Finance and Administrative Assistant - G5(DC)

La crise de la COVID-19 a surpris les services d’inspection du travail au Sénégal qui n’ont jamais eu à faire face à autant de sollicitations en ce qui concerne la protection des travailleurs et de la relation de travail. Les nombreuses sollicitations sont relatives aux obligations concernant la santé des travailleurs et la gestion des relations professionnelles en cas de crises graves.

La COVID-19 et l’impact socio-économique des mesures de prévention et de mitigation de la transmission a également exposé et renforcé de nouveau la vulnérabilité des acteurs de l’économie informelle qui est dominée par des jeunes et des femmes. Ces acteurs se retrouvent dans une situation qui est caractérisée par de mauvaises conditions de travail, des emplois précaires, un manque de protection sociale, une faible productivité et des revenus modiques à cause de l’informalité de leurs opérations.

Comme dans d’autres pays, le Sénégal se prépare pour une reprise progressive des activités économiques. Cela implique un renforcement de la prévention de la COVID-19 sur les lieux de travail. C’est dans ce contexte que le Ministère du Travail a sollicité l’appui du BIT pour mettre en œuvre des mesures de soutien aux entreprises et aux travailleurs qui permettront de garantir la santé et la sécurité des personnes, ainsi que la préservation des emplois.

Grâce à l’appui de la coopération bilatérale allemande et l’agence bilatérale allemande (GIZ), il a été convenu que le BIT appuiera le Ministère du Travail à améliorer la prévention et la lutte contre la COVID-19 en milieu du travail et à outiller les praticiens des relations de travail à améliorer la gouvernance et le suivi du marché du travail avec un accent particulier sur les effets dus à la COVID-19.

L’objectif immédiat du projet est de soutenir le Ministère de Travail afin qu’il encadre et accompagne efficacement les acteurs du monde du travail dans les efforts de riposte contre la COVID-19 et qu’il soit à même d’assurer un meilleur suivi du marché de travail y compris dans l’économie informelle.

Plus spécifiquement le projet comprend quatre composantes :

1. Dynamiser le dialogue social pour faire face à la COVID 19 particulièrement dans les micros, petites et moyennes entreprises (MPME) et dans l’économie informelle.
2. Améliorer la prévention et la lutte contre la COVID 19 en milieu de travail.
3. Assurer une protection de l’emploi pour les femmes et les travailleurs vulnérables de l’économie informelle impactés par la pandémie.
4. Assurer le suivi du marché du travail.

Le Directeur de l’Equipe d'Appui technique de l'OIT au Travail décent pour l'Afrique occidentale et du  Bureau de Pays (ETD/BP) pour le Sénégal, Cabo Verde, Gambie, Guinée et Guinée Bissau, à Dakar est responsable de la mise en œuvre du projet et veille à ce qu’elle se fasse dans le respect des normes, procédures et principes directeurs du BIT. Il veille également à ce qu’elle soit en phase avec le suivi administratif et financier, ainsi que de l’état d’avancement du projet et que les rapports soient conformes aux normes du BIT et exigences du donateur. Le spécialiste d’Administration et du Dialogue social de l’ETD-Dakar se chargera de l’appui technique à fournir au projet avec le concours de l’ETD-BP de Dakar et les départements impliqués, notamment Gouvernance, ACTEMP et ACTRAV, au niveau régional et à Genève.

1. Supervision:

L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) travaillera sous la responsabilité générale du Directeur de l’ETD/BP de Dakar et sous la supervision directe du spécialiste d’Administration et du Dialogue social de l’ETD/BP-Dakar. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les services compétents au sein du Bureau de l’OIT à Dakar.

Il/Elle sera chargé(e) d'appuyer le projet dans les aspects administratifs et dans le suivi de l’exécution des activités sur le terrain et appuiera l’équipe du programme dans l’organisation des activités du programme conformément aux objectifs fixés.

1. Principales tâches et responsabilités.

Tâches administratives :

• Effectuer le travail administratif y compris l'interprétation, l’archivage des documents administratifs et financiers ;
• Participer à l'organisation et la préparation des réunions et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l'organisation des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat pour ces réunions, séminaires et / ou ateliers ;
• Rechercher et préparer les documents administratifs pour le superviseur pour une utilisation lors des missions officielles et des réunions ;
• Préparer la documentation nécessaire pour les contrats de service, les contrats de collaboration extérieure ainsi que des accords d’exécution et des contrats avec les fournisseurs de biens et de services et tout type de contrat exigé par le projet;
• Faire les arrangements de voyage, les réservations d'hôtel et préparer les formulaires d'autorisation de voyage et de Security clearance pour le personnel du projet ;

Tâches financières :

• Préparer les estimations de coûts et les prévisions budgétaires ;
• Fournir un appui en matière de procédure et d’enregistrement pour analyser, documenter, classer, consigner et traiter différentes transactions financières ;
• Préparer et suivre les demandes d’engagement de crédits et de paiements ;
• Calculer et compiler les estimations de coûts et les dépenses budgétaires prévisionnelles et collaborer à l’établissement des états budgétaires du projet, vérifier les allocations budgétaires du projet ; établir les engagements de dépenses et assigner des codes ;
• Classer et archiver les documents financiers du projet et tenir à jour les dossiers et registres administratifs et financiers du projet ;
• Rédiger toute correspondance relevant de la gestion administrative et financière du projet conformément aux procédures régulières du bureau en assurant le suivi ;
• Exécuter toutes autres tâches, de responsabilités plus importantes, qui pourraient lui être assignées par le responsable du projet.

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’un diplôme en comptabilité et/ou finances décerné par une école de commerce reconnue ou formation jugée équivalente.

Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine de l’administration et/ou de la comptabilité, avec une bonne connaissance de la gestion administrative et financière des projets de coopération au développement.

Excellente connaissance du français. La connaissance de l’anglais serait un atout

• Connaissance des concepts de programme et de budget et des procédures d’administration de projet et d’évaluation, ainsi que du règlement financier et des règles financières du Bureau ;
• Bonnes compétences de rédaction et d’analyse et bonne maîtrise de l’outil informatique;
• Aptitude à communiquer efficacement tant à l’oral qu’à l’écrit et à défendre le mandat de l’OIT et la vision du projet ;
• Aptitude à travailler proactivement, y compris en télétravail ;
• Aptitude à forger une culture collaborative en encourageant la coopération, en sollicitant l’opinion des autres Bonne faculté d’organisation, et excellente faculté de gestion du temps ;
• Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;
• Avoir le sens de responsabilité et le sens du détail ;
• Fait preuve d’honnêteté et d’intégrité.