Analyste aux Achats et Logistiques

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations Unies, qui milite pour le changement et connecte les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure. Nous sommes sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les citoyens sur leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux pour aider à autonomiser les vies et à construire des nations résilientes.

Le bureau du PNUD en Haïti est un partenaire clé du Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme (le Fonds mondial) et agit en tant que récipiendaire principal intérimaire (PR) de la nouvelle subvention contre le paludisme. Dans son rôle de PR, le PNUD est responsable de la gestion financière et programmatique et de la supervision de la subvention du Fonds mondial ainsi que de l’achat de produits pharmaceutiques et non pharmaceutiques. Dans tous les domaines de la mise en œuvre des subventions, le PNUD fournit des services de renforcement des capacités aux institutions pertinentes, aux sous-récipiendaires et aux partenaires opérationnels.

Pour la mise en œuvre des subventions du Fonds mondial, le PNUD Haïti est en train d'établir une Unité de gestion du programme (UGP) qui gérera, supervisera et coordonnera avec les partenaires nationaux et techniques la mise en œuvre de la subvention conformément aux règles, politiques et procédures du PNUD et à l'Accord de subvention avec le Fonds mondial.

Sous la supervision directe du Spécialiste en gestion es achat et des stock, l’ Analyste appuie et s’assure de la gestion efficiente des achats et des stocks pour le projet paludisme financé par le Fonds mondial.   Il/elle travaille en étroite collaboration avec l’équipe de gestion du projet afin d’assurer la bonne exécution des activités.

1. Soutenir le processus de quantification des intrants médicaux de lutte contre le paludisme:

•  Représenter le PNUD au Comité national de quantification des produits de santé antipaludique et fournir un appui technique pour obtenir des quantifications de qualité en ligne avec les besoins nationaux;
•  Participer aux exercices de quantifications annuelles et trimestrielles;
•  Veiller à la tenue des exercices de quantification selon le calendrier et alerte la hiérarchie si des délais sont observés; 
• Convoque les membres du comité de quantification si un exercice ad’hoc de quantification/suivi des stocks doit être mené.

2. Assurer l’élaboration, l’exécution et le suivi des plans d’achats de produits de santé  

     PNUD/Fonds Mondial, en particulier:

En collaboration avec le spécialiste élabore et met en œuvre le plan d’achat pour les produits pharmaceutiques et autres produits médicaux sur la base du document de planification contractuel (le HPMT) validé par le Fonds mondial et veiller au respect des délais d’exécution du plan d’achat; 

• Assurer le suivi et la mise à jour des plans d’achat;
• Faire les réquisitions pour les achats, en assurer le suivi auprès des fournisseurs;
• Veiller au respect et à l’application de la politique d’assurance qualité pour les produits pharmaceutiques et autres produits de santé du PNUD et du Fonds mondial et au respect de la réglementation haïtienne;
•  Préparer la documentation pour les cas soumis à la revue du comité des contrats du PNUD (CAP);
• Élaboration et mise en œuvre du système de contrôle interne qui garantit que les bons de commande (PO) sont dûment préparés et traités; 
•  Gestion de la mise en œuvre du système de suivi des processus d'achat et des mécanismes pour éliminer les anomalies dans la passation des marchés;
•  En collaboration  avec le spécialiste, gère les outils Atlas, en particulier la création de bons de commande, les réceptions de fournitures et les paiements aux fournisseurs;
• Rapporter les transactions d’approvisionnement dans le système de rapport sur les prix et la qualité (PQR) du Fonds Mondial;
• Assurer un traitement rapide des procedures liées au dédouanement et organiser la réception des produits au niveau central;
• En collaboration avec le spécialiste, soutenir le processus d'audit des programmes, de la planification à la mise en œuvre des recommandations liées à;
•  Soutenir l'atténuation des risques liés aux achat et la gestion des produits de santé et mettre en œuvre des mesures d'assurance des risques.

3. Assurer un suivi proactif et régulier des stocks, des consommations et des commandes:

•  Avec le soutien du spécialiste, mettre en place un tableau de bord des stocks et des commandes qui donne une visibilité globale sur la disponibilité des produits de santé;
• Identifier le risque de rupture de stock et de sur-stock et analyser les raisons et en prévenir le spécialiste; 
•  Veiller à ce que le comité technique paludisme se réunisse régulièrement pour faire le suivi des stocks, des consommations et des commandes;
• Analyser les rapports de stock et les rapports de distribution des prestataires de services d'entreposage et de distribution;
•  Développer et mettre en œuvre avec el spécailiste le plan d’assurance qualité PNUD/FM.

4. Avec le soutien du spécialiste, assurer un stockage et une distribution adéquats des produits de santé contre le paludisme achetés dans le cadre de la subvention:

• Préparer les contrats et les avenants de contrat pour les prestataires de services, les consultants et les sous-récipiendaires du PNUD ayant une responsabilité PSM;
• Gérer les appels d'offres pour la sélection des prestataires de services impliqués dans la chaîne d'approvisionnement (dédouanement, stockage, transport): élaboration des RFP, exercices d’évaluation des offres, assurer la liaison avec les candidats ou les soumissionnaires, procédure de sélection;
• Assurer les paiements en temps opportun des prestataires de services et des consultants;
• Superviser les services fournis pour le stockage et la distribution des produits de santé;
• Évaluer les performances et adresser les feedbacks aux prestataires de services;
• Assurer une communication fluide avec les prestataires; 
• Assurer des visites de supervision des lieux de stockage périphériques, des formations sanitaires en collaboration avec le PNCM sur les aspects relatifs à la gestion des intrants de santé;
• Veiller à l’entreposage adéquat des produits dans le magasin central et les magasins départementaux;
• S’assurer des espaces de stockage disponibles avant l’arrivée de nouveaux produits;
• Participer et appuyer les inventaires physiques au niveau central et périphérique;
• Reporter au superviseur tout écart relatif au stockage et à la gestion des stocks des intrants;
• Proposer des mesures d’amélioration dans le stockage et la logistique;
•  Appuyer et superviser la préparation des commandes selon le calendrier;
• Assurer que les réquisitions sont faites selon le calendrier et en faire le suivi;
• Appuyer le Programme National de Contrôle de la Malaria (PNCM) pour la validation des commandes en collaboration avec le superviseur;
• Préparer les plans de transport;
• Superviser le transport des intrants de santé et assurer le retour et l’archivage de la documentation;
• Superviser les campagnes de distribution de masse de MILDA financeés par le Fonds mondial en coordination avec les sous récipiendaires et les prestataires de services concernés;
• Appuyer le prélèvement d’échantillons pour le contrôle de qualité selon le plan établi;

Toute autre tâche demandée par le superviseur.

Impacts et Resultats

Les résultats clefs ont un impact sur l’efficacité globale du projet, aussi bien dans la gestion des ressources financières que dans le succès de la mise en œuvre du projet. 

Compétences Organisationnelles:

Innovation

• Capacité à faire fonctionner des idées nouvelles et utiles.

Leadership

• Capacité à persuader les autres de suivre.

Gestion

• Capacité à améliorer les performances et la satisfaction.

Communication

• Capacité à écouter, s'adapter, persuader et transformer.

Livraison

• Capacité à faire avancer les choses.

Compétences Fonctionnelles\Techniques:

Primaire:

Santé et développement

• Compréhension et expérience pratique des problèmes liés à la santé et au développement, déterminants sociaux de la santé et capacité de les appliquer à des situations stratégiques et / ou pratiques.

Gestion de projet

• Capacité à planifier, organiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles et à atteindre des objectifs spécifiques.

Développement des capacités

• Capacité à renforcer et à maintenir les capacités des individus, des sociétés, des organisations et des gouvernements à fixer et à atteindre des objectifs de développement au fil du temps.

Partenariats

• Capacité à s'engager avec d'autres agences, donateurs et autres parties prenantes du développement et à forger des relations de travail productives.

Gestion des risques

• Capacité à identifier et hiérarchiser les risques et à organiser des actions pour les atténuer.

Négociation

• Capacité à parvenir à une compréhension, à résoudre le point de divergence ou à tirer parti du résultat du dialogue.

Coordination

• Capacité à gérer des relations complexes grâce à des voies d'échange de connaissances, de renforcement des capacités, de relations de financement et d'engagement stratégique.

Secondaire:

Gestion des connaissances

• Capacité à capturer, développer, partager et utiliser efficacement les informations et les connaissances.

Mobilisation des ressources

• Capacité d'identifier et d'organiser des programmes et des projets pour mettre en œuvre des solutions et générer des ressources.

Représentation

• Capacité à partager de manière productive les connaissances et les activités du PNUD (à l'ONU et dans d'autres lieux).

Education: 

Un diplôme d’études universitaire ou son équivalent en pharmacie.

Experiences:

•  Au moins 5 ans d’expérience dans la gestion et/ou la logistique des produits de santé;

• Connaissances des principes de gestion des achats et des stocks des intrants de santé et d’assurance qualité;

• Une expérience dans un organisme de santé publique, préférablement dans les organismes de coopération internationale serait un atout;

• Expérience des politiques et procédures d'achat des Nations Unies ou/ et du PNUD, un atout;

• Connaissance des règles, politiques et procédures du Fonds mondial, un atout.

Langues Requises: 

• Excellente maitrise du français.
• Connaissance de l’anglais un atout.

Important applicant information

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