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Funcionario/a de planificación de publicaciones

Geneva (Switzerland)

  • Organization: ILO - International Labour Organization
  • Location: Geneva (Switzerland)
  • Grade: P-2, International Professional - Internationally recruited position - Junior level
  • Occupational Groups:
  • Closing Date: 2020-12-04

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Grado: P2  

Número de la vacanteRAPS/3/2020/INTSERV/01 

Fecha de publicación: 03 de noviembre de 2020
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra)04 de diciembre de 2020

 

Job ID: 4382 

Departamento: INTSERV 

Unidad: PPM 

Lugar de destino: Ginebra  

Tipo de contrato: Duración determinada  


 

Pueden participar:

  • Los candidatos/as internos/as de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal de la OIT.
  • Los candidatos/as externos/as.


Se anima a postular al personal con más de cinco años de servicio continuo en la OIT.

Las candidaturas de los funcionarios que hayan cumplido la edad de la jubilación al 31 de diciembre de 2017, según lo estipulado en el artículo 11.3 del Estatuto del Personal, o que ya se han retirado de la OIT o que se han jubilado anticipadamente no se tendrán en cuenta.

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las solicitudes de candidatas cualificadas. Así mismo alentamos a los/as candidatos/as con discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.

La OIT acoge con agrado a los solicitantes con experiencia en el trabajo con los mandantes de la OIT (gobiernos, organizaciones empresariales, y organizaciones de trabajadores).

Se tendrán especialmente en cuenta las candidaturas de personas que procedan de Estados Miembros no representados o insuficientemente representados, o bien de Estados Miembros que tendrán una representación escasa o nula en un futuro próximo. Se facilita una lista de esos países en la página web https://jobs.ilo.org/content/non-and-under-represented-member-States-ES/?locale=es_ES

Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a cualquier candidato/a, es necesario que todos/as los/as candidatos/as externos/as así como cualquier candidato/a interno/a que se presente a un puesto de una categoría superior completen con éxito el Centro de Evaluación de la OIT.

Introducción

El puesto está adscrito a la Unidad de Gestión de Proyectos de Publicación (PPM) de la Unidad de la Producción de Publicaciones (PRODOC), que forma parte del Departamento de Servicios Internos y Administración (INTSERV). Dicho Departamento se encarga de la gestión general de las instalaciones, los bienes y el inventario; la protección y la seguridad; la impresión, publicación y distribución; las prerrogativas diplomáticas; los viajes y el transporte, la utilización de los espacios públicos y los servicios internos generales. PRODOC se ocupa de todos los aspectos relativos al diseño, la edición/la corrección de pruebas/el control de calidad, la producción, la impresión y la distribución internas y externas de los documentos oficiales, así como de las publicaciones de la sede de la OIT, incluidas las publicaciones de referencia y otras publicaciones destacadas. PPM se encarga de la planificación, la coordinación, la gestión de los proyectos, las adquisiciones y el control de calidad de las publicaciones de la OIT, incluidas las publicaciones de referencia y otras publicaciones destacadas. 

El/la Funcionario/a de planificación de publicaciones contribuirá a la planificación eficaz, la coordinación y la mejora continua del proceso de producción de publicaciones, incluida la categorización, el seguimiento del curso dado a las solicitudes en materia de publicaciones, la respuesta a los clientes y el control de calidad de los productos finales para garantizar el cumplimiento de las normas de publicación y de identidad visual de la OIT.

 
El/la titular del puesto dependerá del Jefe de PPM.  
 

Funciones específicas
  1. Participar en la preparación del plan de trabajo para la producción anual de los informes de referencia y otros informes destacados y aportar contribuciones técnicas para el uso óptimo de los recursos.
  2. Ocuparse del seguimiento, el análisis y la categorización de las solicitudes de producción de publicaciones y presentar un proyecto de plan de trabajo a la dirección para que ésta tome las decisiones oportunas.
  3. Registrar los metadatos de las publicaciones de la OIT en el sistema de publicaciones, verificando su exactitud en todas las etapas del proceso de producción.
  4. Colaborar con los clientes a lo largo de todo el proceso de producción con respecto a las cuestiones relacionadas con los contenidos, funcionalidades, maquetación, estructura, requisitos de calidad y plazos para garantizar el mutuo entendimiento. Responder a las preguntas de los clientes, detectar problemas, proponer medidas correctivas y darles seguimiento. Realizar el control de calidad final de los documentos antes de la publicación final, asegurando el cumplimiento de las especificaciones y las normas de identidad visual de la publicación. 
  5. Proporcionar una primera respuesta a las preguntas relativas a la identidad visual y remitir las consultas a expertos técnicos de PRODOC para que les den seguimiento cuando sea necesario. 
  6. Llevar a cabo el análisis y seguimiento de las actividades presupuestarias y de las adquisiciones para garantizar una buena relación costo-eficacia y el respeto de la política medioambiental de la OIT. 
  7. Recopilar información y preparar informes periódicos sobre los progresos en flujos de trabajo complejos en materia de publicaciones. Hacer un seguimiento de la eficiencia y eficacia de los métodos y procesos de trabajo y formular recomendaciones de mejora. Redactar las directrices y los procedimientos operativos estándar correspondientes. Mantenerse al día sobre la evolución de las normas aplicables, compartir sus conocimientos con el personal y proporcionar orientaciones.
  8. Mantenerse informado de las mejores prácticas y la evolución de las tecnologías y las innovaciones en el campo de la producción de publicaciones digitales. Preparar análisis de costos y beneficios para fundamentar la toma de decisiones de la dirección. 
  9. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto establecida por la OIT, que comprende las siguientes funciones genéricas:
 

Funciones genéricas
  1. Obtener, recoger y reunir datos sobre el personal, el presupuesto y las cuestiones financieras, así como otros documentos e información administrativa para la elaboración de bases de datos. 
  2. Participar en la organización de conferencias, seminarios y reuniones. 
  3. Hacer un seguimiento de las actividades y del uso de los recursos, y actualizar la información a ese respecto. 
  4. Mantener registros de las obligaciones y los gastos. 
  5. Preparar informes periódicos sobre asuntos de carácter administrativo. 
  6. Prestar apoyo administrativo a proyectos y participar en la elaboración de las propuestas de proyectos. 
  7. Preparar estimaciones presupuestarias y previsiones de gastos, y proponer cambios justificados en la asignación de los recursos. 
  8. Preparar informes de situación sobre los proyectos y el plan de actividades de la unidad de trabajo.
  9. Supervisar la labor del personal administrativo auxiliar.
     
Calificaciones requeridas
Educación

Título universitario de primer ciclo en edición, gestión de artes gráficas, comunicación visual u otra disciplina afín.
 

Experiencia

Dos años de experiencia como mínimo en el ámbito de la edición y/o las artes gráficas. 
 

Idiomas

Se requiere un excelente dominio de uno de los idiomas oficiales de la Organización (español, francés o inglés) y conocimiento práctico de otro de ellos. 

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Conocimiento de los reglamentos financieros. Conocimiento de las políticas, los procedimientos administrativos y las prácticas de la Oficina. Buenas dotes de redacción y de comunicación. Aptitud para trabajar con aplicaciones informáticas. Dotes de organización. Conocimiento de las actividades, los objetivos y el ámbito técnico de la unidad de trabajo. Capacidad para analizar registros administrativos y datos financieros. Conocimientos sobre gestión, planificación y programación de proyectos en la industria editorial, incluida la edición digital y el diseño gráfico. Conocimientos sobre las diferentes etapas y partes implicadas en un proceso de publicación y comprensión de su interdependencia. Buen conocimiento de las normas de publicación y de identidad visual. Capacidad para ocuparse de múltiples proyectos y gestionar los cambios de prioridades en un entorno con plazos estrictos. Buenas aptitudes analíticas, atención a los detalles y precisión. Capacidad para trabajar por iniciativa propia y en equipo. Capacidad para realizar las tareas que se le encomienden de conformidad con las instrucciones y directrices establecidas. Comportamiento eficaz orientado hacia la satisfacción del cliente. Capacidad para trabajar en colaboración y comunicar de forma clara información técnica compleja a las diferentes partes interesadas. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.

 


 

Condiciones de empleo

  • Todo contrato/prórroga de contrato se rige por el Estatuto del Personal de la OIT y por las demás normas internas aplicables. Cualquier oferta de empleo con la OIT está supeditada a la certificación por el Asesor Médico de la OIT de que la persona en cuestión esté apta físicamente para desempeñar las exigencias inherentes y específicas de la posición ofrecida. Por consiguiente, antes de confirmar la oferta de contratación, se solicitará al candidato seleccionado someterse a un examen médico.
  • El primer contrato se prorrogará por un período de 24 meses.
  • Si la persona seleccionada fuere un candidato externo, quedará sujeta a prueba durante sus dos primeros años de servicio.
  • Toda prórroga de contrato posterior al período de prueba se subordina a que la persona haya tenido, durante ese período, una conducta y un desempeño satisfactorios.

Para más información sobre las condiciones de empleo: https://jobs.ilo.org/content/International-ES/?locale=es_ES

 

Información importante

 

Se informa a los funcionarios/as de la categoría de servicios generales interesados/as en solicitar este puesto que, en caso de ser seleccionados/as, se les ofrecerá el sueldo y los subsidios aplicables al grado del puesto solicitado, lo que puede dar lugar a cambios sustanciales en su remuneración neta. De conformidad con el artículo 3.4 del Estatuto del Personal de la OIT, el sueldo de un/a funcionario/a, en caso de ascenso, no será en ningún caso superior al sueldo máximo del grado al que haya sido ascendido/a. Para cualquier pregunta o aclaración, sírvase ponerse en contacto con su colaborador de recursos humanos en hrpartner@ilo.org.

 

Proceso de reclutamiento

 

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/?locale=es_ESEl sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

 

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, durante los 3 a 4 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

 

Dependiendo de la ubicación y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnologías de comunicación como Skype, videoconferencia, e-mail, etc. para llevar a cabo la evaluación de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contratación, incluyendo el centro de evaluación, las pruebas técnicas y las entrevistas.

 

Peligro fraude

 

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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