Funcionario/a principal de operaciones

Marco orgánico

El puesto está adscrito a la unidad de trabajo en la Oficina de país para México y Cuba de la Organización Internacional del Trabajo la cual tiene entre sus principales funciones:

   - Desarrollar programas de cooperación técnica que promuevan el trabajo decente y la justicia social; la equidad de género; el cumplimiento de los principios y derechos fundamentales en el trabajo; la protección social; la seguridad y la salud en el trabajo la promoción del empleo, la inserción laboral, la formalización, y el mejoramiento de la productividad laboral.
  -  Promover la ratificación y dar seguimiento a la aplicación de las Normas Internacionales del Trabajo (Convenios y Recomendaciones).
  -  Brindar orientación y asistencia técnica a sus mandantes (gobierno, organizaciones de empleadores, organizaciones de trabajadores) en México y Cuba, para la instrumentación de las Normas Internacionales del Trabajo en la práctica y el desarrollo de programas de cooperación que conduzcan a su cumplimiento, así como el cumplimiento de la Agenda para el Desarrollo Sostenible – Agenda 2030. Para ello, la Oficina colabora también con otras agencias del Sistema de Naciones Unidas, el poder legislativo y judicial, organismos descentralizados, gobiernos locales, organizaciones de la sociedad civil, instituciones académicas, fundaciones y los medios de comunicación.

Con base en la generación de conocimiento especializado y la recopilación de las mejores prácticas internacionales, generar propuestas de cooperación y movilizar los recursos correspondientes

Objetivo principal

Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará servicios profesionales en la administración y ejecución de una serie de servicios operacionales para la Oficina en algunas de las siguientes áreas: finanzas, recursos humanos, adquisiciones, gestión de bienes e instalaciones, seguridad, comunicación, gestión de la información y tecnologías de la información. Los servicios se prestarán de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente e incluirán la utilización del sistema de planificación de los recursos institucionales. Este trabajo se regirá por las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos.

El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión de del/la Director de OIT-México. Las actividades y tareas cotidianas exigirán una supervisión mínima. El/la titular recibirá instrucciones y orientaciones detalladas en caso de tener que ocuparse de actividades especiales o de cuestiones poco habituales o complejas.

Relaciones de trabajo

A nivel interno, el/la titular del puesto estará en contacto con el personal y los responsables concernidos de las oficinas exteriores, de los lugares donde se realizan proyectos y de la sede para establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces, intercambiar información sobre cuestiones relacionadas con la prestación de servicios, analizar información y hacer un seguimiento de las autorizaciones y las cuestiones administrativas pendientes.

A nivel externo, el/la titular estará en contacto principalmente con bancos, proveedores de servicios, organismos y grupos de trabajo de las Naciones Unidas, organizaciones no gubernamentales y otras organizaciones internacionales para intercambiar información y obtener asistencia con objeto de asegurar la ejecución satisfactoria de los servicios operacionales.

Funciones y responsabilidades fundamentales

1. <span style="font-family:"Times New Roman",serif"><span style="font-family:"Arial",sans-serif">Proporcionar servicios profesionales sustantivos en el diseño y la ejecución de servicios operacionales que abarcan las áreas de finanzas, recursos humanos y administración.  Llevar un control de los servicios relacionados con las adquisiciones, la gestión de bienes e instalaciones, la seguridad, la comunicación, la gestión de la información, las tecnologías de la información, los transportes, el registro y la mensajería, según se requiera. Evaluar y anticipar las necesidades operacionales y de personal, y contribuir a la elaboración del plan de trabajo de la Oficina y a la preparación de las propuestas de Programa y Presupuesto.
2. <span style="font-family:"Times New Roman",serif"><span style="font-family:"Arial",sans-serif">Llevar un control del trabajo del personal en las áreas operacionales correspondientes y proporcionarle orientaciones. Supervisar al personal, según proceda. Impartir capacitación en las áreas operacionales pertinentes y proporcionar información y orientaciones iniciales al nuevo personal.
3. <span style="font-family:"Times New Roman",serif"><span style="font-family:"Arial",sans-serif">Gestionar las operaciones financieras y los servicios contables de la Oficina relativos a las cuentas por pagar y por cobrar, la aprobación de los pagos, la conciliación de las cuentas, las previsiones y el cierre de cuentas al final del ejercicio contable. Actuar como interventor/a de gastos para la Oficina. Preparar informes financieros para los responsables concernidos.
4. <span style="font-family:"Times New Roman",serif"><span style="font-family:"Arial",sans-serif">Llevar un control y proporcionar servicios profesionales de apoyo en la ejecución de una serie de servicios de recursos humanos que abarcan, entre otros, la administración de contratos, el proceso de contratación y las prestaciones y derechos del personal, así como el asesoramiento al personal y a los responsables concernidos. Promover la utilización del sistema de gestión de talentos y otras herramientas de recursos humanos para asegurar el cumplimiento en la Oficina.
5. <span style="font-family:"Times New Roman",serif"><span style="font-family:"Arial",sans-serif">Ayudar al punto focal en materia de seguridad en el país a velar por la seguridad, la protección y el bienestar de los funcionarios y por la seguridad de las instalaciones y bienes, de conformidad con las políticas y procedimientos de seguridad de las Naciones Unidas. Actuar como auxiliar local para la seguridad cuando proceda.

sección opcional (solo si necesario)

<span style="font-family:"Calibri",sans-serif">6.  Preparar planes anuales para determinar las principales necesidades de la Oficina en materia de adquisiciones. Ocuparse del control de la redacción de las solicitudes de adquisiciones y presentarlas para su aprobación cuando proceda. Encargarse de la preparación o del control de la preparación de los pliegos de condiciones estándar. Llevar a cabo los procesos de licitación, asegurando el cumplimiento de la normativa aplicable, y participar en el análisis y la evaluación de las propuestas recibidas. Preparar órdenes de compra para su aprobación en el marco de la autoridad que le haya sido delegada. Proporcionar orientaciones a las partes interesadas sobre los derechos y las obligaciones contractuales, y recomendar modificaciones y prórrogas de contratos.

<span style="font-family:"Calibri",sans-serif">7.  Mantenerse al día sobre la evolución de las normas aplicables y las prácticas óptimas. Compartir conocimientos con el personal y proporcionarle orientaciones.

<span style="font-family:"Calibri",sans-serif">8.  Hacer un seguimiento de la eficiencia y la eficacia de los métodos y los procesos de trabajo y formular recomendaciones para introducir mejoras. Trabajar en estrecha colaboración con el personal y los responsables concernidos para asegurarse de que los servicios están diseñados y se ejecutan de manera eficaz y fluida, y hacer recomendaciones para mejorar los procesos conexos.

<span style="font-family:"Calibri",sans-serif">9.  Realizar estudios de investigación y analizar datos e información sobre diversos temas operacionales conexos. Preparar informes analíticos para apoyar el seguimiento de los programas y proyectos, y hacer aportaciones a informes y otras comunicaciones.

<span style="font-family:"Calibri",sans-serif">10. Participar en reuniones interinstitucionales, grupos de trabajo e iniciativas conjuntas de las Naciones Unidas sobre actividades del sistema común en los ámbitos operacionales correspondientes. Preparar notas informativas sobre cuestiones y novedades importantes, y hacer un seguimiento cuando proceda.

<span style="font-family:"Calibri",sans-serif">11. Hacer el seguimiento de las recomendaciones de auditoría interna y externa y redactar respuestas a las consultas y las observaciones de las auditorías para su examen por el/la supervisor/a.

<span style="font-family:"Calibri",sans-serif">12. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Requisitos mínimos

Formación

<span style="font-family:"Times New Roman",serif"><span style="font-family:"Arial",sans-serif">Título universitario (licenciatura o grado equivalente) en Administración de Empresas/Administración Pública, Finanzas, Contabilidad o campos relacionados.

Experiencia

<span style="font-family:"Times New Roman",serif"><span style="font-family:"Arial",sans-serif">Un mínimo de tres años de experiencia profesional en áreas administrativas u operacionales, en particular en el área de finanzas. Experiencia de trabajo con distintos módulos de un sistema de planificación de los recursos institucionales.

<span style="font-family:"Times New Roman",serif"><span style="font-family:"Arial",sans-serif">Experiencia de trabajo en las áreas de Finanzas, Administración y Recursos Humanos en el Sistema de Naciones Unidas se consideran una ventaja.

Idiomas

<span style="font-family:"Times New Roman",serif"><span style="font-family:"Arial",sans-serif">Para este puesto es esencial el dominio del español hablado y escrito y excelente dominio del inglés.

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

Buen conocimiento de los principios y conceptos financieros.
Buen conocimiento de los principios y conceptos relativos a la gestión de los recursos humanos.
Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.
Conocimiento de la gestión de proyectos y del ciclo (económico) de los proyectos.
Conocimiento de las políticas del sistema común de las Naciones Unidas en el área de la administración y las operaciones.
Conocimiento del carácter sustantivo de los programas de trabajo y las actividades de la Organización.
Conocimiento de los métodos y las técnicas necesarios para determinar y evaluar la calidad y la eficiencia en la ejecución de los procesos.

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:

Capacidad para interpretar las reglas, reglamentos, políticas y procedimientos aplicables y trabajar en el respeto de los mismos.
Capacidad para adaptarse con rapidez a nuevos programas y sistemas informáticos.
Aptitudes analíticas y capacidad para emitir juicios sólidos y tomar decisiones acertadas sobre cuestiones operacionales.
Buenas dotes de redacción y capacidad para preparar informes analíticos sobre diversas áreas operacionales.
Capacidad para llevar un control de las tareas del personal e impartirle orientaciones.
Alto grado de discreción y sentido de la responsabilidad para tratar asuntos confidenciales.
Aptitudes interpersonales, tacto y diplomacia en el trato con otras personas.
Aptitud para conciliar prioridades.
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.