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Assistant(e) Administratif(ve)

Port-au-Prince (Haiti)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Port-au-Prince (Haiti)
  • Grade: SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement - Consultancy
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2020-12-10

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Background

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations Unies, qui milite pour le changement et connecte les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure. Nous sommes sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les citoyens sur leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux pour aider à autonomiser les vies et à construire des nations résilientes.

Le bureau du PNUD en Haïti est un partenaire clé du Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme (le Fonds mondial) et agit en tant que récipiendaire principal intérimaire (PR) de la nouvelle subvention contre le paludisme. Dans son rôle de PR, le PNUD est responsable de la gestion financière et programmatique et de la supervision de la subvention du Fonds mondial ainsi que de l’achat de produits pharmaceutiques et non pharmaceutiques. Dans tous les domaines de la mise en œuvre des subventions, le PNUD fournit des services de renforcement des capacités aux institutions pertinentes, aux sous-récipiendaires et aux partenaires opérationnels.

Pour la mise en œuvre des subventions du Fonds mondial, le PNUD Haïti est en train d'établir une Unité de gestion du programme (UGP) qui gérera, supervisera et coordonnera avec les partenaires nationaux et techniques la mise en œuvre de la subvention conformément aux règles, politiques et procédures du PNUD et à l'Accord de subvention avec le Fonds mondial..

Sous la supervision directe du coordonnateur de l’UGP, assistant administratif soutiendra l'UGP dans son ensemble avec des tâches administratives. 

 

Duties and Responsibilities

1. Assure le fonctionnement efficace et efficient de l'UGP en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

  • Gère les horaires / calendrier du coordonnateur de projet avec les parties externes et internes, y compris les visiteurs d'organisations externes, d'autres agences des Nations Unies, les institutions nationales, le Fonds mondial, l'équipe de soutien du Fonds mondial du PNUD et les missions du LFA auprès de l'UGP, du siège et du personnel du bureau de pays, comme ainsi que des réunions internes et externes, déterminant les exigences prioritaires;
  • Prendre tous les arrangements de voyage pour le coordonnateur du projet;
  • Préparation des documents d'information pour les rendez-vous, réunions, missions;
  • Tenue à jour des listes de contacts importants et des listes téléphoniques;
  • Préparation de correspondances moyennement complexes, au nom du Coordinateur de Projet pour sa signature et en faisant le suivi si nécessaire;
  • Gestion des flux de courriels et de correspondance, assurant la priorisation et un suivi efficace.

2. Assurer la fourniture d'un support de communication efficace au coordinateur du projet en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

  • Examen de toute la correspondance pour une autorisation appropriée avant la signature du coordonnateur de projet; distribue la correspondance sortante compensée ou signée par le coordonnateur du projet;
  • Répondre directement aux demandes de renseignements ou les rediriger vers les points focaux de fond au sein de l'UGP;
  • Maintenance du système de classement;
  • Coordination du flux d'information au sein de l'UGP et suivi;
  • Facilitation du partage d'informations entre le coordonnateur du projet et la haute direction du bureau de pays;
  • Suivi des délais, des engagements pris, des actions entreprises;
  • Filtrage de tous les appels entrants et de la correspondance.

3. Fournit un appui au plaidoyer efficace des activités de l'UGP du PNUD et du Fonds mondial en étroite consultation avec le coordonnateur du projet en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants:

  • Soutient le coordonnateur de projet en facilitant son interaction avec divers partenaires externes;
  • Maintien des informations sur les activités officielles du coordinateur de projet;
  • Mise à jour du site Web PNUD - Fonds mondial;
  • Rechercher, obtenir et garantir les besoins du coordonnateur de projet en matière de documentation de base pour les séances d’information, les réunions, les missions officielles et les rendez-vous;
  • Préparation de documents / dépliants d'information publics sur demande;
  • Organiser des réunions officielles pour le coordinateur de projet;
  • Fournit un soutien administratif à l'UGP en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants;
  • Contrôle adéquat des pièces justificatives des déplacements des directeurs de projet;

  • Maintien du système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les demandes et les bons de commande sont traités dans Atlas;

  • Achat d'ordinateurs de bureau et fournitures de l'Unité.

    4. Fournit un soutien administratif à l'UGP en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

  •  Contrôle adéquat des pièces justificatives des voyages des directeurs de projet;

  •   Maintenance du système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les demandes et les bons de commande sont traités dans Atlas;

  • Achat d'ordinateurs de bureau et fournitures de l'Unité.

    5. Assure la facilitation de l'acquisition et de la gestion des connaissances en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

  • Contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

    Toute autre tâche assignée par le coordonnateur du programme

Impacts et Resultats

  • Les résultats clés ont un impact sur la réussite du programme de pays selon les domaines spécifiques de coopération.
  • En particulier sur l’élaboration, les opérations et la programmation des activités, la création des partenariats stratégiques ainsi que l’atteinte des objectifs de mobilisation de ressources.

Competencies

Compétences fonctionnelles de base:

  • Démontrer un engagement ferme vis-à-vis de la mission, de la vision et des valeurs du PNUD;
  • Fait preuve d’adaptation, de flexibilité et de sensibilité vis-à-vis des différences culturelles, de genre, religion, de race, nationalité et d’âge.

Agenda basé sur la politique de plaidoyer:

  •  Identifie les informations pertinentes pour le plaidoyer.

Le développement et la gestion de programme basé sur les résultats:

  • Fournir des informations et de la documentation sur les étapes spécifiques de la mise en œuvre des projets/programmes;
  • Fournir les données de base pour identifier des opportunités pour le développement de projet et contribue dans la préparation des propositions de financement.

Création de partenariats stratégiques:

  • Analyse des informations générales et sélection du matériel pour le soutien des initiatives relatives à la création de partenariat ;
  • Traçage et rapports sur les ressources mobilisées.

Promotion des changements organisationnels et du développement:

  • Aptitude à identifier les problèmes et à proposer des solutions;
  • Elabore un processus pour appuyer les initiatives de changement.

Compétences/Expertise:

  • Capacité à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste;
  • Possède les connaissances basiques des politiques organisationnelles et procédures de base liées au poste et les applique dans le travail;
  • Identifie les nouvelles approches et les meilleures puis les intègre au travail;
  • S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage;
  • Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans sa mission.

    Orientation vers le Client:

  • Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes;
  • Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais;
  • Répond rapidement aux besoins des clients.    

Required Skills and Experience

Education;
  • Diplôme d’études secondaires;
  • Un diplôme universitaire en administration des affaires (Business), ou administration publique, économie, sciences politiques, sciences sociales/humaines serait souhaitable mais ne constitue pas une exigence.

Experience:

  • Trois ans d’expérience progressive en administration ou dans la gestion des programmes est requise, soit au niveau national ou international;
  • Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et bases de données, une expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion;
  • La maîtrise des outils de gestion des projets utilisés par le PNUD/UN serait un atout.
  • Expérience de travail avec, ou des politiques et procédures  de Fonds Mondial est un atout;
  • Expérience de travail avec des organisations internationales est un atout.

Langues requises:

  •  Excellente maîtrise du Français.
  • Connaissance de l’anglais un atout.

Disclaimer

Important applicant information

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