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Coordinateur.trice Administratif, Financier et RH – Les Abymes – Guadeloupe

Les Abymes (Guadeloupe)

  • Organization: Red Cross - France
  • Location: Les Abymes (Guadeloupe)
  • Grade: Mid level
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Operations and Administrations
    • Human Resources
    • Sexual and reproductive health
  • Closing Date: 2021-02-28

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Présentation de la Croix Rouge

Créée en 2005, la Plateforme d’Intervention Régionale Amériques Caraïbes (PIRAC) est la délégation représentative de la Croix-Rouge française (CRF) pour la région caribéenne ainsi que son dispositif opérationnel d’action humanitaire et de coopération régionale.
La PIRAC vient en aide aux populations de la Caraïbe sur toutes les catastrophes majeures et s’emploie à développer des actions de renforcement des capacités de résilience des populations sur les territoires français ainsi que sur les pays et territoires de l’arc caribéen et du plateau des Guyanes.
La Caraïbe est une des régions au monde les plus exposées aux risques de catastrophes naturelles : séismes, éruptions volcaniques, cyclones, tsunamis, inondations, mouvements de terrain. L’année 2017 a été particulièrement dévastatrice, marquée par de nombreuses catastrophes naturelles sur l’ensemble du bassin caribéen (ouragans majeurs, tremblements de terre, inondations). La région se caractérise également par des risques sanitaires élevés (maladies épidémiques). Les risques majeurs sont exacerbés par différents facteurs de vulnérabilité des populations et des territoires : caractère insulaire voire « double insularité » des dépendances, fragilité socio-économique d’une partie de la population, flux migratoires complexes, densification urbaine et pression urbanistique fortes. De plus, ces risques de crises et catastrophes sont accrus par un processus de changement climatique qui influe sur la fréquence, l’intensité mais aussi sur l’imprévisibilité des aléas, imposant un effort et un rythme d’adaptation soutenus des populations et des institutions.
Depuis sa création, la PIRAC a mis en œuvre une vingtaine d’opérations d’urgence, sur le territoire national comme à l’international : séisme en Haïti en 2010, tempête tropicale Erika en Dominique en 2015, Ouragan Matthew en Haïti en 2016. En 2017 la PIRAC a participé, au sein du dispositif de réponse à l’urgence de la CRF, à l’opération d’urgence de l’association suite aux ouragans Irma et Maria à Saint-Martin, Saint-Barthélemy, Dominique, Antigua & Barbuda, Saint-Kitts et Nevis ainsi qu’à Anguilla. Le support à ces différents territoires a été différencié en fonctions des besoins : déploiement de stocks humanitaires, base logistique arrière, coordination des opérations.
Depuis le début de la pandémie de Covid-19, la PIRAC été sollicitée par les pouvoirs publics et est pleinement engagée pour appuyer le système de santé dans la gestion de l’épidémie et contribuer à la protection des personnes vulnérables. Sur le volet international, la PIRAC appuie les Sociétés Nationales de la Croix-Rouge dans l’élaboration et la mise en œuvre de leurs opérations de réponse à la crise de Covid-19. A ce jour la PIRAC appuie 5 sociétés nationales : Dominique, Saint Vincent et Grenadines, Antigua et Barbuda, Grenade, Saint Kitts & Nevis.
La PIRAC développe également des programmes d’appui aux Croix-Rouge caribéennes et délégations territoriales CRF des Antilles Guyanes et supervise les activités de la base d’Haïti, sur les thématiques de la prévention des risques, de la préparation aux catastrophes, de la reconstruction et du développement.

Poste

Le/la Coordinateur.trice Administratif, Financier et RH aura pour mission de coordonner le Département administratif, finance et RH de la PIRAC, et de piloter la gestion RH et budgétaire en soutenant les programmes et opérations de la délégation.

MISSION 1 : ENCADRER, ANIMER, COORDONNER L’ACTIVITE DE L’EQUIPE SOUS SA RESPONSABILITE

  • Animer, développer et fédérer l’équipe
  • Définir et adapter l’organisation aux besoins en tenant compte des aspects budgétaires et de l’optimisation de la masse salariale dans le respect du cadre réglementaire
  • Déployer la politique des ressources humaines sur son périmètre en termes de recrutement, de gestion des carrières, de développement et de formation assurer la mise en œuvre des entretiens annuels individuels et de formation, ainsi que la fixation des objectifs individuels
  • Suivre et promouvoir le développement des compétences des collaborateurs en adéquation avec les évolutions de l’organisation
  • Veiller au bien-être au travail de ses collaborateurs et prévenir les risques professionnels
  • Superviser, contrôler et évaluer les missions et activités déléguées à ses collaborateurs
  • Participer à et/ou animer des réunions pour relayer les informations descendantes, ascendantes et garantir la fluidité de la communication sur son périmètre
  • Organiser la diffusion des décisions institutionnelles auprès de ses collaborateurs, et garantir leur mise en œuvre sur son périmètre

MISSION 2 : COORDONNER LA GESTION ADMINISTRATIVE, COMPTABLE ET JURIDIQUE

  • Assurer le paramétrage du logiciel SAGA et superviser les saisies et les clôtures comptables mensuelles et l’archivage à la PIRAC et la transmission au siège de la CRF de tous les documents comptables
  • Contrôler et valider les flux financiers et les décaissements dans le respect des procédures internes. Réaliser les paiements et s’assurer du bon encaissement des subventions et/ou remboursements
  • Préparer et mettre à disposition tous les documents utiles ou demandés en cas d’audit interne ou externes
  • Assurer le respect des procédures financières des bailleurs au sein de la délégation mais également auprès des partenaires du Mouvement CR/CR. Maitriser et s’informer des mises à jour des procédures financières des bailleurs et donateurs partenaires des programmes de la PIRAC. Etablir pour chaque convention de financement une fiche de suivi contractuel à diffuser aux équipes PIRAC concernées
  • Consolider et préparer les rapports financiers des financeurs de la PIRAC conformément à leurs exigences
  • S’assurer du bon encadrement juridique des activités de la PIRAC. S‘assurer du bon déroulement et respect de ces conventions

MISSION 3 : PILOTER LA GESTION BUDGETAIRE

  • Appuyer le Chef de délégation dans l’établissement de la stratégie financière et budgétaire de la PIRAC. Conseiller le Chef de délégation dans le pilotage budgétaire de la délégation
  • Participer à l’élaboration des budgets dans le cadre de demandes de financements. Réaliser les documents financiers et budgétaires à destination des bailleurs de fonds dans le respect des procédures internes et externes et s’assurer de la cohérence entre les activités et les moyens financiers requis
  • Coordonner la mise à jour mensuelle/annuelle de l’ensemble des budgets de la PIRAC, en lien avec les équipes opérationnelles et supports et sous le contrôle du siège
  • Consolider mensuellement l’état de consommation des différents budgets
  • Anticiper les décaissements prévisionnels des différents contrats
  • Organiser avec le département logistique la planification des achats et engagements et s’assurer d’une fluidité de la transmission des informations
  • Communiquer et mettre à disposition des services supports, du Chef de délégation ou du siège, sur demande, les informations budgétaires/financières utiles
  • Etablir un calendrier partagé de reporting pour tous les projets/conventions de financement de la PIRAC. Rédiger la partie budgétaire et financière du rapport mensuel

MISSION 4 : COORDONNER LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

  • Coordonner la gestion des ressources humaines de la PIRAC avec l’équipe RH Groupe du siège, dans le respect des guidelines RH Groupe
  • Déployer, suivre et actualiser en coordination avec le Chef de délégation la politique de gestion des ressources humaines de la délégation
  • Assurer le suivi administratif et contractuel du personnel : embauches/fins de contrats, santé, assurances, éléments de variables de paye, congés, archivage des dossiers, etc.. Rédiger la partie RH du rapport mensuel
  • Coordonner l’activité recrutement selon les besoins de la PIRAC et piloter le processus de recrutement dans le respect des guidelines RH Groupe
  • Assurer le bon suivi du personnel à travers les évaluations individuelles annuelles, et consolider les besoins annuels en formation du personnel en s’assurant de leur bonne mise en application. Organiser et mener de manière continue le renforcement de compétences des équipes et le transfert de savoir-faire
  • Appliquer les textes légaux et règlementaires en vigueur, conformément au droit du travail et à la convention collective de la Croix-Rouge française
  • Assurer un rôle de coordination avec le CSE Guadeloupe/Saint Martin
  • Piloter la bonne mise en œuvre des déplacements du personnel en mission
  • Encadrer les activités des bénévoles et volontaires au sein de la délégation

MISSION 5 : APPUYER LES OPERATIONS D’URGENCE ET LES PROGRAMMES SUR LE TERRAIN

  • En cas d’urgence apporter l’appui nécessaire dans son domaine de compétence pour le montage des opérations et le bon déroulé des activités de réponse.
  • Effectuer si nécessaire, des missions d’appui dans le/les pays/territoires affecté(s)
  • Valider en accord avec le Chef de délégation, les demandes de financement des Sociétés Nationales (SN). Assurer le versement des avances et contrôler les rapports financiers intermédiaires et finaux des partenaires
  • Formaliser et s’assurer du respect des règles et procédures définies dans les conventions de partenariat liant la CRF aux partenaires
  • Proposer et mettre à jour des outils permettant de s’assurer de la bonne utilisation des fonds octroyés par la PIRAC aux partenaires. S’assurer de leur bonne compréhension et mise en application auprès des SN bénéficiaires
  • Participer à l’identification des besoins de formations et de renforcement des compétences des homologues des SN partenaires de la PIRAC. Co-animer des formations en gestion administrative et financière pour les équipes des SN partenaires

Liens hiérarchiques
Sous la responsabilité directe du Chef de délégation et avec l’appui technique du Contrôle de gestion et des Ressources Humaines Groupe basés au siège. Il/elle supervisera deux Assistants Admin/Fin/RH basés en Guadeloupe et Haïti
Liens fonctionnels
Le/la Coordinateur.trice Administratif, Financier et RH travaillera en étroite collaboration avec les membres de l’équipe du programme, et l’équipe support de la PIRAC
Il/elle aura également des liens avec :

  • les Sociétés Nationales du périmètre d’intervention
  • les Délégations Régionales et les Délégations Territoriales CRf des Antilles
  • la FICR

Le profil du candidat

Formation
Formation en contrôle de gestion, finances, administration générale, management ou comptabilité de type Master d’une institution reconnue (grande école, business school, université, Bioforce, etc.)

Compétences et expériences requises

  • Au moins 5 ans d’expérience dans des organisations humanitaires ou de solidarité à des postes Admin/Finance/RH
  • 2-3 ans expérience en management d’équipes multiculturelles
  • Appétence pour la comptabilité et compétences comptables
  • Flexibilité, créativité, esprit d’initiative et adaptabilité, Capacités d’analyse et de synthèse
  • Anglais et français obligatoire, espagnol un plus
  • Maitrise du pack office, connaissance de SAGA
  • Connaissance du contexte caribéen serait un atout
  • Connaissance des procédures des principaux bailleurs de fonds (ECHO, EUROPEAID, FEDER, AFD, etc.)
  • Connaissance des procédures CRF
  • Appétence et compétence pour les aspects de formation et de transfert de savoir-faire
  • Expérience en animation de partenariats et réseaux d’acteurs
  • Rigueur organisationnelle, bonne capacité rédactionnelle et de synthèse
  • Disponibilité aux déplacements nationaux et internationaux

Compétences managériales

  • Enrichir sa vision stratégique et la faire partager
  • Mettre en œuvre le pilotage opérationnel de son activité
  • Adapter sa communication et entraîner l'adhésion
  • Décider et assumer ses choix
  • Garantir la fonction de contrôle
  • Animer et responsabiliser son équipe

Responsabilités

  • Poste : Coordinateur(trice) Administratif, Financier et RH
  • CDI à pourvoir en janvier 2021
  • Localisation : PLATE-FORME D'INTERVENTION RÉGIONALE AMÉRIQUES CARAÏBES (PIRAC) située au Les Abymes - Guadeloupe
  • Rémunération brute annuelle : 33-35K€ selon expérience
  • Prime de cherté (20% de la rémunération brute annuelle) + prime de fin d’année,
  • Congés : 5 semaines de CP/an + 23 RTT/an

La Croix-Rouge française se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce et de dépôt des candidatures. Merci de votre compréhension.
Sans autre contact de notre part dans un délai de 3 semaines, veuillez considérer que nous ne donnons pas de suite favorable à votre candidature.

La Croix-Rouge française (le Président et par délégation, le Directeur Général) traite, en sa qualité de responsable de traitement, des données personnelles vous concernant pour les besoins de l’étude et du traitement de votre dossier de candidature. L’accès à vos données personnelles est strictement limité aux personnes habilitées de la Croix-Rouge française et à nos sous-traitants pour réaliser la finalité susvisée. Dans le cadre du dispositif de lutte contre le financement du terrorisme et blanchiment d'argent, tout candidat sélectionné est susceptible d'être soumis à vérification auprès de notre sous-traitant CSI Web.

Vos données seront conservées 2 ans après le dernier contact avec vous puis archivées selon les délais de prescription applicables. En cas d’embauche, vos données seront conservées pendant toute la durée du contrat de travail puis archivées.

Conformément à la loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de suppression sous certaines conditions, d’opposition pour motifs légitimes de vos données et du droit d’obtenir la limitation du traitement. Vous disposez également du droit de définir des directives relatives au sort de vos données et à la manière dont vous souhaitez que vos droits soient exercés après votre décès. Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant au Service SIRH à l’adresse suivante : Carrefour.emploi@croix-rouge.fr

En cas de difficulté, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données (DPO) au siège de la Croix-Rouge française au 98, rue Didot – 75014 Paris ou à l’adresse électronique suivante : DPO@croix-rouge.fr ; vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité française de protection des données, la CNIL.

Formations en ligne :

Pour mieux connaître le Mouvement Croix-Rouge, nous vous invitons à suivre deux formations en ligne, gratuites et accessibles à tous. La réalisation de ces formations constitue un plus dans votre candidature : W.O.R.C. (World of Red Cross and Red Crescent) : cette formation aborde des sujets tels que l'origine et l'histoire du Mouvement, ses principes fondamentaux, l'emblème, la Fédération internationale, le CICR et les sociétés nationales. Stay Safe, quant à elle, a pour objectif de développer une culture commune de la gestion de la sécurité au sein du Mouvement. Vous trouverez ces cours sur la Plate-forme d’apprentissage de la Fédération Internationale: https://ifrc.csod.com/client/ifrc/default.aspx

Merci de nous faire parvenir CV et lettre de motivation :

Croix-Rouge française - 0087 - Coordinateur.trice Administratif, Financier et RH – Les Abymes – Guadeloupe (croix-rouge.fr)

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
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