Appui à la cession annuelle des équipements totalement amortis et non utilisés

Qualifications/Requirements Required degree level: Bachelor degree or equivalent Education - Additional Comments:

Minimum licence, Etre titulaire au minimum d’un diplôme universitaire dans le domaine de gestion, administration, comptabilité ou tout autre domaine équivalent.

Required experience: 12 Months Experience remark:

 Avoir au moins 1 année d’expérience en matière de gestion, d’administration ou de
logistique ;
 Avoir la compétence dans l’élaboration de divers rapports d’analyses analytiques et
d’inventaires, de tableaux de bord et de base de données
 Capacités à travailler sous préssion, à respecter les délais impartis.
 Connaisssance des procédures du PNUD/PVNU serait un atout ;
 Connaissance des Immunités et Privilèges du Système des Nations Unies présente un atout

Language skills:

• French(Mandatory), Level - Fluent
• English(Optional), Level - Working Knowledge

Area of expertise: Logistics and supply management, Development programme/project administration Area of expertise details:

Gestion, d’administration ou de logistique

Capacité informatique : Bonnes connaissances des logiciels courants de bureautique : Word, Excel, Powerpoint, Internet, gestion des bases de données ;

Driving license: No Competencies values:

Ethics and Values, Integrity, Respect for Diversity, Vision

Application procedure:

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Date limite pour postuler : 27-10-2020