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Asociado/a Senior de Administración

Managua (Nicaragua)

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Managua (Nicaragua)
  • Grade: LICA-7, Local Individual Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2021-01-24

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Información general de UNOPS

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a: 

  • Infraestructura sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, así como en países de renta media. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte, educación y salud, entre otras áreas. 

  • Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas y sus asociados. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente, transparente y sostenible en función de los costos. 

  • Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares. 

El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y económica, la cual contribuye a los progresos de equidad y bien común de los países en los que opera, promoviendo así el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas más necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 países de América Latina y el Caribe. Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administración pública de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales.

UNOPS viene brindando asistencia técnica en la implementación de proyectos de infraestructura de salud con el Gobierno de Nicaragua y diversos Bancos Internacionales de Desarrollo. La asistencia comprenderá entre otros el fortalecimiento de capacidades e implementación de programas y proyectos de inversión, desarrollo y/o revisión de estudios de inversión, diseños y estudios definitivos,  estrategias de adquisiciones, procesos de licitación y contrataciones, bién cómo gerencia de obras de infraestructuras y supervisión de obras. 

Para efectos de cumplir de manera eficiente y pertinente los compromisos adquiridos en el marco de esta asistencia técnica, UNOPS ha estructurado una Unidad Técnica para implementar productos de elaboración de diseños, implementación de obras y realización de adquisiciones de equipamientos y mobiliario médicos , los cuales deberán generar documentos que compilan términos de referencia, bases de licitación y estrategias de adquisición para un grupo de proyectos. Al mismo tiempo UNOPS implementará procesos de adquisiciones de bienes y servicios y gestionará el proceso constructivo a través del aseguramiento de la calidad.

Background Information - Job-specific

Bajo la guía y supervisión general del Gerente de Servicio de Soportes, que reporta al Jefe de Servicios de Soporte, el/la Asociado/a Senior de Administración maneja un equipo, realizando una gama de servicios de apoyo administrativo especializados, técnicos y generales, y transacciones para áreas de trabajo discretas en administración y logística. asegurando una prestación de servicios eficiente y eficaz orientada al cliente. El/La Asociado/a Senior de Administración promueve un enfoque orientado al cliente, la calidad y los resultados, asegurando la utilización de los recursos de la oficina de la manera más rentable.

Functional Responsibilities

1) Administración
  • Asegura la disponibilidad de personal y recursos para compromisos de trabajo, facilitando flujos de trabajo óptimos, administra gastos y compromisos adquirido.
  • Trabajo en equipo con el cliente y el personal supervisado para desarrollar acuerdos de servicio al cliente.
  • Monitorea el desempeño del equipo y la satisfacción del cliente, instituyendo modificaciones al trabajo, procesos y el equipo para obtener resultados óptimos.
2) Logística, administración de servicios/ gestión de activos
  • Asegura la provisión efectiva y eficiente de servicios de apoyo de logística y gestión de activos, satisfaciendo las necesidades del cliente y de conformidad con las reglas, regulaciones, políticas y estrategias de UNOPS.
  • Gestiona, coordina y supervisa procesos y servicios de envíos y despacho de aduanas, viajes, gestión de eventos, gestión de suministros y activos, control de inventario, ingresos y egresos de artículos y suministros de inventario, encuestas administrativas, servicios de transporte y seguros, edificios / instalaciones / administración de áreas, material de oficina.
  • Administra el enlace y la coordinación con las autoridades locales sobre autorizaciones / privilegios e inmunidades para el personal de UNOPS, el espacio de oficinas y otros asuntos administrativos.
3) Administración de equipo
  • Facilita el compromiso y la provisión de resultados y servicios de alta calidad del equipo supervisado a través de la planificación efectiva del trabajo, la gestión del desempeño, el entrenamiento y la promoción del aprendizaje y el desarrollo.
  • Proporciona supervisión, asegurando el cumplimiento por parte de los miembros del equipo, de las políticas existentes y las mejores prácticas.
4) Gestión de la información y el conocimiento
  • Supervisa el correcto funcionamiento del sistema de documentación / información del área, que incluye la detección, clasificación, almacenamiento y difusión de información y / o informes y material, asegurando la conformidad con los procedimientos relevantes que rigen la integridad de los registros y archivos.
  • Supervisa la actualización de Intranet sobre estándares, herramientas e información para servicios administrativos.

*Para ver la lista completa de funciones favor descargar el archivo adjunto.

Education/Experience/Language requirements

a. Educación

  • Finalización de estudios secundarios es requerido.
  • Un nivel universitario de primer nivel (equivalente a Bachelor's Degree o licenciatura) preferiblemente en Administración de Empresas, Administración Pública o disciplinas afines es deseable y puede reemplazar algunos de los años de experiencia requeridos.

b. Experiencia laboral

  • Se requiere de 3 a 7 años de experiencia relevante (dependiendo de las credenciales académicas) en temas de administración, logística, operaciones o soporte en organizaciones públicas o corporativas, nacionales o internacionales.
  • Es requerido contactar con experiencia en el manejo de sistemas de gestión basados en la web, y paquetes de MS Office.
  • Deseable contar con experiencia de trabajo en agencias del Sistema de Naciones Unidas.
  • Experiencia en el uso y manejo de sistemas empresariales ERP o OneUNOPS, es deseable.

c. Idiomas

  • Se requiere dominio del idioma español.
  • Es deseable inglés a nivel intermedio.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).
Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.
Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.
Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.
Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.
Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.
Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: ICA - Acuerdo de Contratista Individual (contrato regular mensual)
Contrato Regular Mensual:  Este contrato se establece en la modalidad de Contrato mensual regular, es decir se requiere una presentación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.
Nivel de Contrato: LICA 7 
La oficina de UNOPS en Nicaragua está en búsqueda de candidatos/as locales (nacionales de Nicaragua) o con residencia permanente y permiso de trabajo al postularse.

Duración de Contrato: Indefinido (contrato abierto, sujeto a requerimientos organizativos, disponibilidad de fondos y desempeño satisfactorio)

UNOPS es un empleador incluyente, por lo que invitamos a postularse a mujeres y hombres indistintamente de su etnia, discapacidad, orientación sexual o identidad de género. Estamos comprometidos a promover una representación equitativa.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

A solicitud, UNOPS busca la posibilidad de acomodar candidatos/as con necesidades especiales.

Para más información del contrato ICA puede ingresar al siguiente link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

Información adicional

  • Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
  • Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
  • Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
  • Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
  • El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
  • Nicaragua es considerado un lugar de trabajo familiar según la categoría del ICSC.
 Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.
Additional information
TDRs Asociada_o Senior de Administración NIC.pdf (238 KB) 
How to apply_ES.pdf (2.4 MB) 

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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