Finance Specialist

• Veiller au respect strict du système de contrôle interne du projet selon les règles et procédures du PNUD ;
• Participer à la mise à jour régulière du Dashboard financier du bureau ;
• Tenir un registre des équipements achetés dans le cadre du Fonds Mondial ;
• Veiller au respect des règles et procédures comptables et de passation des marchés ;
• Contribuer à l’analyse financière et le suivi des ressources de la subvention et à fournir une analyse de qualité au personnel de l’unité de gestion et au bureau pays ;
• Contribuer à la planification et au suivi des dépenses selon les règles, politiques et procédures du PNUD, sur la base des accords de subvention et accords corporatifs entre le PNUD et le Fonds Mondial ;
• Contribuer à mettre en œuvre un robuste contrôle financier sur tous les process internes ;
• Appuyer la mise en œuvre de procédures telles que les revues, réconciliations, afin d’assurer une utilisation économique, efficace et efficiente des ressources de la subvention, afin que les objectifs de cette dernière soient atteints, en s’assurant que les dépenses soient raisonnables et correspondent aux allocations budgétaires, de façon à éviter les dépenses non conformes.
• Participer au développement et à la mise en œuvre de flux financiers, et contribuer à leur évolution, en fonction des besoins de la gestion financière basée sur les risques ;
• Contribuer à la définition et mise en œuvre d’un système de rapportage interne et externe, en fonction des besoins du Fonds Mondial et des partenaires. Ce système inclura les données des sous récipiendaires, des prestataires de service et d’assistance technique ;
• Appuie le flux d’information avec les partenaires financiers et non financiers, comme l’ICN, le Fonds Mondial, le LFA et les sous-récipiendaires, afin d’établir un lien clair entre les données programmatiques et financières ;
• Contribue au suivi de la performance des achats
• Prépare les estimations, en collaboration avec les autres collègues de l’unité de gestion, selon les besoins du programme
• Suit et fait les rapports concernant les indicateurs de performance financière clé, 
• Organise l’archivage de la subvention pour le PNUD, y compris les documents des sous-récipiendaires, fournisseurs, prestataires de service et d’assistance technique

• A partir des manuels disponibles et sous la supervision du responsable de l’unité finances, s’assure que les procédures financières utilisées respectent les principes de comptabilité et de passation de marché du PNUD et du Fonds Mondial ;
• Met en œuvre un suivi et une analyse continue de la situation financière, et prépare les prévisions de dépenses de la subvention ;
• Assure la clôture opportune de la subvention dans le respect des règles du PNUD et du Fonds Mondial, y compris le transfert des actifs ;
• Assure un suivi pour assurer la transparence des processus financiers et de l’utilisation des fonds, en application des directives du PNUD et du Fonds Mondial ;
• Prépare les rapports au bailleur, les projections mensuelles et annuelles de trésorerie, et le rapport d’utilisation des fonds selon les normes du Fonds Mondial, pour la subvention sous sa responsabilité
• Prépare les autres rapports requis pour le LFA et le Fonds Mondial, en agissant comme point focal pour la subvention ;
• Conduit la préparation opportune des projections de trésorerie mensuelles de la subvention
• En collaboration avec les collègues de l’unité de gestion, contribue à la mise en œuvre de mécanismes de réduction des coûts ;
• Contribue aux audits du Bureau d’Audit et D’Enquêtes du PNUD, aux audits des sous récipiendaires, et aux audits du Bureau de l’Inspecteur Général du Fonds Mondial, dans le cadre de l’accord entre le PNUD et le Fonds Mondial. Assure une mise en œuvre opportune des recommandations des audits quand elles se réfèrent aux domaines financiers, aux actifs de la subvention et la gestion des sous-récipiendaires ;
• Procède régulièrement au suivi des rapports d’exception (financial exception reports), en recherchant les activités inusuelles, les anomalies, et informe ses supérieurs si les recherches ne permettent pas de résoudre les problèmes.
• Assurer la revue de toutes les demandes de paiements et avances trimestrielles et procéder à leur préparation ;
• Assurer l’analyse mensuelle des comptes d’avance et la participation à la clôture annuelle des comptes;

• Est le point focal d’une subvention pour la gestion des ressources financières : planification, appui aux partenaires et à l’unité de gestion, suivi et contrôle des ressources suivant les règles du PNUD ;
• Prépare et assure le suivi du budget de la subvention dans Atlas (logiciel de gestion du PNUD) et s’assure que le budget dans le système Hyperion est en ligne avec le budget détaillé approuvé ;
• Contribue à l’élimination des erreurs dans la gestion budgétaire de la subvention ;
• Contribue à la conformité des opérations avec le mécanisme de contrôle interne, en s’assurant que les vouchers soient correctement traités, les transactions correctement enregistrées et publiées dans Atlas. Signale régulièrement les anomalies telles que les erreurs de budget check, les vouchers non approuvés, à son superviseur ;
• Conduit les réunions de revue trimestrielle avec les sous-récipiendaires en coordination avec les autres collègues de l’unité de gestion ;

• Participe à l’évaluation des capacités financières des sous récipiendaires et, en tenant compte d’autres efforts de renforcement des capacités, contribue au développement d’un plan de formation ;
• Appuie le travail de conseil et de renforcement des capacités des sous-récipiendaires et autres partenaires de la subvention, sur les thèmes de gestion financière, gestion des actifs, contractualisation, problèmes bancaires, budgétisation, comptabilité et rapportage ;
• S’assure que les avances aux sous-récipiendaires et les paiements directs effectués en leur nom sont correctement analysés, traités et payés dans les délais. S’assure que les transactions sont correctement et ponctuellement enregistrées ;
• Harmonise les pratiques de rapportage et de comptabilité des sous-récipiendaires autour du logiciel Tompro, en particulier en ce qui concerne la budgétisation et les indicateurs clé de performance budgétaire ;
• Vérifie les dépenses des sous récipiendaires et prend action rapidement quand une dépense semble non conforme ;
• Appui le processus d’audit des sous récipiendaires, en particulier durant la phase de préparation et en s’assurant que les recommandations d’audit sont suivies conformément au rapport d’audit.
• Appuie en continu les unités finances des sous récipiendaires, en particulier pour la liquidation des avances

• Maitrise en Gestion, Comptabilité/Finances ou Administration Publique , 
• Certificat de comptabilité
• Les candidats ne disposant pas d’un diplôme de comptabilité provenant d’une institution internationalement reconnue devront passer un test de comptabilité et finances.

• Au minimum 5 ans d’expérience professionnelle significative, avec des responsabilités croissantes, dans des fonctions financières de supervision et de conseil ;
• Expérience d’encadrement d’une unité finances dans un projet finance par un bailleur international
• La connaissance des règles et normes et systèmes financiers du PNUD ou d’une institutions des Nations Unies serait un atout ;
• La connaissance et l’expérience de la gestion financière des subventions du Fonds Mondial serait un atout ;
• Experience des relations avec les agencies des Nations Unies, le secteur public ou les organisations non gouvernementales ;
• Experience de formation et de coaching en gestion financière un atout.
• Experience en audit un atout

• Maîtrise parfaite du Français
• Bon niveau d’anglais requis
• Other:
• Maitrise des outils informatiques (Excel, Word, Powerpoint, etc.) ;
• Ce poste est ouvert uniquement aux candidat(e)s de nationalité burundaise ;
• Les candidatures féminines sont vivement encouragées•

Important applicant information

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