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Finance Specialist

Bujumbura (Burundi)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Bujumbura (Burundi)
  • Grade: NO-C, National Professional Officer - Locally recruited position - Mid level
  • Occupational Groups:
    • Banking and Finance
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2021-01-20

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Background

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations Unies, qui milite pour le changement et connecte les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure. Nous sommes sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les citoyens sur leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux pour aider à autonomiser des vies et à construire des nations résilientes.
 
Le Bureau de l'appui aux politiques et aux programmes (BPPS) a la responsabilité d'élaborer toutes les politiques et orientations pertinentes et soutient les résultats du Plan stratégique 2018-2021 du PNUD, en se concentrant sur sept résultats, notamment le renforcement des institutions pour assurer progressivement l'accès universel aux services de base (Résultat 3). Le groupe VIH, santé et développement (Groupe HHD), au sein de BPPS, contribue à contribuer à ce résultat. La stratégie VIH, santé et développement 2016-2021 : « Connecter les points » décrit le travail du PNUD sur le VIH et la santé dans le contexte du Programme de développement durable à l'horizon 2030. Le partenariat du PNUD avec le Fonds mondial apporte une contribution essentielle au Plan stratégique du PNUD, au Programme de développement durable à l’horizon 2030, aux ODD et à l’engagement de ne laisser personne de côté.
 
Le PNUD joue un rôle important dans le soutien aux résultats en matière de santé en aidant les pays à s'attaquer aux déterminants sociaux, culturels et économiques du VIH et de la santé, en partenariat avec les agences des Nations Unies et d'autres organisations. Cela se fait dans le cadre du travail de base du PNUD pour réduire les inégalités et l’exclusion sociale qui sont à l’origine du VIH et des problèmes de santé, promouvoir une gouvernance efficace et inclusive pour la santé et mettre en place des systèmes de santé résilients et durables. Le PNUD contribue également par son rôle de coordination en rassemblant de multiples partenaires et ressources aux niveaux national et local.
 
En tant que partenaire historique et de confiance du Fonds mondial (FM), la valeur ajoutée du PNUD consiste à fournir un ensemble intégré de solutions de développement pour renforcer les institutions afin de fournir des services de santé. Grâce à ses contributions en tant que récipiendaire principal (PR) par intérim et fournisseur d’assistance technique dans plus de 53 pays depuis 2003, la fourniture par le PNUD d’un appui intégré aux politiques, à la mise en œuvre et au développement des capacités aux pays a donné des résultats significatifs en matière de santé et de développement dans des environnements opérationnels difficiles. La gestion proactive des risques et l'investissement dans la durabilité sont les pierres angulaires de l'approche de gestion de portefeuille du PNUD et la fourniture d'une assistance technique aux homologues nationaux pendant toutes les phases de mise en œuvre, le renforcement de la législation, des politiques et des cadres réglementaires, et le renforcement des capacités dans les domaines fonctionnels clés, y compris la gestion financière et l'information sanitaire, la gestion des systèmes, des achats et de la chaîne d'approvisionnement. Au sein du Groupe HHD, l’équipe d'appui à la mise en œuvre de services de santé (GF / HIST) est une équipe qui fournit un soutien aux bureau-pays du PNUD dans la mise en œuvre des programmes de santé et de développement.
 
Le PNUD a été identifié comme PR intérimaire pour les programmes du GF au Burundi, à mettre en œuvre du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2023, le PNUD mettra en œuvre les programmes en étroite coordination avec les partenaires nationaux, y compris les programmes nationaux, la centrale d’achat CAMEBU, les ONG, les partenaires techniques et les entités des Nations Unies.
 
Afin de fournir une planification, une gestion programmatique et opérationnelle et une supervision du portefeuille du FM pour atteindre les buts et objectifs du programme grâce à une exécution efficace, une unité de gestion de projet (UGP) dédiée a été créée. Cela se fera conformément aux règles, politiques et procédures du PNUD, aux accords de subvention et aux accords de siège avec le FM, et en collaboration avec les parties prenantes nationales, et en étroite coordination avec le FM (y compris l'agent local du Fonds), le CCM (Instance de coordination nationale), les partenaires techniques et entités des Nations Unies, le GF / HIST et autres unités et programmes opérationnels du PNUD.
 

Duties and Responsibilities

Deux postes d’analyste financier sont créés au sein de l’unité Finances, un pour gérer la subvention HIV/TB et l’autre pour gérer la subvention Paludisme, tous deux sous la responsabilité du coordonnateur de l’unité Finances. Les responsabilités et livrables des deux postes sont similaires, et sont décrits ci-dessous : 
 
1.Participer à la conformité des processus financiers, des informations et rapports financiers et du suivi des audits avec les règles, règlements, politiques et stratégie du Fonds mondial et du PNUD
 
  • Veiller au respect strict du système de contrôle interne du projet selon les règles et procédures du PNUD ;
  • Participer à la mise à jour régulière du Dashboard financier du bureau ;
  • Tenir un registre des équipements achetés dans le cadre du Fonds Mondial ;
  • Veiller au respect des règles et procédures comptables et de passation des marchés ;
  • Contribuer à l’analyse financière et le suivi des ressources de la subvention et à fournir une analyse de qualité au personnel de l’unité de gestion et au bureau pays ;
  • Contribuer à la planification et au suivi des dépenses selon les règles, politiques et procédures du PNUD, sur la base des accords de subvention et accords corporatifs entre le PNUD et le Fonds Mondial ;
  • Contribuer à mettre en œuvre un robuste contrôle financier sur tous les process internes ;
  • Appuyer la mise en œuvre de procédures telles que les revues, réconciliations, afin d’assurer une utilisation économique, efficace et efficiente des ressources de la subvention, afin que les objectifs de cette dernière soient atteints, en s’assurant que les dépenses soient raisonnables et correspondent aux allocations budgétaires, de façon à éviter les dépenses non conformes.
  • Participer au développement et à la mise en œuvre de flux financiers, et contribuer à leur évolution, en fonction des besoins de la gestion financière basée sur les risques ;
  • Contribuer à la définition et mise en œuvre d’un système de rapportage interne et externe, en fonction des besoins du Fonds Mondial et des partenaires. Ce système inclura les données des sous récipiendaires, des prestataires de service et d’assistance technique ;
  • Appuie le flux d’information avec les partenaires financiers et non financiers, comme l’ICN, le Fonds Mondial, le LFA et les sous-récipiendaires, afin d’établir un lien clair entre les données programmatiques et financières ;
  • Contribue au suivi de la performance des achats
  • Prépare les estimations, en collaboration avec les autres collègues de l’unité de gestion, selon les besoins du programme
  • Suit et fait les rapports concernant les indicateurs de performance financière clé, 
  • Organise l’archivage de la subvention pour le PNUD, y compris les documents des sous-récipiendaires, fournisseurs, prestataires de service et d’assistance technique
 
2.Contribue à la mise en œuvre des stratégies et procédures opérationnelles
 
  • A partir des manuels disponibles et sous la supervision du responsable de l’unité finances, s’assure que les procédures financières utilisées respectent les principes de comptabilité et de passation de marché du PNUD et du Fonds Mondial ;
  • Met en œuvre un suivi et une analyse continue de la situation financière, et prépare les prévisions de dépenses de la subvention ;
  • Assure la clôture opportune de la subvention dans le respect des règles du PNUD et du Fonds Mondial, y compris le transfert des actifs ;
  • Assure un suivi pour assurer la transparence des processus financiers et de l’utilisation des fonds, en application des directives du PNUD et du Fonds Mondial ;
  • Prépare les rapports au bailleur, les projections mensuelles et annuelles de trésorerie, et le rapport d’utilisation des fonds selon les normes du Fonds Mondial, pour la subvention sous sa responsabilité
  • Prépare les autres rapports requis pour le LFA et le Fonds Mondial, en agissant comme point focal pour la subvention ;
  • Conduit la préparation opportune des projections de trésorerie mensuelles de la subvention
  • En collaboration avec les collègues de l’unité de gestion, contribue à la mise en œuvre de mécanismes de réduction des coûts ;
  • Contribue aux audits du Bureau d’Audit et D’Enquêtes du PNUD, aux audits des sous récipiendaires, et aux audits du Bureau de l’Inspecteur Général du Fonds Mondial, dans le cadre de l’accord entre le PNUD et le Fonds Mondial. Assure une mise en œuvre opportune des recommandations des audits quand elles se réfèrent aux domaines financiers, aux actifs de la subvention et la gestion des sous-récipiendaires ;
  • Procède régulièrement au suivi des rapports d’exception (financial exception reports), en recherchant les activités inusuelles, les anomalies, et informe ses supérieurs si les recherches ne permettent pas de résoudre les problèmes.
  • Assurer la revue de toutes les demandes de paiements et avances trimestrielles et procéder à leur préparation ;
  • Assurer l’analyse mensuelle des comptes d’avance et la participation à la clôture annuelle des comptes;
 
3.Gère le budget d’une subvention, et effectue le suivi budgétaire
 
  • Est le point focal d’une subvention pour la gestion des ressources financières : planification, appui aux partenaires et à l’unité de gestion, suivi et contrôle des ressources suivant les règles du PNUD ;
  • Prépare et assure le suivi du budget de la subvention dans Atlas (logiciel de gestion du PNUD) et s’assure que le budget dans le système Hyperion est en ligne avec le budget détaillé approuvé ;
  • Contribue à l’élimination des erreurs dans la gestion budgétaire de la subvention ;
  • Contribue à la conformité des opérations avec le mécanisme de contrôle interne, en s’assurant que les vouchers soient correctement traités, les transactions correctement enregistrées et publiées dans Atlas. Signale régulièrement les anomalies telles que les erreurs de budget check, les vouchers non approuvés, à son superviseur ;
  • Conduit les réunions de revue trimestrielle avec les sous-récipiendaires en coordination avec les autres collègues de l’unité de gestion ;
 
4.Fait un suivi budgétaire rapproché des sous récipiendaires et autres partenaires de mise en œuvre, et renforce leurs capacités
  • Participe à l’évaluation des capacités financières des sous récipiendaires et, en tenant compte d’autres efforts de renforcement des capacités, contribue au développement d’un plan de formation ;
  • Appuie le travail de conseil et de renforcement des capacités des sous-récipiendaires et autres partenaires de la subvention, sur les thèmes de gestion financière, gestion des actifs, contractualisation, problèmes bancaires, budgétisation, comptabilité et rapportage ;
  • S’assure que les avances aux sous-récipiendaires et les paiements directs effectués en leur nom sont correctement analysés, traités et payés dans les délais. S’assure que les transactions sont correctement et ponctuellement enregistrées ;
  • Harmonise les pratiques de rapportage et de comptabilité des sous-récipiendaires autour du logiciel Tompro, en particulier en ce qui concerne la budgétisation et les indicateurs clé de performance budgétaire ;
  • Vérifie les dépenses des sous récipiendaires et prend action rapidement quand une dépense semble non conforme ;
  • Appui le processus d’audit des sous récipiendaires, en particulier durant la phase de préparation et en s’assurant que les recommandations d’audit sont suivies conformément au rapport d’audit.
  • Appuie en continu les unités finances des sous récipiendaires, en particulier pour la liquidation des avances

Competencies

Core
Innovation
Ability to make new and useful ideas workLevel 5: Creates new and relevant ideas and leads others to implement them
 
Leadership
Ability to persuade others to followLevel 5: Plans and acts transparently, actively works to remove barriers
 
People Management
Ability to improve performance and satisfactionLevel 5: Models high professional standards and motivates excellence in others
 
Communication
Ability to listen, adapt, persuade and transformLevel 5: Gains trust of peers, partners, clients by presenting complex concepts in practical terms to others
 
Delivery
Ability to get things done while exercising good judgementLevel 5: Critically assesses value and relevance of existing policy / practice and contributes to enhanced delivery of products, services, and innovative solutions
 
Technical/Functional
Primary
Accounting (General)
Knowledge of accounting concepts, principles, regulations, and policies and ability to apply to strategic and/or practical situations
Level 5: Originate: Catalyzes new ideas, methods, and applications to pave a path for innovation and continuous improvement in professional area of expertise 
 
Financial Management
Ability to create a process to achieve financial goalsLevel 5: Originate: Catalyzes new ideas, methods, and applications to pave a path for innovation and continuous improvement in professional area of expertise
 
Financial Reporting and Analysis
Ability to evaluate financial data, derive relevant findings and present them in a meaningful mannerLevel 5: Originate: Catalyzes new ideas, methods, and applications to pave a path for innovation and continuous improvement in professional area of expertise
 
Project Management
Ability to plan, organize, and control resources, procedures and protocols to achieve specific goals Level 5: Originate: Catalyzes new ideas, methods, and applications to pave a path for innovation and continuous improvement in professional area of expertise
 
Risk Management
Ability to identify and prioritize risks, and organize action around mitigating themLevel 5: Originate: Catalyzes new ideas, methods, and applications to pave a path for innovation and continuous improvement in professional area of expertise
 
Knowledge Management
Ability to capture, develop, share and effectively use information and knowledgeLevel 5: Originate: Catalyzes new ideas, methods, and applications to pave a path for innovation and continuous improvement in professional area of expertise
 
Secondary
Relationship Management
Ability to engage and foster strategic partnerships with other parties, sub-recipients and forge productive working relationships    Level 5: Originate: Catalyzes new ideas, methods, and applications to pave a path for innovation and continuous improvement in professional area of expertise

Required Skills and Experience

Education:
  • Maitrise en Gestion, Comptabilité/Finances ou Administration Publique , 
  • Certificat de comptabilité
  • Les candidats ne disposant pas d’un diplôme de comptabilité provenant d’une institution internationalement reconnue devront passer un test de comptabilité et finances.
 
Experience:
  • Au minimum 5 ans d’expérience professionnelle significative, avec des responsabilités croissantes, dans des fonctions financières de supervision et de conseil ;
  • Expérience d’encadrement d’une unité finances dans un projet finance par un bailleur international
  • La connaissance des règles et normes et systèmes financiers du PNUD ou d’une institutions des Nations Unies serait un atout ;
  • La connaissance et l’expérience de la gestion financière des subventions du Fonds Mondial serait un atout ;
  • Experience des relations avec les agencies des Nations Unies, le secteur public ou les organisations non gouvernementales ;
  • Experience de formation et de coaching en gestion financière un atout.
  • Experience en audit un atout
 
Language Requirements:
  • Maîtrise parfaite du Français
  • Bon niveau d’anglais requis
  • Other:
  • Maitrise des outils informatiques (Excel, Word, Powerpoint, etc.) ;
  • Ce poste est ouvert uniquement aux candidat(e)s de nationalité burundaise ;
  • Les candidatures féminines sont vivement encouragées•
 

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the GS categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

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