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TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE AUDITORÍAS EXTERNAS ANUALES DE LA SUBVENCIÓN DEL FONDO DE COOPERACIÓN PARA EL AGUA Y SANEAMIENTO

Guatemala (Guatemala)

  • Organization: ACF - Action Against Hunger
  • Location: Guatemala (Guatemala)
  • Grade: Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Water, sanitation and hygiene (WASH)
    • External Relations, Partnerships and Resource mobilization
    • Legal - Broad
    • Legal - International Law
    • Development Cooperation and Sustainable Development Goals
  • Closing Date: 2020-10-28

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TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE AUDITORÍAS EXTERNAS ANUALES DE LA SUBVENCIÓN DEL FONDO DE COOPERACIÓN PARA EL AGUA Y SANEAMIENTO PARA EL

PROGRAMA RU K’UX YA’PROGRAMA GTM-015-B**

1. Información general del programa

Título del programa: “RU K´UX YA´ - Contribuir a la salud y a la reducción de la incidencia de enfermedades diarreicas agudas de familias de 12 municipios del Departamento de Sololá, mediante la mejora de la gestión y el acceso sostenible a agua y saneamiento a nivel comunitario, municipal y en los servicios públicos básicos de salud y escuelas primarias”

Objetivo General: Contribuir a la reducción de la incidencia de las enfermedades diarreicas agudas en 12 municipios del Departamento de Sololá mediante el fortalecimiento de las estructuras comunitarias, municipales y del MSPAS, en sus funciones sanitarias relacionadas con el derecho humano al agua y el saneamiento, con pertinencia cultural, de género y ambiental – contribuyendo a una reducción de por lo menos del 4% de la incidencia de enfermedades diarreicas agudas.

Objetivos Específicos:

  1. Fortalecer las capacidades en 12 municipios y 120 comunidades en el Departamento de Sololá para la provisión y gestión de servicios sostenibles de agua y saneamiento integral.

  2. Fortalecer las capacidades del MSPAS en el Departamento de Sololá para cumplir con sus obligaciones de la mejora del acceso al agua y saneamiento de las instalaciones de educación y salud, el monitoreo y la vigilancia de la calidad de agua

Donante Principal: Fondo de Cooperación de Agua y Saneamiento (FCAS) de la AECID

Ejecutores: Asociación Acción Contra el Hambre Guatemala y HELVETAS Swiss Intercooperation

ÍNDICE

1 INTRODUCCIÓN: DATOS GENERALES

1.1 Información sobre el Programa a auditar

1.2 Base contractual para la auditoría

1.3 Base contractual para la gestión y ejecución del Programa

1.4 Localización e información disponible

2.OBJETO DE LA AUDITORIA

2.1 Preauditoria de procesos y procedimientos

2.2. Objetivos para la revisión de la cuenta justificativa completa de la subvención del FCAS

2.3. Alcance del servicio de auditoría

2.4. Marco legal.

  1. EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

3.1. Información previa sobre la intervención subvencionada.

3.2. Documentación, metodología y procedimientos.

3.3 Responsabilidad de la empresa auditora

3.4. Plazos de ejecución del contrato.

  1. INFORME DE AUDITORÍA.

  2. COSTE DE LA CONSULTORIA Y FORMA DE PAGO

  3. PRESENTACIÓN Y SELECCIÓN DE OFERTAS

6.1 Postulación y requisitos

6.2 Sistema de evaluación de ofertas

  1. CONTRATO ENTRE LA EMPRESA AUDITORA Y LA ENTIDAD ADJUDICATARIA DE LA SUBVENCIÓN.

  2. FRAUDE Y CORRUPCIÓN

ANEXO 1.

a. Estructura mínima del informe

b. Modelo de informe de auditoría de informes de seguimiento del Programa

ACRÓNIMOS:

AECID Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo

CCP Colegio de Contadores Públicos

FCAS Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento

CF Convenio de Financiación

GTB Grupo de Trabajo Bilateral

ICO Instituto de Crédito Oficial

ISA Estándares Internacionales de Auditoría

NIC Normas Internacionales de Contabilidad

OTC Oficina Técnica de Cooperación

POA Plan Operativo Anual

POG Plan Operativo General

POP Plan Operativo Provisional

ROP Reglamento Operativo

TDR Términos de Referencia

PCGA Plan Contable General Aceptado

NIA Normas Internacionales de Auditoría

1. INTRODUCCIÓN: DATOS GENERALES:

La ASOCIACIÓN ACCIÓN CONTRA EL HAMBRE GUATEMALA (Acción contra el Hambre, en adelante) ha sido confiado por el Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento, en adelante FCAS, con la gestión e implementación del Programa "RU K´UX YA´ Contribuir a la salud y a la reducción de la incidencia de enfermedades diarreicas agudas de las familias de 12 municipios del departamento de Sololá de Guatemala, mediante la mejora de la gestión y el acceso sostenible a agua y saneamiento a nivel comunitario, municipal y en los servicios públicos básicos de salud y escuelas primarias”, en adelante “el PROGRAMA”, firmándose para este fin un Convenio de Financiación (CF) con el Instituto de Crédito Oficial (ICO), en nombre del Gobierno de España, el 17 de diciembre de 2018.

El FCAS-AECID, considera que la opinión de los auditores independientes constituye un elemento importante en el proceso de seguimiento y monitoreo de la ejecución de los programas, a fin de asegurar que los recursos de la donación sean administrados y utilizados de acuerdo con los términos y condiciones acordadas en el respectivo Convenio y demás documentos contractuales.

De acuerdo a la Ley General de Subvenciones y lo estipulado en el Reglamento Operativo del Programa (ROP, Apartado 4.4.5 Cuenta Justificativa con Informe de Auditoria) se determina que la Entidad Beneficiaria deberá justificar la subvención recibida mediante una cuenta justificativa con informe de auditor. Por dicho motivo, la Acción Contra el Hambre desea contratar la auditoría externa anual obligatoria de la intervención que ejecuta como consecuencia de la subvención adjudicada por el FCAS.

La existencia de un informe de auditoría externo permite a la entidad la presentación de un tipo de cuenta justificativa económica abreviada, mostrando el estado de los gastos incurridos en la realización de las actividades subvencionadas, debidamente agrupados, y, en su caso, las cantidades inicialmente presupuestadas y las desviaciones acaecidas.

Para ello debe contratar una entidad auditora (puede ser una persona física o jurídica) española inscrita en el ROAC (Registro Oficial de Auditores de Cuentas) dependiente del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, o bien ser firmas dependientes o vinculadas a una entidad auditora reconocida, siempre que se presenten los documentos que acrediten la vinculación y la responsabilidad de la firma que acredite el informe, o bien ser una persona o entidad auditora del país de ejecución (previa certificación de que está habilitada para ello conforme a la ley local, que puede ser realizada por la OTC/ Centro Cultural /Antena o Embajada que proceda, o por un notario local). Esta entidad debe realizar una revisión exhaustiva de la cuenta justificativa completa de la subvención correspondiente a todos los períodos anuales informados, y emitir un informe al respecto, según establece la normativa de aplicación sobre auditorías a subvenciones públicas.

1.1 Información sobre el Programa a auditar

País Guatemala

Código GTM 015-B

Entidad Beneficiaria Asociación Acción contra el Hambre Guatemala

Entidad Delegada Helvetas Swiss Intercooperation

Título del Programa

“RU K´UX YA´ - Contribuir a la salud y a la reducción de la incidencia de enfermedades diarreicas agudas de familias de 12 municipios del Departamento de Sololá, mediante la mejora de la gestión y el acceso sostenible a agua y saneamiento a nivel comunitario, municipal y en los servicios públicos básicos de salud y escuelas primarias”

Plan de Trabajo, Gastos de elaboración de POG: Fecha de aprobación del ROP: 30 de mayo 2019

Duración prevista del Programa: 40 meses

Fecha de Aprobación del POG: 29 de marzo 2020

Fecha de inicio: 30 de marzo 2020

Fecha de finalización prevista: 29 de agosto 2023

Presupuesto Total del Programa (especificando cada financiador): Total: 7.500.000,00 Euros

FCAS: 6.000.000,00 Euros

Acción contra el Hambre:

Helvetas:

Municipios:

MSPAS:

MINEDUC:

Fecha del Plan de Trabajo: 13 de junio 2019 al 12 de marzo 2020 (con prórroga de 3 meses)

La modalidad de auditoría será anual para el total del periodo de la subvención, por lo que se realizará una auditoría por Plan Operativo Anual (POA) y se emitirá un informe para cada uno de los siguientes periodos e informes de seguimiento:

Informe Auditoría período POP y POA 1: 29/01/2019 al 12/03/2020 y del 13/03/2020 al 31/12/2020

Informe Auditoría período POA 2: 01/01/2021 a 31/12/2021

Informe Auditoría período POA 3: 01/01/2022 a 31/12/2022

Informe Auditoría período POA 4: 01/01/2023 a 29/07/2023

1.2 Base contractual para la auditoría

La base contractual para la realización de la auditoría es el Apartado 4.4.5 del Reglamento Operativo del Programa, en su versión aprobada el 30 de mayo 2019.

1.3 Base contractual para la gestión y ejecución del Programa

La base contractual para la ejecución del Programa la constituyen los siguientes documentos:

a) Convenio de Financiación y sus adendas

b) Resolución de la Secretaría de Estado de Cooperación Internacional Española de Concesión de la Subvención de Cooperación Internacional y Aceptación por parte de la Entidad Beneficiaria de dicha Resolución (Anexo II del Convenio de Financiación) y las modificaciones a la misma.

c) Fecha de recepción de fondos de la AECID por parte de la entidad adjudicataria de la subvención procedentes del ICO.

d) Reglamento Operativo del Programa (ROP).

e) Plan de Trabajo para la elaboración del POG (POP).

f) Plan Operativo General (POG).

g) Planes Operativos Anuales (POA).

h) Cualquier modificación de los documentos enunciados en los puntos del c) al f) formalmente aprobada por el FCAS-AECID. En especial autorizaciones a alternativas a la transferencia de los bienes adquiridos con la subvención, en caso de que no se transfiera a las autoridades públicas o destinatarios finales de la intervención, así como autorizaciones de prórrogas de la duración de la ejecución de la intervención.

i) Informes presentados.

1.4 Localización e información disponible

La revisión y verificación de documentos por parte de la empresa auditora se realizará en las instalaciones de Acción contra el Hambre en el municipio de Panajachel, en la 2da Avenida 1-65 Zona 2 Calle Rancho Grande, Panajachel, departamento de Sololá, Guatemala, así como en las oficinas de Acción contra el Hambre y Helvetas en Ciudad de Guatemala, para la documentación justificativa relativa a gastos de las oficinas centrales.

La documentación en original y respaldos respectivos se encuentra debidamente resguardada por Acción contra el Hambre y Helvetas, incluyendo la documentación de aportaciones locales de los municipios y dependencias de las instituciones públicas.

Por tal motivo, los auditores se deberán desplazar al lugar de ejecución de la subvención.

La empresa auditora tendrá acceso a toda la documentación e información contable disponible y establecida por las disposiciones legales vigentes, la información existente por Programa, con los siguientes puntos:

· Estado de ejecución presupuestaria de gastos y de recursos, en base al Convenio.

· Contratos y presupuesto aprobado.

· Ejecución por objeto del gasto.

· Convenios de financiamiento con las instituciones públicas y municipios.

· Procesos de compras y contrataciones de bienes y servicios.

· Otras que la Auditoría requiera.

2. OBJETO DE LA AUDITORIA:

2.1. Preauditoria de procesos y procedimientos

Siendo esta subvención la primera del Fondo de Cooperación para el Agua y Saneamiento en Guatemala que se otorga y gestiona a través de organizaciones no gubernamentales con una modalidad de delegación, y la primera subvención de FCAS que se ejecuta por Acción contra el Hambre y Helvetas, se requiere de una preauditoria de procesos y procedimientos de ambas entidades ejecutoras, con el fin de validar su conformidad con los reglamentos y normativa que aplica para la gestión de la subvención.

Dicha preauditoria deberá centrarse en los procesos y procedimientos internos, acorde a las políticas y protocolos de cada entidad, de gestión operacional, financiera, contable, administrativa, logística, con énfasis en procesos de compras y contrataciones, así como el sistema de control interno, cumplimiento y archivo de la documentación que integra la cuenta justificativa completa, con el fin de validar su concordancia con el marco normativo y reglamentos que rigen el Programa. La entidad auditora deberá emitir un informe de evaluación de control interno independiente, que proporcione orientación y recomendaciones para minimizar riesgos financieros de la gestión de la cuenta justificativa completa del Programa.

Cabe señalar, se requerirán servicios de asesoría y orientación durante todo el período de vigencia del contrato.

2.2. Objetivos para la revisión de la cuenta justificativa completa de la subvención del FCAS

Objeto General:

El objetivo general de la presente Auditoría Financiera Externa es obtener una opinión profesional de los auditores independientes sobre la situación financiera de los fondos del Programa, la información financiera y operacional, la evaluación del sistema de control interno y la utilización de los recursos del Programa de acuerdo con los términos y condiciones del Convenio de financiación, de la Resolución de Concesión de la Subvención, Planes de Trabajo, POG, POA, del ROP, y cuantos modificaciones hayan sido autorizadas por lo órgano competente, para el periodo del 29 de enero 2019 al 29 de julio del 2023.

La auditoría debe ser ejecutada de acuerdo con los estándares internacionales de auditoría, y por consiguiente debe incluir las pruebas de los registros contables que los auditores consideren necesarias bajo las circunstancias.

Objetos Específicos:

a) Emitir una opinión sobre si los Estados Financieros del Programa correspondientes a los períodos descritos en el ítem 1.1, presentan razonablemente, en todos los aspectos significativos, la posición financiera, el resultado de sus operaciones y el flujo de efectivo del Programa, y si fueron preparados de acuerdo al Plan Contable y Reglamento Operativo del Programa.

b) Verificar la documentación que integra la cuenta justificativa, comprobando que alcanza a la totalidad del gasto en el que se haya incurrido, cualquiera que sea el origen de su financiación.

c) Emitir una opinión sobre si la información financiera complementaria del Programa ha sido razonablemente presentada, en todos los aspectos significativos, en relación con los estados financieros básicos tomados en conjunto.

d) Emitir una opinión sobre el cumplimiento por parte de las entidades ejecutoras con los términos del CF acuerdos posteriores firmados, evaluando el cumplimiento específico de las cláusulas contractuales contenidas en el CF y acuerdos posteriores firmados. Todas las instancias materia de incumplimiento y todos los actos ilegales que ocurrieran o es probable que hayan ocurrido, deben ser identificados. Se deben incluir los requisitos de cumplimiento relacionados con los fondos de contraparte.

e) Verificar el cumplimiento de los respectivos procesos de adquisiciones y desembolsos con las normas y procedimientos establecidos en los convenios para la selección, adjudicación, contratación, recepción y pago; relacionados con la adquisición de obras, bienes y servicios, financiados con los recursos del FCAS-AECID, así como la validez de la documentación de soporte y la elegibilidad de los gastos presentados en las solicitudes de desembolso.

f) Emitir un informe sobre la evaluación del sistema de control interno de las entidades ejecutoras y los procedimientos y controles operacionales, financieros, contables y administrativos, en lo relacionado con la ejecución del Programa, incluidos los fondos de contraparte. Evaluando el riesgo de control, e identificar condiciones reportables, incluyendo deficiencias materiales de control interno.

g) Verificar el cumplimiento de los aportes en concepto de contrapartida por parte de Acción contra el Hambre, Helvetas y contrapartes institucionales, de acuerdo a lo establecido en el Presupuesto del Programa y el Reglamento Operativo del Programa. No será exigible, no obstante que los gastos ejecutados o aportaciones por contrapartes institucionales estén reflejados en los registros contables de la Entidad beneficiaria de la subvención. Tampoco será exigible que exista certificación pericial del valor de los bienes inscritos en registros públicos, sirviendo la escritura para acreditar el valor.

2.3. Alcance del servicio de auditoría

La auditoría externa deberá incluir el análisis de la ejecución de ingresos y gastos del Acuerdo de financiamiento con donación de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) en el período comprendido entre el 29/01/2019 al 29 de agosto del 2023, la misma que debe ser realizada de conformidad a los acuerdos suscritos con la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) y otras disposiciones legales vigentes en la materia, como las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.

El examen debe ser objetivo, imparcial, sistémico y profesional, en caso de existir requerimientos específicos indicados en los acuerdos de financiamiento, se aplicarán éstos, complementándose con las disposiciones de las Normas Generales de Auditoria.

También deberá realizarse una preauditoria, junto con la revisión y evaluación del funcionamiento de los Sistemas de Control Interno, Contable - Presupuestario, Operativo y Administrativo.

La auditoría deberá considerar y verificar todos los ingresos y gastos que haya efectuado el Programa, incluyendo los realizados con los recursos de co-financiadores y que el respaldo de las operaciones realizadas contenga la documentación suficiente, relevante y pertinente, acorde con los procedimientos internos de desembolsos.

La auditoría, debe incluir una planificación adecuada, evaluación y prueba de la estructura, sistemas de control interno, la evidencia objetiva y suficiente para permitir a los auditores alcanzar conclusiones razonables sobre las cuales basar sus opiniones. Con vistas a emitir su opinión, el auditor debe verificar, y reflejar en el correspondiente informe los siguientes aspectos:

· La Memoria de actuación (POG) con el fin de verificar la concordancia de ésta con los documentos que sirvan de base para realizar la revisión de la cuenta justificativa.

· Verificación del Informe de auditoría de los aportes de contrapartida de acuerdo con los requisitos nacionales, en caso de haber sido comprometido ese Aporte Local en el POG y POA y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes del Programa.

· Respecto de los justificantes individuales, en virtud de lo establecido en el artículo 37.4.a) del Rea Decreto 794/2010, de 16 de junio, por el que se regulan las subvenciones y ayudas en el ámbito de cooperación internacional, se realizará una comprobación por muestreo, de acuerdo con las prácticas habituales de auditoría en esta materia.

· Se comprobará el cumplimiento de los requisitos que para cada tipo de gasto sea de aplicación y existencia de la documentación de respaldo correspondiente. La comprobación de la documentación – distinta de los justificantes individuales de gasto- será exhaustiva y la de los justificantes individuales se podrá hacer por muestreo. Especialmente habrá que atender a los expedientes de licitación, registros, actas de transferencia, contratos de personal, liquidaciones y gastos de movilidad.

La empresa auditora deberá asegurarse de que los gastos elegibles cargados al Programa en los informes financieros serán aquellos establecidos en el apartado correspondiente del ROP, con los límites que determine el Artículo 31 de la Ley General de subvenciones. Concretamente aquellos que:

a) Han sido incurridos por el Entidad Beneficiaria/Ejecutor del Programa.

b) Han sido realizados para la ejecución de las actividades contenidas en los POAs que hayan sido debidamente aprobados por el DFCAS o su representante.

c) Corresponden a las partidas presupuestarias y al origen de los fondos establecidas en el POA correspondiente.

d) Son aplicados en el área geográfica establecida por el Programa, indicada en las Disposiciones Técnicas del Programa, en el POG y en los Planes Operativos.

e) Han sido aplicados en virtud de lo establecido en el POG y los POA correspondientes, no siendo elegibles gastos ocasionados extemporáneamente, excepto aquellos realizados para la identificación y planificación del Proyecto, así como de la propia Auditoría Final y la Evaluación Final, previamente aprobados por el DFCAS o su representante.

f) Corresponden con las acciones que hayan sido previamente identificadas, coordinadas y concertadas por el Equipo de Gestión.

g) En cuanto a los contratos de obras, servicios, suministros y gastos cubiertos con los recursos del Fondo, éstos deberán ser realizados mediante los procedimientos establecidos en el capítulo correspondiente del Reglamento Operativo.

h) Todo gasto deberá tener su respectivo soporte documental (facturas, recibos o comprobantes, estados de cuenta, etc.). Todos los soportes documentales deberán llevar un sello-diligencia con el código del Programa asignado por el FCAS, la leyenda “financiado por la FCAS-AECID”.

i) Todo ingreso y gasto a cargo del Programa deberá estar correctamente contabilizado de acuerdo a lo establecido en el apartado correspondiente del ROP.

Todos los ingresos del Programa (rendimientos financieros, ingresos procedentes de la evolución favorable del tipo de cambio y aportes de los financiadores) han sido reconocidos en los informes financieros del Programa:

a) Cualquier utilización de los intereses generados por el Programa o ingresos procedentes de la evolución favorable del tipo de cambio han sido autorizadas por escrito por la AECID, a través de su OTC en el país de ejecución o está de acuerdo con el ROP, POG y POA y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes del Programa.

b) Las aportaciones locales al Programa, comprometidas por motivo de la prioridad geográfica o compromiso del beneficiario, han sido materializadas en la cantidad, periodicidad y naturaleza prevista por el ROP, POG y POA del Programa y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes,

c) Los aportes en especie han sido convenientemente valorizados, puestos a disposición del Programa en forma exclusiva o proporcional y han sido convenientemente utilizadas.

Los activos han sido adquiridos y usados de acuerdo con la base contractual del Programa:

d) Los activos adquiridos con fondos del Programa existen, han sido propiedad de la Entidad beneficiaria ejecutora y se han utilizado, exclusivamente, para la ejecución del Programa, han sido inventariados y posteriormente han sido transferidos de acuerdo con las actas de transferencia de la propiedad en cumplimiento de la Propuesta de Transferencia, previa No Objeción de la AECID.

e) En particular, el auditor se asegurará que no hay ningún uso privado o personal de los activos del Programa que no esté autorizado por la base contractual del Programa.

f) Los procedimientos establecidos en el ROP, POG y POA del Programa y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes para la adquisición de activos fijos han sido respetados.

Todas las deudas están registradas en la contabilidad del Programa y dichas deudas han sido incurridas con

relación a actividades del Programa:

a) Todas las deudas están registradas en la contabilidad del Programa.

b) Las deudas han sido incurridas, exclusivamente, con relación al Programa y de acuerdo con la el ROP, POG y POA del Programa y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes, como los procedimientos de concurso y contratación, así como las adjudicaciones y seguimientos de los contratos.

Las otras condiciones administrativo-financieras establecidas en el ROP, POG y POA del Programa y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes han sido respetadas.

a) Se verificará la contabilización del diferencial cambiario.

b) Verificación de la realización del porcentaje de gastos administrativos de acuerdo con el presupuesto aprobado en caso de que así fuera.

c) Se habrán cumplido las disposiciones legales vigentes en el país de ejecución en los ámbitos fiscal, laboral y financiero, según la naturaleza del Programa.

d) Otros aspectos contemplados en el ROP, POG y POA del Programa y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes.

2.4. Marco legal aplicable

Para la realización de la auditoría externa, la firma auditora deberá basarse en el siguiente marco legal:

  • Ley 38/2003 General de Subvenciones de 17 de noviembre (BOE 18 de noviembre).

  • Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones.

  • Real Decreto 1460/2009, de 28 de septiembre, sobre organización y funcionamiento del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento (BOE 29 de septiembre de 2009).

  • Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, por el que se regulan las subvenciones y ayudas en el ámbito de la cooperación internacional (BOE 25 de june de 2010).

  • Orden AEC/2909/2011, de 21 de octubre de 2011, por la que se establecen las bases para la concesión de subvenciones de cooperación internacional para el desarrollo, en desarrollo del Título II del Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, por el que se regulan las subvenciones y ayudas en el ámbito de la cooperación internacional.

  • Resolución de 31 de octubre de 2011 de la Presidencia de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, por la que se aprueban las normas de gestión, seguimiento y justificación de las subvenciones concedidas para la ejecución de convenios, proyectos y acciones de cooperación para el desarrollo.

  • Orden EHA/1434/2007, de 17 de mayo, por la que se aprueba la norma de actuación de los auditores de cuentas en la realización de los trabajos de revisión de cuentas justificativas de subvenciones, en el ámbito del sector público estatal, previstos en el artículo 74 del Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, aprobado mediante Real Decreto 887/2006, de 21 de julio.

  • Disposición general 11749. Corrección de errores de la Orden EHA/1434/2007

  • Normativa que sea de aplicación a lo ejecutado en el país socio (normativa sobre requisitos de las facturas, regímenes simplificados, tipos de contratos laborales, impuestos indirectos, etc.).

3. EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

3.1. Información previa sobre la intervención subvencionada

Para la realización de la auditoría, deberá tenerse en cuenta también la información de relevancia sobre la intervención:

· Formulación definitiva aprobada, incluidos datos económicos y presupuestarios, plazo de ejecución.

· Fecha de recepción de fondos del FCAS-AECID por parte de la entidad adjudicataria de la subvención.

· Las modificaciones sustanciales aprobadas por el FCAS-AECID durante el periodo que se audita, así como cuantas otras autorizaciones se hayan producido, en especial autorizaciones para el uso de recibos, autorizaciones para la utilización de Certificaciones de Ejecución de Actividades, autorizaciones a alternativas a la transferencia de los bienes adquiridos con la subvención, en caso de que no se transfiera a las autoridades públicas o destinatarios finales de la intervención, así como autorizaciones de prórrogas de la duración de la ejecución de la intervención.

· Otra información técnica de interés, evaluaciones externas si las hay, etc.

· Informes anuales presentados en su caso (o planificaciones e informes anuales en el caso de convenios).

3.2. Documentación, metodología y procedimientos de la auditoría

Los documentos mencionados en el apartado anterior, necesarios para llevar a cabo la auditoría, serán entregados por la entidad adjudicataria de la subvención a la empresa auditoria seleccionada, al inicio de los trabajos de auditoría.

La auditoría de cada POA se basará en el informe económico preliminar de la justificación económica de que se disponga (borrador de informe económico-cuenta justificativa completa-), que tendrá toda la información económica y estará firmado por una persona con poderes suficientes para ello. Se establecerá, así mismo, su correspondencia con la información suministrada por el sistema contable y con los justificantes correspondientes.

El alcance de las pruebas sustantivas de auditoría se basará en la revisión de la totalidad del 100% de los justificantes acreditativos de los gastos directos, o acceso a los registros de contabilidad de la Entidad beneficiaria y Entidad delegada, en la evaluación del sistema de control interno, así como otras comprobaciones con terceros, u otras que puedan ser necesarias. Para la presentación de ofertas las entidades auditoras deben decir el número, valor total, y valor porcentual (100%) respecto de la subvención, de justificantes acreditativos de gasto que se comprometen a revisar.

Los procedimientos de auditoría incluirán, entre otros, los siguientes:

a) Inspección de documentación original.

b) Conciliación de cuentas bancarias.

c) Procedimientos de auditoría específicos para verificar que los siguientes ingresos han sido reconocidos, en su caso: i) ingresos financieros generados por los fondos del Programa, ii) ingresos procedentes de la evolución favorable del tipo de cambio, iii) venta de activos fijos del Programa;

d) Inspección física de los activos fijos.

e) Revisar/verificar que todas las contrataciones de personal relacionado con el FCAS, tanto equipo de gestión como asistencias técnicas y supervisiones externas y su pago están acordes con la regulación nacional, reglamento interno de la ACH aprobado en el POG, POAs, ROP y Convenio de financiación.

f) Procedimientos de auditoría específicos para verificar que la valoración de las contribuciones en especie es correcta.

g) La auditoría verificará la utilización de los recursos del Fondo en la “Cuenta Principal”, la(s) “cuenta(s) del Programa”, la Caja, así como las diferentes cuentas de los aportes del Beneficiario y de otros co-financiadores, si los hubiere.

h) La auditoría evaluará si los directores del Programa han cumplido con sus obligaciones administrativo-financieras.

i) La auditoría evaluará el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el ROP, POG y POA de Programa (singularmente la supervisión ex-ante de los procedimientos de licitación) y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes por parte de la Entidad Beneficiaria y Entidad Delegada.

j) Obtención de cartas de representación para documentar cualquier evidencia oral material.

k) Confirmación de cuentas bancarias, firmas autorizadas, etc.

Así, a través de los mismos se habrá de verificar la existencia de la documentación que debe componer la cuenta justificativa completa:

  1. Memoria de actuación (POG), justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención, con indicación de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos durante respectivo POA a auditar.

  2. Memoria económica abreviada del respectivo POA a auditor que incluye:

· El desglose presupuestario de gastos e inversiones por partidas y financiadores, indicando las desviaciones acaecidas

· El Balance de Ejecución Financiera

· El Estado de Tesorería

· Cuadro resumen transferencias y operaciones de cambio reales y diferencial cambiario acumulado.

  1. La Relación de personal laboral.

  2. Aplicación a los pagos realizados desde la “Cuenta Proyecto” en moneda local del “tipo real” de cambio para contabilizar su contravalor en Euro / Dólar Americano, calculado según el método del Tipo de cambio ponderado.

  3. En el caso de las entidades 8.1.a. Certificación del/la representante de la entidad beneficiaria de la realización efectiva del Aporte Local, en caso de haber sido comprometido en el POG y respectivo POA, y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes del Programa. Para las 8.1.b. listado de comprobantes justificativos de los gastos realizados con cargo a todos los fondos aportados al Programa por el resto de financiadores[1] para cada auditoría anual.

  4. Certificaciones bancarias de rendimientos financieros generados durante el respectivo POA a auditar.

  5. Documentación bancaria acreditativa de la Cuenta Principal (incl. apertura para auditoría de Año 1 y de cierre para la auditoría del Año 4).

  6. Certificación del/la representante de la entidad beneficiaría de obtención (o no) de otras subvenciones concedidas durante el respectivo POA a auditar.

  7. El Listado de comprobantes justificativos de los gastos realizados con cargo a todos los fondos aportados al Programa por el DFCAS, con identificación del acreedor y del documento, su importe, fecha de emisión y, en su caso, fecha de pago.

  8. Relación de todos los materiales de difusión producidos durante el respectivo POA a auditar.

  9. Listado de todos los contratos firmados durante el respectivo POA a auditar, indicando, para cada contrato, el nombre del contratista, el tipo (servicio, suministro, obra o subvención), el objeto, la fecha de inicio, el plazo de ejecución, el detalle de los pagos efectuados (importe y fecha), y una nota sobre su liquidación.

  10. Las facturas o documentos de valor probatorio equivalente en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa incorporados en la relación a que se hace referencia en el punto anterior (justificantes acreditativos de cada uno de los gastos individuales del aporte DFCAS) y, en su caso, la documentación acreditativa del pago (Extractos bancarios desde el momento del ingreso de la subvención hasta cierre contable del Programa).

  11. Acreditación sobre transferencias y operaciones de cambio reales y diferencial cambiaria acumulado.

  12. Acreditación de valorizaciones.

  13. Certificado de tasador independiente debidamente acreditado e inscrito en el correspondiente registro oficial, en el caso de adquisición de bienes inmuebles.

  14. Declaración responsable en la que manifieste que los gastos se han realizado y acreditado según su normativa nacional y/o de acuerdo con las disposiciones administrativas establecidas en el ROP.

Para cada diferencia de auditoría encontrada, el auditor propondrá las medidas que, de acuerdo con la base contractual del Programa sea necesario tomar, y en todo caso, si el FCAS tiene o no derecho al reembolso de cantidades previamente transferidas al Programa.

En todos aquellos casos en los que se detecten diferencias de auditoría y estas sean recurrentes, el auditor deberá extender sus pruebas de auditoría con el fin de cuantificar con exactitud el error correspondiente.

En caso de indicios de presunto fraude o error, el auditor debería seguir la NIA Sección 240 y 240A. El auditor revelará los hechos identificados en los informes de auditoría y deberá preparar y entregar informe confidencial a la máxima autoridad del ejecutor en el país.

3.3. Responsabilidad de la empresa auditora

· Coordinar y sostener reuniones al inicio, durante y al terminar cada auditoria anual (según calendario mutuamente acordado), debiendo preparar los borradores de Carta Gerencia, el Informe Intermedio y Final, leerlos con el Administrador del contrato, responsables financieros y Coordinadores del Programa, previo a su emisión final.

· Elaborar la planificación del trabajo que se ejecutará por parte del equipo de auditoria y presentarlos al Administrador de Contrato.

· Proporcionar asesoría y orientación para consultas por parte de las entidades ejecutoras en las fases preparatorias de la auditoría y durante todo el proceso. Los informes deben incluir recomendaciones y orientación cuando sea necesario.

· Obtener e incorporar en los informes los comentarios escritos proporcionados por Acción contra el Hambre y Helvetas, cuando se consideren justificados y salvaguardando en todo momento la imparcialidad e independencia del informe de auditoría, haciendo mención de su autoría.

· Preparar y presentar a Acción contra el Hambre, los informes finales requeridos, después de la lectura de los mismos con todas las partes implicadas.

· Mantener el personal propuesto y aceptado durante la realización del trabajo. Solamente se aceptarán sustituciones cuando se compruebe que el personal ofertado ya no pertenece a la firma o por incapacidad comprobada. Cualquier sustitución del personal deberá ser solicitada por escrito al Administrador del contrato, con tres (3) días de anticipación, para lo cual deberán anexar el currículo vitae del/los auditor/es que se incorporarán al equipo para la ejecución de esta auditoría.

3.4. Plazos de ejecución del contrato

La selección de empresa auditora se hará siguiendo los procedimientos establecidos por el FCAS-AECID para ello, en concreto, la decisión final de la contratación de la entidad auditora requerirá la autorización previa del FCAS-AECID.

Una vez seleccionada la empresa auditoria, y suscrito el contrato, la entidad que contrata debe acordar un calendario para la realización de cada una de las auditorias previstas, cumpliendo los plazos establecidos por el FCAS para la presentación de los informes de seguimiento anuales con cuenta justificativa auditada.

Se tendrá que cumplir con los siguientes plazos:

a) Planeación de la Auditoría Anual: a más tardar cinco (5) días calendarios, contados a partir de la Orden de inicio.

b) Informe Intermedio: a más tardar a los treinta (30) días calendarios, contados a partir de la entrega por parte de las entidades ejecutoras del Programa de los Estados Básicos.

c) Subsanación y envío de rectificaciones por parte de la entidad adjudicataria de la subvención, para enmendar las posibles incidencias detectadas en el informe preliminar. Negociación de discrepancias de

fecha dd/mm/aaaa a fecha dd/mm/aaaa

d) Borrador del Informe Final del POA a auditar: a más tardar a los cuarenta y cinco (45) días.

e) Informe Final del POA a auditar: a los 60 días.

4. INFORME DE LA EMPRESA AUDITORA

Los informes de auditoría anuales se hará conforme al Anexo 1 basado en el modelo que establece la ORDEN EHA/1434/2007, de 17 de mayo, por la que se aprueba la norma de actuación de los auditores de cuentas en la realización de los trabajos de revisión de cuentas justificativas de subvenciones, en el ámbito del sector público estatal, particularizado para las subvenciones de la AECID.

Es esencial que el informe de auditoría no contenga cláusula alguna que limite el uso del informe, por ejemplo; “Este informe ha sido elaborado sólo para información de la Dirección y el Administrador del Programa y no deberá ser usado para ningún otro propósito”.

Cada informe de auditoría debe contener:

· Dictamen de los Estados Financieros Básicos del Programa.

· Dictamen sobre la Información Financiera complementaria.

· Dictamen sobre el cumplimiento de las cláusulas contractuales.

· Dictamen de los auditores independientes sobre el examen integrado de los procesos de adquisiciones y de las solicitudes de desembolsos presentadas a la AECID.

· Informe sobre el sistema de control interno relacionado con el Programa.

· Hallazgos deben ser presentados con las siguientes pautas:

(i) Criterio: lo que debería ser;

(ii) Condición: situación encontrada;

(iii) Causa: lo que provocó la desviación del criterio;

(iv) Efecto: riesgo involucrado;

(v) Recomendación, en caso de que fuera aplicable; y

(vi) Puntos de vista de la gerencia, del ejecutor y/o del donante.

El informe conteniendo los hallazgos reportables sobre el Sistema de Control Interno, deberá seguir el siguiente ordenamiento:

a) Estructura Organizacional.

b) Sistemas de información.

· Informe sobre el grado de avance operativo del Programa.

· Certificación de los fondos ejecutados y comprometidos del Programa, para efecto de tramitar transferencia de fondos de la cuenta principal a la cuenta del Proyecto.

El producto esperado deberá cumplir con el numeral 4.4.5, Informes de Auditoría y del Reglamento Operativo Sección I del Programa.

La empresa auditora debe garantizar que:

· Toda la documentación que acredite el trabajo realizado por los auditores deberá ser conservada por la empresa auditora durante un periodo mínimo de 8 años a contar desde la fecha de emisión del informe (Art.6)

· El informe se presentará con 4 copias (Acción contra el Hambre, Helvetas y dos para la AECID), timbrado y firmado en todas sus páginas. Se acompañará una copia en soporte informático, incluyendo informe en PDF y las hojas de revisión y cálculos en Excel.

· El auditor solicitará a la entidad adjudicataria de la subvención, al final de su trabajo, una carta, firmada por la persona que suscribió la cuenta justificativa, en la que se indicará que se ha informado al auditor acerca de todas las circunstancias que puedan afectar a la correcta percepción, aplicación y justificación de la subvención; así como otras manifestaciones relevantes que puedan servir de evidencia al auditor sobre los procedimientos realizados. Esta carta de manifestaciones (Art.3.2.g) formará parte del informe de auditoría.

5. COSTE DE LA CONSULTORIA Y FORMA DE PAGO

El presupuesto máximo para este contrato de auditoría es de 40,000.00 Euros o su equivalente en moneda local utilizando para tal efecto el tipo de cambio promedio anual del proyecto del Euro (EUR) respecto al Quetzal Guatemalteco (GTQ) del período sujeto a auditoría. La fuente de financiamiento para el desarrollo de los servicios solicitados será con fondos de la subvención del FCAS.

El pago de los servicios será efectuado por el contratante a la entrega y aprobación final por la Asociación Acción contra el Hambre Guatemala de cada informe contemplado (5 informes – un informe de evaluación de control interno y 4 informes de auditoría por cada POA).

Para cada pago, la firma de auditoría deberá presentar factura contable y estar sujetos a las deducciones de ley correspondientes según la legislación aplicable en Guatemala; en caso de incurrirse en costes de transferencias bancarias locales o internacionales, éstos serán cubiertos por la firma de auditoría.

Las facturas contables deberán ser emitidas a los siguientes datos fiscales:

Nombre: Asociación Acción contra el Hambre Guatemala

NIT: 10031455-4

Dirección: Guatemala - Ciudad

6. PRESENTACIÓN Y SELECCIÓN DE OFERTAS

6.1 Postulación y requisitos

Los oferentes presentarán a:

Entidad Asociación Acción contra el Hambre Guatemala

Email: adquisiciones-gt@accioncontraelhambre.org

A la atención de Walter Noriega, Coordinador de Logística

Mayor información sobre los TdR escribir al Email de adquisiciones-gt@accioncontraelhambre.org

La fecha límite para recibir consultas el 23 de octubre a las 12:00 horas Guatemala.

El periodo de presentación de propuestas finaliza el día 28 de octubre de 2020 a las 17:00 horas.

a) Requisitos de la oferta:

· Propuesta global técnica, ajustada a los TDR, con indicación de la metodología a utilizar e indicación de la muestra de justificantes acreditativos de gastos que se van a revisar, con el detalle del personal que realizará la auditoría y una propuesta económica. Las partes convienen que las personas que se indican en la propuesta técnica (equipo asignado para realizar la auditoría y composición del equipo y asignación de responsabilidades) y sus experiencias respectivas son esenciales para la prestación de los servicios. En consecuencia, el/la auditor/a se compromete a que dichas personas estarán disponibles durante el periodo de contratación de los servicios de consultoría.

· Propuesta económica y modalidad de pago

· Certificación de su legalidad como firma auditora inscrita en el ROAC si es española, o poderes notariales o registro de inscripción similar si es extranjera.

· Declaración responsable de que no hay ninguna razón que pueda condicionar o limitar sus labores de revisión de la cuenta justificativa de la intervención (vínculos con la entidad adjudicataria de la subvención, o en su caso con los socios locales o cualquier otro conflicto de intereses que pueda suceder).

· Experiencia profesional en el ámbito en cuestión. Experiencia demostrable en auditorías bajo los procedimientos de la AECID y deseable experiencia previa en auditorías de subvenciones del Fondo de Cooperación para el Agua y Saneamiento.

· Se valoran servicios adicionales ofertados como valor añadido, por ejemplo, asesoría continúa.

· Equipo humano de auditores encargados, en su caso.

· Deberá mantener vigente su oferta por sesenta días (60) días calendarios, contados a partir de la fecha de presentación de la oferta.

b) Documentos legales requeridos:

· Escritura de Constitución de la Sociedad

· Credencial vigente del Representante Legal de la sociedad

· Ficha RUC (NIT) del representante legal o apoderado de la sociedad, Registro Nacional de Proveedores, Constancia de Registro de Sociedad Auditora Hábil en el Colegio de Contadores a la que corresponda, los dos últimos deben de estar vigentes a la fecha de su presentación.

· Declaración jurada de no tener procesos de inhabilitación en otras Entidades del Estado.

c) Perfil de auditores:

La firma auditora debe haber realizado un mínimo de 05 auditorías financieras a empresas públicas y/o privadas.

El equipo deberá estar constituido por:

· Profesional Auditor Sénior habilitado con nivel de Maestría en las áreas de Administración y Finanzas, o Gestión Pública y/o Empresarial, quien asume la Jefatura de la Auditoría, con una experiencia mínima de diez (10) años en la realización de auditorías financieras y contables.

· Los auditores deben ser profesionales en Ciencias Contables y Financieras, habilitados, tener una experiencia mínima de cuatro (4) años en auditorías financieras y dos (2) años en haber auditado a Instituciones Públicas.

6.2 Sistema de evaluación de ofertas

El Comité de Evaluación establecido por la entidad que contrata, examinará las propuestas recibidas, procediendo, en primer lugar, a determinar cuáles de entre las empresas oferentes reúnen las necesarias competencias de perfil técnico y profesional, y presentan una oferta técnica coincidente con lo requerido en los TdR, y, en segundo, a comprobar la oferta económica de cada una de ellas.

Las ofertas se evaluarán con base a la información presentada y se clasificarán de acuerdo con sus puntajes técnicos (Pt) y de precio (Pp) combinados, utilizando las ponderaciones (T = ponderación asignada a la propuesta técnica; P = ponderación asignada a la propuesta de precio; T + P = 1).

Las ponderaciones asignadas a las ofertas técnicas y de precio son:

Propuesta Técnica: 60% - Puntaje mínimo 80 (requerido para evaluación técnica).

Propuesta Económica (Precio): 40%

El proceso a seguir y el puntaje asignado para la evaluación de las ofertas será el siguiente:

DESCRIPCIÓN PUNTAJE

MÍNIMO-COMBINADO**

a) Documentación Legal-Elegible/No Elegible-Elegible/No Elegible

b)Evaluación Financiera-Cumple/No Cumple-Cumple/No Cumple

c) Evaluación Técnica-80-60%

d) Oferta Económica-N/A-40%

La documentación legal solamente será revisada y no ponderada, por lo que no se le asignará puntaje, la revisión se realizará con base a la documentación presentada, se examinará que los documentos cumplan las condiciones y requisitos legales establecidos para cada caso. En caso de no presentar toda la documentación legal requerida, su oferta será considerada NO ELEGIBLE.

Si un ofertante no cumple con todos los indicadores financieros evaluados, su oferta será descartada.

La evaluación técnica se realizará de acuerdo al cumplimiento de los siguientes criterios:

  • Imagen en Link abajo.

La oferta seleccionada, junto con los TdR que informan la contratación, será remitido a la AECID para recabar su no objeción a la contratación. Una vez obtenida ésta, se informará a todas las firmas presentadas, de la empresa seleccionada, y se firmará el contrato con esta última.

7. CONTRATO ENTRE LA EMPRESA AUDITORIA Y LA ENTIDAD EJECUTORA DE LA SUBVENCIÓN

El contrato a firmar entre la empresa auditora y la entidad ejecutora de la subvención incluirá, como mínimo la siguiente información:

· Obligación por parte de la entidad adjudicataria de la subvención de presentar toda la documentación correspondiente a la justificación económica (Informe económico, facturas y/o recibos y toda la documentación relacionada en la herramienta check list de justificación y cuanta información le sea requerida por el auditor)

· Obligación del auditor de realizar la revisión según los Términos de Referencia establecidos al respecto y la normativa de la AECID.

· Independencia e incompatibilidades del auditor: (art 8 Ley 18/1988 Auditoría de cuentas) Deber de confidencialidad del auditor de cuentas y del personal a su cargo de acuerdo con lo establecido en la Orden EHA.

· Compromiso de la entidad adjudicataria de la subvención de autorizar la comunicación entre la firma auditora que realiza la revisión de la cuenta justificativa de la subvención y la que realiza la auditoría de la institución.

· Planificación temporal de la revisión y plazos de entrega del informe de auditoría, según lo dispuesto en el apartado 3.4.

· Equipo de trabajo que se compromete para la realización de la auditoría.

· Honorarios a percibir por el auditor(es), con indicación de la forma de pago.

8. CRONOGRAMA DE SELECCIÓN:

· 11 de septiembre 2020 Fecha para envío de solicitud de N.O a OTC

· 21 de septiembre 2020 Fecha límite para recibir respuesta OTC

· 2 de octubre 2020 Anuncio en prensa

· 2 de octubre 2020 Fecha límite para enviar invitación directa a proveedores y Publicación en medios digitales

· 28 de octubre 2020 Fecha límite para la postulación

· 6 de noviembre 2020 Fecha límite para revisión de postulaciones y selección

· 11 de noviembre 2020 Fecha límite para enviar informe para solicitar N.O. a la adjudicación a la OTC

· 18 de noviembre 2020 Fecha límite para recibir N.O. por parte de OTC

· 23 de noviembre 2020 Fecha límite para recibir validación de SEDE de AcH

· 26 de noviembre 2020 Fecha límite recepción de nota de aceptación del consultor/a

· 30 de noviembre Fecha límite para Firma de contrato e inicio de Consultoría

9. FRAUDE Y CORRUPCIÓN

Todos los oferentes que participen en la presente convocatoria deben observar los más altos niveles éticos y denunciar todo acto sospechoso de fraude o corrupción del cual tengan conocimiento o sean informados durante el proceso de selección y de las negociaciones o la ejecución del contrato. La AECID se esfuerza por asegurar que los proyectos que financia se desarrollen libres de fraude y corrupción, y que se sujeten a los más estrictos mecanismos de control. Por ello, se proporciona un correo electrónico para canalizar denuncias relacionadas con las actividades, cotizaciones o licitaciones de los proyectos financiados por el Fondo de Cooperación Española para Agua y Saneamiento: otc.gt@aecid.es. Para más información consultar la página www.aecid.org.gt (Fondo del agua – Integralidad y transparencia).

La Asociación Acción Contra el Hambre está comprometida con la protección y confidencialidad de sus datos, transparencia y rendición de cuentas.

Contáctenos: Reclamos, dudas, sugerencias o comentarios, acerca de nuestra gestión

Teléfono (Guatemala): +502 2367 1234 | Móvil/Twilio: +502 4894-2229.

E-mail: pqr@ca.acfspain.org

Para ver los términos de referencia con los anexos puede ingresar a:

https://drive.google.com/drive/folders/1YIiTTihpgbO4yVEWCtsDx8oyBe6miHqz?usp=sharing

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