By continuing to browse this site, you agree to our use of cookies. Read our privacy policy

Assistant(e) Administratif (ve)

Kananga (Congo Democratic)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Kananga (Congo Democratic)
  • Grade: SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement - Consultancy
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date: 2020-10-28

Click "SAVE JOB" to save this job description for later.

Sign up for free to be able to save this job for later.

Background

L’année 2020 constitue une période de transition programmatique du PNUD en RDC avec le démarrage d’un nouveau Programme Pays élaboré en collaboration avec le Gouvernement et l’ensemble des partenaires du développement dans le pays. Parfaitement aligné sur le PNSD, le nouveau programme pays du PNUD 2020-2024 est articulé autour de : (i) la promotion de la gouvernance, pour le développement durable ; (ii) la transformation économique et la gestion durable des ressources naturelles ; et (iii) la stabilisation et le renforcement de la résilience des populations affectées. Le Bureau de pays du PNUD cible en particulier les personnes vulnérables et défavorisées (jeunes, femmes, populations déplacées et/ou retournées, populations autochtones, handicapés) vivant dans les régions les plus fragiles notamment le Kasaï, l’Equateur et celles de l’Est. 
Afin de renforcer sa présence sur le terrain et d’élargir la couverture géographique de ses interventions, le PNUD a ouvert en 2019 un bureau de programme pour la région du Grand Kasaï dont le siège se trouve à Kananga, Kasaï Central. Cette présence locale du PNUD dispose déjà d’un portefeuille de projets qui couvre les aspects et défis de développement dans les domaines de relèvement communautaire, cohésion sociale, l’emploi des jeunes, la justice, les droits de l'homme et la violence sexuelle et basée sur le genre, ainsi que le processus de planification du développement provincial en faveur des ODD. De nouveaux projets sont en phase de conception ou de mobilisation de ressources par le PNUD et ses partenaires notamment dans le cadre du triple nexus Humanitaire-Paix et Développement et le Programme d’Urgence de Développement Communautaire (PUDC). A cet effet, il est prévu que Kananga soit le principal point d'ancrage du PUDC, avec un bureau de projet dans les quatre (4) autres provinces de la région du grand Kasaï. C’est dans ce contexte que le PNUD recrute un (e) assistant (e) administratif (ve) pour renforcer la gestion administrative et la communication du Bureau Programme de Kananga.

 

 

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe du Chef de Bureau, et en étroite collaboration avec les unités du bureau programme, l’assistant (e) Administratif (ve) contribue à l’organisation fonctionnelle des aspects administratifs et de la communication du bureau PNUD de Kananga. A ce titre, il/elle fournit un soutien dans la coordination programmatique et opérationnelle de même que l’organisation fonctionnelle du Bureau PNUD Kananga. Il/elle travaillera en collaboration avec la partie nationale, le personnel des opérations, du programme, des autres agences du système des Nations Unies et de la MONUSCO présents dans la région du Grand Kasaï.
En outre, son soutien devra être en conformité avec les standards administratifs assurant la qualité et la précision du travail suivant une approche orientée vers le client et axée sur les résultats.
 
Résumé des fonctions clés :
 
  1. La mise en œuvre des stratégies opérationnelles;
  2. Support au fonctionnement efficace et efficient du secrétariat du Chef de Bureau de Kananga;
  3. Soutien aux unités administratives et logistiques;
  4. Support de partage au renforcement du savoir et des connaissances et Appui à la communication.

Assure la mise en œuvre de stratégies opérationnelles, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants :

  • La pleine conformité des activités administratives avec les règles de l'ONU / PNUD, règlements, politiques et stratégies; 
  • En synergie avec les opérations et le programme du Bureau pays, les services administratifs de la contrepartie Gouvernementale, des bailleurs de fonds et de la Société Civile, l’Assistante administrative contribuera dans le sens de la bonne intégration/coordination des activités du Bureau de Kananga; 
  • Faciliter le rôle de représentation du PNUD vis-à-vis des autres agences sœurs du système des Nations Unies par une bonne planification/gestion des activités.
     
Assure l'efficacité et le bon fonctionnement du secrétariat du Bureau de Kananga, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants :
  • Contacts avec les visiteurs et le personnel, l'arrangement de rendez-vous et réunions, mise au point des talking points du Chef de Bureau, et rédaction des procès-verbaux de réunions; 
  • Renseignements généraux, compilation et préparation des documents d'information et de matériel de présentation, des discours et des documents pour les réunions et les missions; 
  • Traduction des correspondances simples, en cas de besoin; 
  • La coordination de la circulation de l'information au sein du bureau de Kananga et suivi des dossiers auprès des autres unités;  
  • Le filtrage/traitement des appels entrants et des correspondances; 
  • La mise à jour des répertoires et listes des agences du SNU, des ONGs et OSC partenaires et du Bureau; 
  • Contribution à l’élaboration du rapport annuel du Bureau de Programme.

Assure le soutien administratif et logistique efficace, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants :

  • Soutien administratif à des conférences, des ateliers, des retraites; 
  • Maintenir un bon système de dépôt des dossiers et veiller à en assurer la garde et la confidentialité; 
  • Extraire et compiler les données provenant de sources diverses; 
  • Assurer une bonne gestion des réunions statutaires du Bureau de Programme; 
  • Assurer le suivi des délais, des engagements et mesures pris, la coordination de la collecte et de la présentation des activités du Bureau de Kananga.  Assurer un classement adéquat des documents clés du Bureau de Programme y compris l’archivage des documents des projets du portefeuille du Bureau de Kananga (Documents de Projets, Procès-verbaux, Contrats, fiches techniques, rapports d’activités et de suivi/évaluation…) 

Le renforcement des connaissances, soutien et partage de connaissances et appui à la communication dans le Bureau PNUD Kananga en collaboration avec le Bureau Pays et les autres Bureaux de Terrain, en se focalisant sur l'atteinte des résultats suivants :

  • Participation à la formation pour les opérations / projets sur le personnel de l’administration; 
  • Contributions aux réseaux de connaissances et de communautés de pratique; 
  • Assurer sous le contrôle de l’entité de communication du Bureau Pays, l’élaboration et l’exécution du plan de communication du Bureau de Kananga;
  • Veiller de manière continue et adaptée aux aspects de visibilité du PNUD en lien avec les activités et résultats de développement à travers les canaux et réseaux officiels recommandés. 
  • Accomplir toutes autres tâches confiées par le Chef du Bureau PNUD Kananga dans le cadre de la gestion administrative du Bureau de Terrain.

Résultats

Les principaux résultats ont un impact sur la performance fonctionnelle et organisationnelle du Bureau de Terrain de Kananga en particulier et du Bureau PNUD RDC en général y compris la visibilité et la communication efficace pour le développement.

 

 

Competencies

Compétences Fondamentales :

  • Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies; 
  • Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD; 
  • Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

 
Compétences Fonctionnelles :
 
Gestion des connaissances et apprentissage :

  • Travaille activement à l'apprentissage personnel continu et au développement dans un ou plusieurs domaines de pratique, agit sur le plan d'apprentissage et applique les compétences nouvellement acquises.

 
Le développement et l'efficacité opérationnelle :

  • Capacité à exécuter une variété de tâches standard, spécialisés et non spécialisés; 
  • Capacité d'examiner une variété de données, d'identifier et de régler des divergences, d'identifier et de résoudre les problèmes opérationnels qui pourraient se poser; 
  • Capacité à effectuer des travaux d’envergure et si nécessaire de façon confidentielle; 
  • Bonne connaissance des règles et règlements administratifs; 
  • Bonne connaissance de l’informatique; 
  • La connaissance de l’outil de gestion Atlas serait un atout; 
  • Aptitude à s’adapter aux changements et restructurations.

 
Leadership et autonomie de gestion :

  • Met l'accent sur le résultat pour le client et réagit positivement aux commentaires; 
  • Capacité de garder son sang-froid devant les situations difficiles et de travailler sous pression.

 

 

Required Skills and Experience

Education :

  • Être titulaire d’un diplôme de graduat en secrétariat de direction, sciences économiques ou de gestion administrative ou discipline similaire.   

Expérience :

  • Minimum quatre (4) ans d'expérience pertinente dans le domaine de l’administration. 
  • Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.)  
  • Expérience dans la manipulation de l’internet et des messageries.

Langues requises :

  • Une excellente maîtrise de la langue française est exigée.
  • Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply

What does it mean?

Click "SAVE JOB" to save this job description for later.

Sign up for free to be able to save this job for later.