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Assistant au Représentant Résident en charge des Opérations (Operations Manager)

Niamey (Niger)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Niamey (Niger)
  • Grade: NO-C, National Professional Officer - Locally recruited position - Mid level
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Development Cooperation and Sustainable Development Goals
    • Managerial positions
    • Administrative support
  • Closing Date: 2020-12-04

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Background

 
Sous la responsabilité du Représentant Résident Adjoint, le Responsable des Opérations conseille le Management du PNUD Niger sur tous les volets touchant à la gestion des Opérations du Bureau, notamment les aspects liés à la gestion des ressources Stratégiques Humaines et Financières, l'efficacité des services Logistiques et d'Approvisionnement, les services Informatiques et Communs, en conformité avec les règles et procédures du PNUD.
Son principal rôle consiste à assurer la direction des Opérations ; le bon fonctionnement des activités des opérations pour les projets/programmes et pour le Bureau ; la cohérence des prestations de services et à constamment effectuer une évaluation et un réajustement des opérations afin de prendre en compte les évolutions intervenant dans l'environnement, lorsque besoin est.
Le Responsable des Opérations dirige et encadre l'équipe des Opérations du Bureau et favorise la bonne collaboration au sein de l'équipe, avec le personnel du programme et les autres agences des Nations Unies en adoptant une approche axée sur le client. Le Chargé des Opérations œuvre en étroite collaboration avec les équipes de programme et projets au sein du Bureau, le personnel des Opérations dans les autres agences des Nations Unies, le PNUD Niger, le personnel au siège du PNUD et les responsables gouvernementaux afin de fournir des services optimaux dans le domaine des Opérations.

Duties and Responsibilities

1.En tant que membre de l'équipe de direction du Bureau, il assure la direction stratégique des Opérations en vue d'atteindre les résultats suivants :
  • Totale conformité des opérations avec les règles, règlements et politiques des NU/PNUD, mise en oeuvre des stratégies opérationnelles de l'organisation, établissement des objectifs de gestion (BSC) et suivi de la réalisation des résultats.
  • Établissement de mécanismes de collaboration avec des partenaires potentiels, d'un système de gestion des relations avec la clientèle à des fins de mobilisation de ressources et de dispositifs de partenariats opérationnels appropriés.
  • Conception de procédures de travail pour le Bureau et établissement des procédures standard de fonctionnement interne (SOPs) pour les services, dans le domaine des finances, de la gestion des ressources humaines, des achats, de la logistique et de l'informatique.
  • Suivi et analyses constantes de l'environnement des Opérations, réajustement des opérations, avis sur les aspects juridiques et évaluation du risque en temps utile.
  • Développement et partage des connaissances pour ce qui touche à la gestion et aux opérations au sein du bureau, organisation de stages de formation pour le personnel des Opérations, synthèse des leçons tirées/meilleures pratiques, et solides contributions aux réseaux de connaissances et communautés de pratiques du PNUD. 
 
2.Assure la gestion rigoureuse des Ressources Financières et la supervision de l'équipe des Finances en vue d'atteindre les résultats suivants:
  • Planification, suivi des dépenses et audit des ressources financières, y compris les revenus extra-budgétaires en conformité avec les règles et procédures du PNUD. 
  • Exécution du rôle de Manager Niveau 2 dans Atlas pour les transactions relatives à l'approbation des opérations de trésorerie et des pièces comptables et le rapprochement des comptes bancaires.
  • Organisation des mécanismes de recouvrement des coûts pour les services que le Bureau fournit aux projets et aux agences des Nations Unies, y compris l'établissement des factures proforma pour les agences des Nations Unies.
  • Organisation et supervision des procédures de gestion de la trésorerie du Bureau, notamment la gestion des liquidités, la recommandation du niveau d'approvisionnement, l'évaluation du risque, la gestion des relations avec la banque, la comptabilité et le rapprochement en temps utile de toutes les transactions, le maintien d'une garantie de liquidités disponibles sur demande.
  •  Suivi des rapports d'exceptions financières pour les activités inhabituelles, et investigation des anomalies ou des transactions inhabituelles/fourniture de plus amples informations aux superviseurs et autres personnels du siège lorsque les résultats des investigations débouchent sur des réponses qu'ils ne jugent pas satisfaisantes.
  • Membre du groupe des signataires sur les comptes bancaires du Bureau.
  • Approbation des transactions et opposition aux paiements électroniques effectués via le système bancaire en ligne.
 
3.Assure la gestion des Ressources Humaines et la supervision de l'équipe des Ressources Humaines en vue d'atteindre les résultats suivants :
  • Conformité du bureau aux politiques et stratégies de l'organisation en matière de ressources humaines.
  • Dotation en personnel adéquate au niveau du Bureau et des projets.
  • Encadrement des procédures de recrutement conformément aux règles et règlements du PNUD, utilisation appropriée des différentes modalités contractuelles, gestion des contrats, le chargé des opérations assume la fonction de Chargé des ressources humaines dans Atlas.
  • Établissement et maintien de systèmes adéquats de gestion des performances et de développement du personnel. Mise en oeuvre de la stratégie d'Accès Universel à la formation en veillant à ce que les membres du personnel aient accès à des activités de formation correspondant à leurs attributions.
 
4.Assure l'efficacité des services Logistiques et d'Approvisionnement et la supervision de l'équipe des Achats en vue d'atteindre les résultats suivants :
  • Conformité du Bureau aux règles et règlements de l'organisation sur le terrain et élaboration des stratégies d'approvisionnement du Bureau, y compris la stratégie de sélection des fournisseurs, de choix et évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité, la gestion des relations avec la clientèle, l'introduction et la promotion de l'achat électronique et la mesure des performances.
  • Élaboration de la stratégie contractuelle du Bureau, notamment les procédures d'appels d'offre et d'évaluation de ces dernières, la gestion des marchés et des titulaires des marchés ainsi que leurs implications juridiques. Contrôle des procédures d'approvisionnement et des services logistiques conformément aux règles et règlements du PNUD, le Chargé des Opérations fait office de Manager niveau 2 dans Atlas pour l'approbation des bons de commande.
  • Gestion adéquate des biens, installations et services logistiques du PNUD.
 
5.Assure une gestion et une supervision avisée et clairvoyante de l'équipe des services Informatiques, en vue d'atteindre les résultats suivants :
  • Exploitation des fonctionnalités d'Atlas en vue d'améliorer les résultats des activités et des services offerts aux clients.
  •  Identification des opportunités et des moyens de convertir les procédures de travail en systèmes électroniques en ligne afin de résoudre les problèmes d'efficacité et de totale responsabilité comptable. 
  • Entretien un environnement d'infrastructures sûr et fiable pour les technologies de l'information et de la communication, et une planification adéquate des catastrophes et récupérations.
  • Identification et promotion des différents systèmes et applications à des fins de gestion optimale du contenu, de partage des connaissances, de fourniture d'information et de formation, notamment des e-registres, des systèmes de gestion de bureau en ligne, etc.
 
6.Assure une organisation et gestion adéquate des Services Communs et noue des partenariats avec les autres agences des Nations Unies en vue d'atteindre les résultats suivants :
  • Mise en place des services communs, maintien d'un dispositif de coordination dans l'optique d'assurer des activités intégrées des services communs et la mise en œuvre de la réforme des Nations Unies.
  • Élaboration de l'approche stratégique en vue de la mise en œuvre des services communs en accord avec les dernières évolutions en matière d'organisation des services communs et les meilleures pratiques en la matière.
  • Planification et suivi approprié des services communs et des contributions des agences au compte des services communs.
 

Competencies

Compétences liées au PNUD :
  • Démontre son intégrité par son respect des valeurs et de l’éthique des Nations Unies.
  •  Promeut la vision, la mission et les buts stratégiques du PNUD.
  • Respecte et s'adapte aux différences culturelles, de genre, de religion, de race, d’âge et de nationalité.
  • Traite ses collègues équitablement et sans favoritisme.
Compétences liées au poste:
  • Gestion des Connaissances et Apprentissage
  • Promeut la gestion des connaissances au sein du PNUD et un environnement propice à l'apprentissage au sein du Bureau à travers son leadership et son exemple personnel.
  • Oeuvre activement en faveur de la formation et du développement personnel et continu dans une ou plusieurs communautés de pratiques, intervient sur le Plan de formation et applique les connaissances nouvellement acquises. 
Développement et efficacité opérationnelle
  • Capacité à piloter la planification stratégique et une gestion et reportage axé sur les résultats. 
  • Capacité à diriger la formulation et le suivi des projets de gestion .
  • Solides connaissances en gestion des ressources humaines et financières, en systèmes de marchés, biens et achats, technologies de l'information et de la communication, administration générale.
  • Capacité à piloter le réaménagement des procédures de travail, la mise en place de nouveaux systèmes (de travail), et à influer le changement de comportement/d'attitude du personnel.
Direction et Leadership
  • Noue de solides relations avec les clients, se concentre sur les impacts et les résultats pour les clients et réagit positivement au feedback. 
  • Aborde toujours son travail avec une attitude constructive, énergique et positive.
  • Possède de bonnes aptitudes de communication orale et écrite.
  • Innove et apporte des idées nouvelles
  • fait montre d'un esprit d'ouverture et d'une capacité à gérer les situations complexes.
  • Dirige et encadre efficacement les équipes tout en démontrant une aptitude à la résolution des conflits.
  • Possède de bonnes aptitudes de communication orale et écrite.
  • Bonnes capacités d’Ecoute et de Communication 
 

Required Skills and Experience

Education
Diplôme de Master en Administration des Entreprises, Administration Publique, Finances, Economie ou autres domaines connexes.
Le Diplôme de Licence est accepté avec 2 années d’expérience professionnelle supplémentaires dans le domaine du poste
 
Expérience
Minimum cinq (5) ans d'expérience professionnelle post-maitrise tant au niveau national qu’international dans le domaine de la fourniture des services de conseil, de gestion et/ou de gestion du personnel et des systèmes opérationnels, de mise en place de relations entre organisations internationales et administrations nationales. 
Expérience de l'utilisation des ordinateurs et des suites de logiciels bureautiques, 
Expérience de l'exploitation des systèmes de gestion basé sur le web
 
Langues 
Maîtrise du français et bonne connaissance de l'anglais.
 

 

Disclaimer

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