Responsable de la planification des publications

Le poste est à pourvoir dans l'Unité chargée de la gestion de projet pour les publications (PPM) de l'Unité de la production des publications (PRODOC) au sein du Département de l'administration et des services internes (INTSERV). INTSERV est responsable de la gestion générale des installations, des biens et de l'inventaire, de la sûreté et de la sécurité, de l'impression, de la publication et de la distribution, des privilèges diplomatiques, des voyages et des transports, de l'utilisation des espaces ouverts au public et des services internes généraux. PRODOC est chargé de tous les aspects liés à la conception, à l'édition/la correction d'épreuves, au contrôle de la qualité, à la production, à l'impression et à la distribution en interne et externe des documents officiels, ainsi que des publications au siège de l’OIT, y compris les publications phares et les grandes publications. L'unité PPM est responsable de la planification, de la coordination, de la gestion des projets, des achats et de l'assurance qualité des publications du BIT, y compris les publications phares et autres grandes publications.

Le/la responsable de la planification des publications contribuera à la planification, à la coordination et à l'amélioration continue du processus de production des publications, y compris la catégorisation, le suivi des demandes de publication, la réponse aux clients et l'assurance qualité des produits finaux pour le respect des normes de publication et d'image de marque.
 
Le/la titulaire du poste relève du chef de l'unité PPM.   

1. Participer à la préparation du plan de travail annuel de production des rapports phares et autres rapports importants et fournir des contributions pour une utilisation optimale des ressources. 
2. Suivre, analyser et classer les demandes de production de publications entrantes et soumettre un projet de plan de travail à la direction pour décision. 
3. Enregistrer les métadonnées des publications du BIT dans le système de publication en garantissant l'exactitude à toutes les étapes du processus de production.
4. Collaborer avec les clients tout au long du processus de production sur les questions de contenu, de fonctionnalités, de mise en page, de structure, d'exigences de qualité et de délais afin d'assurer une compréhension mutuelle.  Répondre aux demandes des clients, identifier les problèmes et proposer et suivre les mesures correctives.  Effectuer un contrôle final de la qualité des documents avant leur publication finale, en veillant au respect des spécifications et des normes d'image de marque pour les publications.
5. Fournir une première réponse aux questions relatives à l'image de marque et, le cas échéant, les signaler aux experts techniques de PRODOC pour assurer le suivi.
6. Contrôler et analyser les activités budgétaires et d'achat en vue de garantir la rentabilité et le respect de la politique environnementale de l'OIT. 
7. Collecter des informations et préparer des rapports d'avancement réguliers sur les flux de travail complexes en matière de publication.  Contrôler l’efficience et l’efficacité des méthodes et processus de travail, et recommander des améliorations. Rédiger des lignes directrices et des procédures d’exploitation normalisées correspondantes. Se tenir informé(e) de l'évolution des normes applicables et des bonnes pratiques et partager ses connaissances et orienter le personnel.
8. Se tenir informé des meilleures pratiques et des développements technologiques et des innovations dans le domaine de la production de l'édition numérique.  Préparer des analyses coûts-avantages pour éclairer la prise de décisions de la direction en matière de gestion.
9. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:
 

1. Obtenir, rassembler et mettre au point des bases de données contenant des informations administratives, notamment sur le personnel, le budget ou les finances. 
2. Participer à l’organisation de conférences, séminaires et réunions. 
3. Veiller au suivi des activités et des ressources et actualiser les informations. 
4. Tenir à jour les registres des engagements et des dépenses. 
5. Préparer des rapports périodiques sur des questions administratives. 
6. Participer au soutien administratif des projets et à l’élaboration des propositions de projets. 
7. Préparer des estimations de budget et les prévisions en matière de dépenses. Proposer des modifications d’allocations et les justifier. 
8. Préparer des rapports sur l’état d’avancement des projets ainsi que les plans d’activités de l’unité de travail. 
9. Superviser le travail du personnel d’appui administratif. 

Diplôme universitaire de premier degré en édition, gestion des arts graphiques, communication visuelle ou dans un domaine connexe.

Au moins deux ans d'expérience dans les arts graphiques et/ou dans l'environnement de l'édition. 
 

Excellente maîtrise d'une des langues officielles (anglais, français, espagnol) de l'Organisation et connaissance pratique d'une autre. 

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Connaissance du règlement financier et des règles de gestion financières. Connaissance des politiques, des procédures administratives et des pratiques de l’organisation. Bonne aptitude rédactionnelle et sens aigu de la communication. Maîtrise des outils informatiques. Faculté d’organisation. Connaissance des opérations, et des objectifs de l’unité de travail et du domaine technique y relatif. Aptitude à analyser les registres administratifs et les données financières. Connaissance de la planification et de la programmation de la gestion de projets dans le secteur de l'édition, y compris l'édition numérique et la conception graphique. Connaissance des différentes étapes et des différents acteurs du processus de publication et compréhension des interdépendances. Bonne compréhension des normes de publication et du respect de l'image de marque.  Aptitude à soutenir de multiples projets et à faire face à des priorités changeantes dans un environnement où les délais sont stricts. Bonnes capacités d'analyse et souci du détail et de la précision.  Aptitude à travailler de sa propre initiative ainsi qu'en tant que membre d'une équipe. Aptitude à effectuer les tâches assignées conformément aux instructions et aux directives. Souci de la qualité des services fournis aux clients. Aptitude à travailler en coopération avec différentes parties prenantes et à leur communiquer des informations techniques complexes de manière claire. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.