Asistente de Gestion de Contratos

Tegucigalpa

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Tegucigalpa
Grade: Administrative support - LICA-5, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Administrative support
- Banking and Finance
- Administration
Closing Date: Closed

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

Background Information - Job-specific

Desde 2014, UNOPS en Honduras ejecuta proyectos de adquisición de medicamentos y material médico quirúrgico con el Instituto Hondureño del Seguro Social (IHSS) y con la Secretaría de Salud (SESAL). En estos proyectos, UNOPS provee asistencia técnica para la realización de procesos de adquisiciones y gestión de contratos bajo los estándares de Naciones Unidas. En 2018, UNOPS ha firmado nuevamente con el IHSS un convenio de colaboración para la adquisición de medicamentos y material médico quirúrgico, para lo cual se ha conformado una unidad ejecutora del proyecto con personal gerencial, administrativo y técnico. La presente posición se insertará en esta unidad ejecutora, la cual llevará además la gestión de la cartera de proyectos del IHSS (proyectos 20137-001, 20625-001 y 21436-001).

Bajo la supervisión de el/la Gerente de Proyecto y en coordinación con el/la Asociado/a de Apoyo a la Gestión de proyectos, el/la Asistente de Gestión de Contratos, será responsable de realizar actividades necesarias para una debida gestión de los contratos de proveedores adjudicados en los procesos de adquisición. El/la Asistente de Gestión de Contratos deberá asegurar además la debida coordinación con el personal técnico del proyecto, la responsable de comunicaciones y las unidades de servicios de soporte de la Oficina de Proyectos de UNOPS en Honduras.

Functional Responsibilities

Las actividades comprendidas en esta asignación serán las siguientes:

Establecer un control y registro de las garantías de cumplimiento entregadas por los proveedores, y vigilar su vigencia, asegurándose que la misma no quede sin validez antes que el proveedor haya cumplido con lo establecido en el contrato.

Brindar estricto seguimiento y gestión de los contratos, el cual permita conocer el estado de cada contrato/orden de compra (OC) de forma global y a diferentes niveles de detalle, incluyendo el estado de las entregas, modificaciones, cálculo y notificaciones de multas, cálculo de retenciones y pagos realizados; elevando las alertas necesarias de forma preventiva y dirigiéndolas al personal indicado.

Realizar la coordinación de entregas entre el asociado y el proveedor; eventualmente, acompañar durante el proceso de recepción.

Recibir y revisar la documentación enviada por los proveedores para el trámite de los pagos correspondientes; asegurando que la información contenida sea correcta, el cumplimiento de lo establecido en el contrato/orden de compra (OC) y certificando la propiedad de los cobros.

Gestionar las solicitudes de enmienda de los contratos con proveedores, asegurando la debida diligencia de las mismas (revisión técnica, comunicación con asociado y proveedor, adecuación contractual, etc) y transfiriendo la solicitud pertinente al área de adquisiciones.

Brindar información a las áreas/personas correspondientes sobre el historial de desempeño de los proveedores; y de esta forma permitir el establecimiento de patrones de desempeño que sean considerados para futuras adjudicaciones.

Mantenimiento de la información con calidad y prontitud en las matrices de seguimiento a los contratos.

Asegurar la debida diligencia en la documentación de los procesos de gestión de contratos, permitiendo los registros físicos y digitales que se requieran.

Actualizar de manera periódica y en forma la información requerida en OneUNOPS para la debida diligencia de los procesos de gestión de contratos.

Apoyar a la/el Gerente y Asociado/a de apoyo a la gestion de proyectos en las actividades generales del proyecto y otras que le sean designadas.

Para obtener informacion mas detallada acerca de las funciones del puesto por favor verificar los terminos de referencia adjunto.

Education/Experience/Language requirements

A. Educación

Se requiere finalización de estudios secundarios
Un título universitario de primer nivel (equivalente a Bachelor´s degree o licenciatura) preferiblemente en Economía, Finanzas, Administración de negocios o afines, es deseable y pueden reemplazar algunos de los años de experiencia exigidos.
De manera similar, un diploma técnico en área relevante podrá sustituir algunos de los años de experiencia exigidos.

B. Experiencia laboral

De 1 a 5 años de experiencia (dependiendo de las credenciales académicas) en administración y gestión de proyectos con alta dedicación a contratistas y proveedores.

C. Idiomas

Fluidez/fluencia en el idioma español
Se valorara conocimiento del idioma inglés

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).

Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.

Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.

Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.

Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.

Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.

Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: ICA - Acuerdo de Contratista Individual (contrato regular mensual)

Contrato Regular Mensual: Este contrato se establece en la modalidad de Contrato mensual regular, es decir se requiere una presentación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.

Nivel de Contrato: LICA 5 (candidatos/as locales, con nacionalidad hondureña o tener residencia permanente en el país)

Duración de Contrato: Indefinido: contrato abierto, sujeto a requerimientos organizativos, disponibilidad de fondos y desempeño satisfactorio.

Duty Station: Tegucigalpa, Honduras. La posicion se encuentra en un lugar de trabajo familiar

La UNOPS es un empleador incluyente invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales.

Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

A solicitud, UNOPS busca la posibilidad de acomodar candidatos/as con necesidades especiales.

Para más información del contrato ICA puede ingresar al siguiente link: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
Solo aquellos/as candidatos/as que sean seleccionados/as para la fase de entrevistas serán notificados.
Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato/a para un nivel inferior al publicado en el puesto.
Para contratos retainer/lumpsum, antes de proporcionar sus servicios a UNOPS, se le solicitará que complete algunos cursos obligatorios, con una dedicación de unas 4 horas.
El/la candidato/a seleccionado/a será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.