Operations Officer

International Rescue Committee est un des acteurs majeurs en matière d’aide humanitaire et de développement post conflit en République Démocratique du Congo. IRC a commencé à travailler en République Démocratique du Congo en 1996 en vue de répondre aux besoins humanitaires des populations affectées par les conflits armés à l’Est du pays. Actuellement, IRC travaille dans les secteurs de la santé, de la gouvernance et reconstruction communautaire, de la protection et autonomisation des femmes,  des réponses aux urgences, de protection de l’enfance et de l’éducation.

L’IRC va, avec l’appui de l’USAID exécuter en consortium avec FHI360un projet ‘’CYERA’’ dans la province du Nord Kivu, Sud Kivu et l’Ituri. Ce projet a une durée de quatre (4) ans et 8 mois et visant à offrir des services éducatifs aux enfants et aux jeunes, à soutenir la capacité des parents à financer l’éducation de leurs enfants ; etc.

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la supervision directe d’Education Field Manager CYERA/Bukavu et en collaboration avec le HR Officer IRC Sud-Kivu et le GSC Manager IRC Sud-Kivu, l’Operations Officer aura pour responsabilité principale d’organiserles achats des services et des biens, dans les délais et dans le respect strict des procédures et politiques d’achats mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds. Il (elle) sera en charge des tâches administratives dans le site du projet, en collaboration avec la hiérarchie RH.

RESPONSABILITÉS ET TACHES SPECIFIQUES

1. Responsabilités et tâches de chaine d’approvisionnement

L’Operations Officer, en tant que faisant partie de l’équipe de Supply Chain, est la personne en charge des opérations des achats des biens et des services de la chaine d`approvisionnement et l’appui logistique à la mise en œuvre des activités de projet CYERA. Il (elle) sera basé à Bukavu et assurera, selon les normes d’IRC et des bailleurs, les différentes fonctions ci-après :

a. Processus d`achats des biens et des services.

L’Operations Officer est en charge de :

• Planifier et préparer des achats ;
• Développer des spécifications techniques ;
• Demander des devis auprès des fournisseurs ;
• La gestion du processus de demande d'achats ;
• La gestion du processus de proposition (RFQ) ;
• Gérer le comité d'appel d'offres (MPA/MSA) ;
• Stratégies d'approvisionnement exigées par le bailleur de fonds ou les procédures de GSC ;
• Evaluation de l'appel d'offres ;
• Participer au processus d'appel d'offres ;
• Rapports d'approvisionnement ;
• La gestion des relations avec les demandeurs des biens et des services ;
• La collecte, l`organisation et l`analyse de données des achats et études de marchés.

b. Gestion des contrats

Il (elle)est en charge de :

• La préparation des contrats de fournitures es biens et services ;
• La gestion des contrats ;
• Gérer le processus de revue des contrats ;
• D`implémentation des conditions générales d'approvisionnement ;
  

c. Gestion des fournisseurs :

• Il (elle)est en charge :

üDe la gestion et la documentation des performances des fournisseurs ;

üDu développement des fournisseurs à travers des séances de sensibilisations ;

üDe développer des relations stratégiques avec les fournisseurs ;

• Il (elle) s`assure, à travers un panel composé du comité d’évaluation des dossiers des appels d`offres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestations ;
• Il (elle) s`assure être au courant et applique les règles et règlements des donateursconcernés ;
• Il (elle) élabore et comprend la stratégie d'approvisionnement par catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.

d. Négociations

Il (elle)est en charge de :

• L`implémentation de la stratégie de négociation exigée dans le processus de MPA/MSA ;
• Conduire des négociations et développer le procès-verbal après négociation ;
• Fournir des conseils lors des négociations des prix à travers le comité de gestion ;
• Définir les objectifs de négociation avec le comité d`évaluation des MPA/MSA.

e. Finance

Il (elle)est en charge de :

• La conformité comptable avant chaque paiement ; il/elle s`assure que les dossiers des paiements sont conformes à la demande d`achats des biens et services ;
• La documentation de financement / approvisionnement.

f. Etude de marché

Il (elle)est en charge de :

• L`analyse des couts au marché ;
• La stratégie d'approvisionnement par catégorie des biens à acheter ;
• S'assurer que les prix sont authentiques et raisonnables.

g. Conformité aux normes d’IRC et des bailleurs :

Il (elle)est en charge de :

• L`implémentation des règles et règlements des bailleurs de fonds ;
• Mise en œuvre de plan de corrections soumis par les auditeurs ;
• Préparation des audits ;
• Procédure de diligence raisonnable ;
• Vérification ATC ;
• Méthodes de prévention de la fraude suivant les procédures de control d’IRC.

2. Administration du bureau

L’Operations Officer, en collaboration avec le HR Officer est en charge des tâches administratives et de Ressources Humaines ci-après :

• Assister le HR Officer dans la gestion et le classement des dossiers du staff de son projet ;
• Assister le HR Officer à actualiser régulièrement le dossier individuel et autres documents exigés dans le dossier du staff du projet ;
• Suivre et faciliter les congés du personnel national du bureau, maintenir les archives et décomptes des congés (annuels, maladies et de circonstance) et les communiquer au personnel ;
• Maintenir un record des congés et d’absences du personnel du bureau et rapporter au HR Officer lors de la préparation des listes de paie ;
• Suivre, recueillir les timesheets du Staff à la fin de chaque mois et en faire rapport au HR Officer ;
• Assurer le circuit des soins médicaux du Staff et de ses dépendants : établissement des bons de soins, suivi, analyse et paiement des coûts des soins ;
• Etablir les ordres de mission pour le Staff en mission de service sur base des termes de référence approuvés par la hiérarchie IRC, en collaboration avec le HR Officer ;
• Rapporter mensuellement au HR Officer la situation des mouvements du Staff (en congé, en mission, absents pour toutes raisons);
• Assurer le suivi du mouvement des correspondances (réception, envoi à destination et classement des accusés de réception) ;
• S’assurer que tous les documents administratifs (dossiers du staff, dossiers de Supply Chain, lettres, contrats divers, conventions diverses, etc.) sont bien classés, archivés dans des classeurs appropriés et accessibles ;
• Participer aux réunions de mise à jour RH.