Asistente de Programa

Eligibility criteria

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Description of task

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión de el/la Representante Auxiliar,
el/la Voluntario/a de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas:
 Elaboración y/o edición de correspondencia solicitada por la Representante Auxiliar
y del área de Programa, asegurando su despacho y seguimiento.
 Elaboración y/o edición de actas y/o resúmenes de las reuniones de Programa y
otras, según necesidad.
 Mantiene y facilita el flujo de circulación de documentos de ingreso y salida de la
oficina de la Representante Auxiliar, asegurando que los mismos estén debidamente
respaldados con toda la información necesaria.
 Seguimiento a instrucciones o solicitudes que son emanadas por parte de el/la Representante
Auxiliar referidos a informes, reuniones, requerimientos generales y
asuntos pendientes.
 Seguimiento y apoyo al área de Programa y a las Oficinas de Proyecto en el flujo de
revisiones y aprobaciones de Planes Anuales de Trabajo (PATs), Acuerdos y/o Enmiendas.
 Coordinación de la agenda de el/la Representante Auxiliar.
 Apoyo a la planificación, coordinación, logística y disponibilidad de documentación
relevante para actividades de Programa en particular y de la oficina en general.
 Alimentación del archivo digital y del Archivo Central de la oficina, asegurando versiones
actualizadas en los archivos de documentación legal y esencial de Programa,
así como depurar regularmente archivos según normativa.
 Tramitación, logística y seguimiento de viajes nacionales y/o internacionales de el/la
Representante Auxiliar y de otros/as funcionarios/as del área de Programa.
 Gestiona, envía y recibe las solicitudes de cotizaciones requeridas por la oficina a
través de la Casilla de Compras, haciendo el seguimiento a la presentación de ofertas
en los plazos establecidos.
 Selecciona, clasifica y refiere las llamadas telefónicas, asegurando el flujo ágil de
llamadas de ingreso y salida orientando al personal apropiado.
 Mantiene un directorio completo y actualizado de todos los organismos, ejecutivos y
contactos de contraparte del Programa de País.
 Realiza las tareas inherentes como alterna de la Asistente Personal de Representación.
 Cualquier otra actividad que se requiera o sea asignada por el/la supervisor/a.

Qualifications/Requirements Required degree level: Technical/Vocational diploma Education - Additional Comments:

Educación secundaria con entrenamiento secretarial.

Titulación universitaria a nivel de pre-grado o equivalente, deseable.

Required experience: 60 Months Experience remark:

Al menos 5 años de experiencia laboral profesional a nivel nacional y/o internacional en
en el sector público o privado, como secretaria de gerencia; experiencia en el área administrativa
es valorada, así como experiencia trabajando en la ONU o en otras organizaciones
internacionales de desarrollo;

Language skills:

• Spanish(Mandatory), Level - Working Knowledge
• English(Mandatory), Level - Working Knowledge

Area of expertise: Other development programme/project experience Area of expertise details:

Habilidades de redacción y edición de documentos

Excelentes aptitudes interpersonales; sensibilidad cultural y social; capacidad de trabajar
de manera inclusiva y colaborativa con una variedad de interesados, incluyendo miembros
de la comunidad de base, organizaciones religiosas y juveniles, y autoridades en distintos
niveles; familiaridad con herramientas y abordajes de la comunicación para el desarrollo;
 Capacidad de trabajar y adaptarse de manera profesional y efectiva en un ambiente desafiante;
capacidad de trabajar efectivamente en un equipo multicultural de personal nacional
e internacional;
 Conocimientos informáticos sólidos, incluyendo manejo avanzado de varias aplicaciones
de Microsoft Office (Excel, Word, etc.) así como email/internet; familiaridad con gestión de
bases de datos y equipamiento tecnológico de oficina;
 Motivación por iniciativa propia, capacidad de trabajar con mínima supervisión; capacidad
de trabajar con plazos ajustados;
 Afinidad o interés en temas relacionados a salud reproductiva, igualdad de género y población,
estrategias de desarrollo y voluntariado como un mecanismo para el desarrollo
sostenible y el Sistema de Naciones Unidas.

Driving license: No Competencies values:

Accountability, Adaptability and Flexibility, Building Trust, Client Orientation, Commitment and Motivation, Communication, Ethics and Values, Integrity, Professionalism, Respect for Diversity, Technological Awareness, Working in Teams

Application procedure:

Procedimiento para la aplicación

¿Aún no se ha registrado en la reserva de candidatos de VNU? Por favor, primero registre su perfil en https://vmam.unv.org/candidate/signup. Importante: Después de crear su cuenta, complete todas las secciones de su perfil y envíelo. Luego diríjase a “Mi Página” a través del siguiente enlace https://vmam.unv.org/candidate/mypage y seleccione la opción de “reclutamiento especial”. Finalmente seleccione el reclutamiento especial al cual usted desea aplicar.

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Fecha límite para postularse: Domingo 06 diciembre 2020 a las 18:00 Hora de Bolivia